Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 8.08.-16.08.2006 r. przeprowadził kontrolę w Dziennym Domu Pomocy Społecznej Nr 2 ul. Potulicka 40 w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.09.2006 r.  

            Kontrola wykazała niedociągnięcia w przyjętej przez Kierownik w DDPS Nr 2 polityce rachunkowości, polegające na nie opracowaniu w Zakładowym Planie Kont obowiązującym w DDPS Nr 2 szczegółowego wykazu kont analitycznych, zasad ich prowadzenia oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi. Było to niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwaną dalej ustawą o rachunkowości, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące m. in.: sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

            Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za sporządzanie i aktualizację Zakładowego Planu Kont o czym stanowi art. 10 ust. 2 ww. ustawy.

            Kontrola wykazała, że w DDPS Nr 2 nie sporządzano zestawień obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych, co było niezgodne z przepisem art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowiącym, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Według przepisu art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Zawierać ono powinno: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

            W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, że czeki gotówkowe księgowane były w sposób skutkujący zawyżaniem obrotów na koncie 101 – kasa, tj. czeki księgowane były pod wyciągiem bankowym na kontach 101 – kasa (Wn) i 130 – rachunek bieżący jednostek budżetowych (Ma), a następnie po raz kolejny pod raportem kasowym na koncie 101 – kasa (Wn i Ma),  co było niezgodne z przepisami określonymi w załączniku Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), według którego konto 101 – kasa służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach jednostki, na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma – rozchody gotówki i niedobory kasowe. Powyższe świadczyło o braku rzetelności przy prowadzeniu ewidencji w tym obszarze, a zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, czyli dokonane w nich zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.

            W wyniku kontroli wynagrodzeń pracowników DDPS Nr 2 w 1 przypadku stwierdzono naliczenie w kwietniu 2005 r. (za okres marzec 2005 r.) premii głównej księgowej DDPS Nr 2 niższej od przyznanej – zamiast 20% naliczono 15% (różnica wynosiła 92,80 zł).

            Dodatkowo kontrola wykazała, że na 8. spośród 12. list płac kwoty poprawiane były za pomocą  korektora, zarówno całe kwoty jak i pojedyncze cyfry. Przy większości poprawek (13 z 23.) znajdował się podpis głównej księgowej. Sposób dokonywania poprawek był niezgodny z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości, wg którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Za powyższe czynności w DDPS Nr 2, związane z prowadzeniem rachunkowości jednostki, odpowiedzialna była, zgodnie z zakresem uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności, główna księgowa.

            W trakcie kontroli stwierdzono, że w znajdującej się w DDPS Nr 2 dokumentacji dotyczącej zakupu sprzętu komputerowego na kwotę 3.585,00 zł – do faktury nr 508055/SKL dołączona została notatka służbowa nie zawierająca informacji potwierdzającej fakt dokonania analizy rynku, polegającej w tym przypadku na wskazaniu kryterium dokonanego wyboru oferty. Powyższe było w sprzeczności z przepisem § 9 ust. 4 pkt 2 Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina
z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, według którego każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Za organizację systemu zamówień w DDPS Nr 2 odpowiada kierownik jednostki, co reguluje § 5 ust.1 ww. Zarządzenia.

            W odniesieniu natomiast do ustalonych przez kierownika jednostki procedur kontroli finansowej stwierdzono, że zostały one opracowane zgodnie z przepisami art. 35 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U.
z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005  r. o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Powyższe procedury zostały zawarte w zatwierdzonym przez kierownik jednostki Zarządzeniu Nr 2/2005 z dnia 7.01.2005 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli wewnętrznej w DDPS Nr 2.

            Kontrola wykazała, że kierownik DDPS wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane i zostały przesłane do wydziału nadzorującego w Urzędzie Miasta Szczecin.

            W wyniku powyższych nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin zalecił Kierownikowi DDPS:

1.      Uzupełnienie Zakładowego Planu Kont o wykaz kont analitycznych, zasady ich prowadzenia oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi.

2.      Sporządzanie zestawień obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych zgodnie z art. 18 ustawy o rachunkowości.

3.      Księgowanie czeków gotówkowych w sposób nie skutkujący zawyżaniem obrotów na koncie 101-kasa.

4.      Poprawianie błędów w dokumentach zgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ustawy o rachunkowości.

5.      Przy sporządzaniu notatek służbowych wynikających z Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina (obecnie Zarządzenie Nr 371/06), umieszczanie informacji dotyczącej kryterium dokonania wyboru oferty.