Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

Nr kontroli: Z/4/06

Zgodność zasad polityki rachunkowości oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych w ZCE

Zachodniopomorskie Centrum Edukacyjne w Szczecinie, ul. Hoża 6

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zachodniopomorskim Centrum Edukacyjnym w Szczecinie (zw. dalej ZCE), w zakresie zgodności zasad polityki rachunkowości oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.
        Stan faktyczny opisany został w protokole kontroli podpisanym przez Panią Dyrektor ZCE w dniu 7 kwietnia 2006 r.
        Ocenę badanych zagadnień zawarto w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 kwietnia 2006 r.
        Podczas kontroli stwierdzono, że w ZCE zostały opracowane zasady polityki rachunkowości jednakże dokumentacja opisująca ww. zasady nie zawierała wszystkich elementów określonych w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor, bowiem zakładowy plan kont nie został poddany aktualizacji i uzupełniony o konta wykazane w § 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 128, poz. 1069), a wg § 2 ww. rozporządzenia, kierownicy jednostek dostosują zasady rachunkowości do zasad wynikających z niniejszego rozporządzenia oraz zapewnią przeniesienie sald kont dotychczasowych na konta wprowadzone niniejszym rozporządzeniem w terminie do dnia 30 września 2005 r. Stwierdzono ponadto, że w jednostce nie było załącznika nr 1 do zasad rachunkowości opisującego zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych, wykazu ksiąg rachunkowych oraz wykazu programów komputerowych Inwentarz Optivum i Intendentura Optivum, określających datę rozpoczęcia ich eksploatacji,  a wg art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a), b) i c) uor, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane. Pomimo tego były Dyrektor ZCE złożył do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta oświadczenie z dnia 1 sierpnia 2005 r., że „w ZCE została opracowana dokumentacja zasad polityki rachunkowości zawierająca wszystkie elementy i informacje jakie określa ustawa o rachunkowości z dnia 9 listopada 2000 r.(Dz.U. Nr 113, poz.1186)”. Obowiązek aktualizowania zasad polityki rachunkowości spoczywał wg art. 10 ust. 2 uor, na Dyrektorze ZCE.
        Ustalono również, że ZCE posiada prawo do używania programów komputerowych (Organizacja Optivum, Uczniowie Optivum, Kadry Optivum, Intendentura Optivum, Inwentarz Optivum) na podstawie „Złotego abonamentu Optivum II” – faktura VAT nr 2674/05V, opłata roczna w wys. 1755 zł – pomimo tego, nie używano programów Inwentarz Optivum i Intendentura Optivum – magazyn, stołówka.
        W odniesieniu natomiast do procedur kontroli finansowej stwierdzono, że były Dyrektor ZCE uaktualnił instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów opisując m.in. zasady funkcjonowania kontroli wewnętrznej, merytorycznej i formalno-rachunkowej, kontrolę środków pieniężnych, dokumentów obrotu materiałowego, faktur VAT, niemniej jednak nie istniały szczegółowe uregulowania opisujące sposób przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, zwrotu środków publicznych, a wg art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104) zw. dalej uofp, kontrola finansowa obejmuje ww. procedury. Ponadto aktualizując ww. instrukcję były Dyrektor ZCE nie wziął pod uwagę standardów kontroli finansowej, o których mowa w art. 63 ust.1 pkt 1 uofp. Były Dyrektor ZCE w powyższej instrukcji upoważnił z-cę Dyrektora ZCE ds. Ośrodka Edukacji Dorosłych do podpisywania umów zlecenie i o dzieło zawieranych z Dyrektorem ZCE, pomimo że nie był do tego uprawniony ani przez Prezydenta Miasta upoważniony. Z-ca Dyrektora ZCE ds. Ośrodka Edukacji Dorosłych również nie posiadała podpisanego przez Prezydenta Miasta upoważnienia do zawierania z Dyrektorem ZCE umów zlecenie i o dzieło.
          W objętej badaniem dokumentacji stwierdzono , że wprowadzona instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, zatwierdzona do stosowania od dnia 1 stycznia 2002 r. nie była przestrzegana, bowiem w wyniku kontroli  czternastu faktur VAT – okres realizacji wydatków styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, październik 2005 r. – na kwotę w wys. 223.325 zł, jedynie trzy faktury VAT posiadały datę wpływu do ZCE, cztery faktury VAT były opisane, a na pozostałych fakturach VAT nie było daty wpływu do ZCE, co uniemożliwiało bieżącą kontrolę prawidłowości i terminowości ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i regulowania zobowiązań. Powyższe było niezgodne z rozdziałem II pkt 5 opracowanej instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. Poza tym na żadnych fakturach VAT nie stwierdzono ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych wskazując miesiąc oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor. Wykazano także, że z-ca Dyrektora ds. administracyjno-gospodarczych nie opracował zasad udzielania zamówień publicznych w ZCE, mimo że był do tego zobowiązany Zarządzeniem Nr 11/2001 z dnia 25 czerwca 2001 r. w sprawie uaktualnienia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, które wprowadził były Dyrektor ZCE. Powyższe było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 uofp. Stwierdzono ponadto, że wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej nie został uaktualniony, bowiem występowali w nim pracownicy, którzy nie pracują już w ZCE.
        W toku kontroli ustalono również, że ZCE gromadzi dochody na utworzonym rachunku dochodów własnych, pomimo że nie było decyzji kierownika jednostki, a wg art. 22 ust. 5 pkt 1 uofp, decyzję o utworzeniu ww. rachunku podejmuje kierownik jednostki budżetowej.
 
Prezydent Miasta zalecił Dyrektor ZCE :
1.      Dokonać aktualizacji zasad polityki rachunkowości.
2.      Opracować procedury kontroli wewnętrznej.
3.      Opracować procedury zwrotu środków publicznych i udzielania zamówień publicznych.
4.      Dokonać aktualizacji wykazu osób uprawnionych do dokonywania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.
5.      Uregulować zasady zawierania umów zlecenie i o dzieło z Dyrektorem ZCE.
6.      Przyjąć decyzję o utworzeniu rachunku dochodów własnych.
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2006/06/13, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2006/06/13 15:11:52
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2006/06/13 15:11:52 nowa pozycja