Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

W dniach od 6 do 28 maja 2004 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Wydziale Oświaty i Kultury Fizycznej (zwanym dalej WOiKF), Biurze ds. Organizacji Pozarządowych (zwanym dalej BOP) oraz  Zachodniopomorskiej Federacji Sportu (zwaną dalej ZFS) w zakresie otrzymanych - przez ZFS z siedzibą przy al. Wojska Polskiego 246  - w 2003 r. dotacji ze środków Gminy Miasto Szczecin.
W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 lipca 2004 r. przedstawiono ocenę zasadności przekazania środków oraz realizacji powierzonych zadań przez ZFS, wskazując na występowanie niżej opisanych uchybień.
Kontrola wykazała, że na realizację kontraktu nr WSS-I/9/2003 z dnia 1 kwietnia 2003 r. zawartego z ZFS, przez ww. stowarzyszenie zadań statutowych z zakresu kultury fizycznej, polegających na szkoleniu dzieci i młodzieży oraz organizacji i uczestnictwa w zawodach sportowych (zwanym dalej kontraktem) oraz na realizacje umowy nr WOiKF-MD/42/2003 z dnia 8 sierpnia 2003 r. w sprawie dofinansowania udziału reprezentacji Szczecina w rozgrywanym Międzypaństwowym meczu piłkarskim grupy młodzieżowej w Malmö w zakresie przejazdu (zwaną dalej małą dotacją), Gmina Miasto Szczecin przeznaczyła i wydatkowała  106.000 zł ( 3,5% ogółu dotacji udzielonych w 2003 r. przez Gminę Miasto Szczecin) - w tym na kontrakt Gmina Miasto Szczecin wydatkowała 100.000 zł a na małą dotację 6.000 zł.
W wyniku kontroli stwierdzono, że w dniu 8 sierpnia 2003 r. zawarto umowę  w sprawie małej dotacji, pomimo iż przedmiot nią objęty został przez ZFS zrealizowany w dniach 13 - 16 czerwca 2003 r. Było to nie zgodne z § 11 ust. 1 Załącznika Nr 1 do uchwały Nr XXXII/748/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 listopada 2000 r. zmieniającą uchwałę w sprawie polityki Miasta Szczecina wobec organizacji pozarządowych (zwanej dalej Kartą), wg którego w formie małej dotacji można sfinansować jedynie niewielkie doraźne przedsięwzięcia realizowane przez organizację pozarządowe. Przekazanie środków finansowych na zadanie już zrealizowane było niezgodne z ww. przepisem a tym samym stanowiło naruszenie zasad opracowanych przez Radę Miasta w Karcie. Podkreślenia wymaga, że wniosek w sprawie małej dotacji ZFS złożyła w dniu 9 czerwca 2003 r. bez wymaganych dokumentów, i zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 2 Karty BOP pozostawił go bez rozpatrzenia. Jednakże w dniu 22 lipca 2003 r. BOP podjął czynności kierując sprawę do rozpatrzenia przez WOiKF nie stwierdzając żadnych braków formalnych (dostarczenie wymaganych dokumentów nastąpiło po upływie terminów), mimo że wg § 25 ust. 1 pkt 7 Załącznika do Zarządzenia Nr 378/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Szczecinie w zw. z § 11 ust. 3 pkt 2 Karty, do zadań BOP należało opiniowanie pod względem formalnym wniosków oraz spraw kierowanych przez organizacje pozarządowe do Urzędu. Kierownik BOP wyjaśnił, że decyzja o przywróceniu terminu podjęta została w porozumieniu z ówczesnym Z-cą Prezydenta Miasta Szczecina oraz z ówczesnym  Z - cą dyrektora WOiKF i w związku w powyższym postanowiono "kontynuować procedury przyznania środków dla organizacji w oparciu o wniosek Nr 155/2003". Przekazanie sprawy do WOiKF nie znajduje oparcia w przepisach Szczecińskiej karty współpracy miasta i organizacji pozarządowych, która nie przewiduję formy przywrócenia uchybionemu terminowi. Również pozytywne zaopiniowanie ww. wniosku przez ówczesnego Z -cę dyrektora WOiKF w dniu 22 lipca 2003 r. nie znajduje oparcia w przepisach ww. karty i jest naruszeniem przepisu § 11 ust. 1 pkt 4 Szczecińskiej karty współpracy miasta i organizacji pozarządowych, na mocy którego przyznanie małej dotacji następuje w ciągu 21 dni od daty złożenia wniosku. Wyjaśniając powyższą sytuację Z-ca dyrektora WOiKF stwierdził, iż ZFS "zostało poproszone o realizację zadania w imieniu Prezydenta Miasta Szczecina." Uruchamiając małą dotacje Z-ca dyrektora WOiKF dofinansował zadanie już zrealizowane - a nie realizowane przez ZFS - naruszając tym samym przepis § 11 ust. 1 Karty.
