Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Nr kontroli: Z/15/05

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych przy ul. Mariackiej 25 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

        W dniach od 25 listopada do 1 grudnia 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie przy ul. Mariackiej 25 (zw. dalej ZBiLK), którą objęto zagadnienie dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 20 grudnia 2005 r. przez Dyrektora i Główną Księgową ZBiLK.
        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 grudnia 2005 r. skierowanym do Dyrektora ZBiLK.
        Podczas kontroli stwierdzono, że w ZBiLK zasady polityki rachunkowości opracowane zostały wg art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor, jednakże zakładowy plan kont stanowiący załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 15 z dnia 2 stycznia 2002 r. nie został poddany aktualizacji i uzupełniony o konta wykazane w zestawieniu obrotów i sald. Obowiązek aktualizowania ww. dokumentacji spoczywa wg art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki. Ustalono także, że w jednostce nie było załącznika nr 2 do ww. zarządzenia dopuszczającego do pracy w dziale księgowości programy komputerowe, a wg art. 10 ust.1 pkt 3 lit. c) uor, jednostka przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera powinna określić datę rozpoczęcia eksploatacji programów komputerowych. W odniesieniu natomiast do funkcjonującego w jednostce systemu finansowo – księgowego wykazano jedynie drobne uchybienie formalne. Obowiązująca
w jednostce instrukcja obiegi i kontroli dokumentów, instrukcja udzielania zamówień publicznych, instrukcja inwentaryzacyjna i regulamin ZBiLK nie uwzględniały bowiem zagadnień dotyczących zwrotu środków publicznych. Było to niezgodne z przepisem
art. 35 a ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i ten element. Ww. instrukcja obiegu i kontroli dokumentów zobowiązywała m.in. kierowników działów – koordynatorów – do przeprowadzania kontroli merytorycznej dowodów księgowych podczas gdy takiej kontroli dokonywali pracownicy wieloosobowego stanowiska pracy ds. eksploatacji i wieloosobowego stanowiska pracy ds. technicznych odpowiedzialni za podległe rejony oraz pracownicy  posiadający stosowne uprawnienia gazowe, elektryczne itp. Ustalono również, że w § 21 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 56 z dnia 11 września 2004 r.,  osobą odpowiedzialną za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dowodów księgowych –  w przypadku rozliczeń podatkowych z budżetem i innych rozliczeń publiczno-prawnych oraz poleceń księgowań – jest z-ca głównego księgowego, pomimo że stanowiska takiego nie było faktycznie w strukturze organizacyjnej ZBiLK.
        Kontrola wydatków ZBiLK za 2004 r. w §§ 426, 427 i 430 – badaniu poddano 190 faktur VAT -  w wys. 5.426.657 zł (6 % ogółu wydatków w wys. 95.733.295 zł) wykazała, że ponad połowa faktur na łączną kwotę 2.839.155 zł nie miała dekretacji wskazującej miesiąc i sposób ujęcia dowodu w księgach. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).
        Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznych – główna księgowa spełniała wymogi określone w  art. 35 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
        Zakład wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w  ZBiLK nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
 
W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Pani Dyrektor ZBiLK, aby:
1.      Ustaliła pisemne procedury kontroli finansowej, dotyczące procesu  związanego ze zwrotem środków publicznych zgodnie z art. 35a uofp.
2.      Dokonała zmian w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów dostosowując ją do regulaminu ZBiLK.
3.      Poddała aktualizacji zakładowy plan kont oraz odszukała załącznik  nr 2 do Zarządzenia nr 15 z dnia 2 stycznia 2002 r. lub wprowadziła ponownie załącznik do zarządzenia określający datę rozpoczęcia eksploatacji programów komputerowych, za pomocą których prowadzone są księgi rachunkowe.
 
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2006/01/31, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2006/01/31 09:49:58
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2006/01/31 09:49:58 nowa pozycja