Kontrola wykazała, że powyższe zadanie Gmina Miasto Szczecin sfinansowała w 90,9 % co naruszyło postanowienia § 11 ust. 4 Karty, zgodnie z którym „wnioskowana kwota dofinansowania sięgać może 75% całkowitego kosztu przedsięwzięcia, jednak w kwocie nie większej niż równowartość 1.500 Euro”. Zawierając w dniu 8 sierpnia 2003 r.  małą dotacje, wg której Gmina Miasto Szczecin pokryć miała koszty do wysokości 6.000 z ogólnej kwoty 7.500 zł (stanowi to 80% całkowitego kosztu przedsięwzięcia) naruszono zasadę wyrażoną  w ww. §.  Jednakże ZFS przedstawiła do rozliczenie ww. zadnia formularz rozliczenia zadania, zgodnie z którym udział Gminy Miasto Szczecina wyniósł 90,9% a 0,9% uzyskano od Urzędu Marszałkowskiego. Osobami odpowiedzialnymi za ww. nieprawidłowości byli Z-ca dyrektora WOiKF, kierownik BOP oraz inspektor WOiKF.
W trakcie kontroli ujawniono, że w procesie decyzyjnym przyznającym małą dotację dla ZFS na 2003 r. udział brał ówczesny Z-ca dyrektora WSS,  będąc jednocześnie członkiem prezydium ZFS. W dniu 30 stycznia 2003 r. Z-ca dyrektora WSS pozytywnie zaopiniował wniosek o przyznanie dotacji dla ZFS. Podkreślenia wymaga, że wg § 9 ust. 4  pkt. 1 załącznika nr 1 do Zarządzenia  Nr 88/01 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 22 maja 2001 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Szczecinie (ze zm.), zadania dotyczące nadzoru i kontroli nad działalnością stowarzyszeń kultury fizycznej oraz związków sportowych mających siedzibę na terenie Miasta i udzielania im pomocy, należały w tym właśnie okresie  do WSS. Ponadto z postanowień § 10 w zw. z § 21 ust. 3 Zarządzenia Wewnętrznego Nr 1/01 Dyrektora Wydziału Spraw Społecznych z dnia 15 grudnia 2001 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Spraw Społecznych, wynikał bezpośredni nadzór Z-cy dyrektora WSS nad pionem do spraw sportu i turystyki. Zapis ww. § 10 zapisano również w pkt. I ust. 1 i 2 zakresu czynności przyjętego do wiadomości i przestrzegania przez ówczesnego Z-cę dyrektora WSS.
Przy przyznawaniu kontraktu dla ZFS nie dochowano terminu rozpatrzenia wniosku o przyznaniu dotacji. Wniosek ZFS o zawarcie kontraktu wpłynął w dniu 22 listopada 2002 r. Dnia 6 stycznia 2003 r. BOP poinformował ZFS  o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia. Po wystąpieniu przez ZFS w dniu  17 stycznia 2003 r.  z wnioskiem o przywrócenie terminu, 21 stycznia 2003 r kierownik BOP "mając na uwadze dobro współpracy Miasta i organizacji pozarządowych" wyznaczył dodatkowy 14. dniowy termin do uzupełnienia braków formalnych wniosku. Szczecińska karta współpracy miasta i organizacji pozarządowych w § 13 regulującym kwestie kontraktów, nie przewiduję instytucji "przywrócenia uchybionemu terminowi". Przewidziany w § 13 ust. 3 pkt 3 14. dniowy termin, należy traktować jako termin zawity, którego upływ powoduję pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia. Osobą odpowiedzialną za ww. nieprawidłowości był kierownik BOP.

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zlecił:
I. dyrektorowi WOiKF oraz kierownikowi BOP, aby bezwzględnie przestrzegali przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz aktów prawa miejscowego, przy zawieraniu umów dotacyjnych i kontraktów.
II. prezesowi ZFS, aby w przypadku występowania o dofinansowanie w ramach dotacji z budżetu Gminy Miasto Szczecin, przedstawiał propozycje zadań przyszłych a nie już zrealizowanych albo będących w realizacji oraz załączał do wniosków wszystkie wymagane kartą załączniki.