Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            W czerwcu 2006 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie, ul. Klonowica 5, zw. dalej ZDiTM, w zakresie sposobu zorganizowania i przeprowadzenia przetargów na wykonywanie usług związanych z transportem zbiorowym liniami autobusowymi na obszarze działania ZDiTM w latach 2004-2006, w tym podejmowania w ramach przetargu działań na podstawie stosownych upoważnień.

            W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

             Kontrolą objęto 7 postępowań przeprowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego oraz 16 – w trybie zamówienia z wolnej ręki, których przedmiotem była obsługa dziennych linii autobusowych na terenie działania ZDiTM oraz Gminy Police.

             W badanym zakresie stwierdzono uchybienia polegające głównie na przypadkach braku wymaganych przepisami ogłoszeń, rozstrzygnięcia postępowania przy niespełnieniu przez wykonawcę przesłanek dot. podstaw wykluczenia oraz zbyt późnego wszczynania postępowań przetargowych.

             Pozytywnie ocenić należy natomiast sposób przeprowadzenia przez ZDiTM postępowań o udzielenie zamówień publicznych od strony proceduralnej (pod kątem przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych jednostki). W badanym obszarze przestrzegano na ogół wymogów określonych przepisami ustawy z dnia 29.01.2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) zw. dalej PZP oraz przepisów wykonawczych do ustawy, a dot. w szczególności zachowania zasady jawności postępowania (terminowość i kompletność ogłoszeń o przetargach, dokumentowanie postępowania protokołami), równego traktowania wykonawców, żądania przez zamawiającego wymaganej przepisami dokumentacji przetargowej i ich merytorycznej kontroli, przestrzeganie nakazów dot. zawiadamiania wykonawców o poszczególnych etapach prowadzonego postępowania i jego rozstrzygnięciu (w tym modyfikacji) a także terminowości poszczególnych czynności w ramach postępowania (termin składania i związania ofertą itp.).

             Stwierdzone w toku kontroli uchybienia dotyczyły natomiast nie zamieszczenia  - w postępowaniach  ZP/81/PN/04 i ZP/82/PN/04 - ogłoszeń o  wszczęciu postępowania w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim, mimo
że wartość szacunkowa zamówień przekraczała 5.000.000 euro, co naruszyło przepis art. 40 ust. 4 PZP przewidujący obligatoryjność tego typu ogłoszeń.           Nieudokumentowano ponadto faktu przekazania jednemu z wykonawców modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z art. 38 ust. 4 PZP (pismem z dnia 21.12.2004 r. udokumentowano przekazanie jedynie 2 sztuk SIWZ).

            Kontrola wykazała też, że w dniu 31.12.2005 r. w ZDiTM rozstrzygnięto postępowanie prowadzone z wolnej ręki, w wyniku którego Dyrektor ZDiTM zawarł umowę nr 101/TP/05 ze Szczecińsko – Polickim Przedsiębiorstwem Autobusowym
Sp. .z o.o., pomimo że wykonawca z którym prowadzono negocjacje - do dnia ich zakończenia - nie przedłożył aktualnych zaświadczeń z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Naruszyło to przepis art. 68 w zw. z art. 24 ust. 1 pkt 3 PZP i §1 ust. 1 pkt  6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 07.04.2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U Nr 71, poz. 645) przewidujących obowiązek złożenia przez wykonawcę - przed rozstrzygnięciem postępowania i zawarciem umowy - dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

           Stwierdzono również, że niedoszacowano wartości zamówienia w prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego postępowaniu ZP/86/PN/04 na obsługę linii nr 70 – o kwotę 7.758 zł. Spowodowane to było nieuwzględnieniem w całości wartości zamówienia uzupełniającego (20%) udzielonego następnie temu samemu wykonawcy, zgodnie z umową nr 9/TP/05. Działanie powyższe naruszyło przepis art. 32 ust. 3 PZP według którego - jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających.

            Kontrola wykazała ponadto, iż w przypadku postępowania ZP/41/PN/05 (przetarg 10-letni), nie została dokonana przed otwarciem ofert aktualizacja kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, pomimo
że nastąpiło skorygowanie kwoty dotacji przedmiotowej do komunikacji miejskiej na 2006 rok z kwoty 51.350.000,00 zł na kwotę 47.800.000,00 zł., o czym Dyrektor ZDiTM został poinformowany pismem z dnia 28.10.2005 r. W dniu otwarcia ofert ZDiTM nie uwzględnił powyższego faktu, podając wartość zamówienia ustaloną w dniu 15.09.2005r. W związku z powyższym zamawiający nie dokonał ustalenia wartości powyższej kwoty z należytą starannością, a następnie – sprzecznie z prawem - unieważnił w dniu 12.12.2005 r. postępowanie na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 PZP pomimo, że cena najkorzystniejszej oferty (S.P.P.K Police Sp. z o.o.) była niższa od kwoty, którą zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, podczas gdy – zgodnie z powołanym przepisem -  uprawnienie zamawiającego do unieważnienia przetargu obejmuje wyłącznie przypadek gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

            Zastrzeżenia kontroli budzi ponadto sposób zorganizowania przetargów nieograniczonych i postępowań z wolnej ręki w aspekcie terminów ich wszczynania. Ustalono bowiem, że okres pomiędzy unieważnieniem przetargu nieograniczonego
a wszczęciem procedury przeprowadzania kolejnego wynosił nawet 3 miesiące (w tym wydanie zarządzenia powołującego komisję przetargową – 1 miesiąc). Spowodowało to, iż termin rozstrzygnięcia przetargów przypadał w poszczególnych przypadkach na około 2 tygodnie przed terminem wygaśnięcia dotychczasowych umów z przewoźnikami. Zbyt krótki okres na przeprowadzenie negocjacji spowodował m.in. opisany powyżej przypadek podpisania umowy pomimo nieprzedstawienia przez wykonawcę aktualnych zaświadczeń z ZUS i US. Z kolei rozstrzygnięcie przetargu w dniu 24.05.2006 r. skutkowało zawarciem z wykonawcą SPA „Klonowica”  kolejnej umowy dopiero w dniu 20.06.2006 r. pomimo, że umowa dotychczasowa wygasła w dniu 31.05.2006 r.

            Ustalono również, że Dyrektor ZDiTM wszczął i przeprowadził 3 postępowania w trybie przetargu nieograniczonego nie posiadając stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin, co naruszyło przepisy art. 15 ust. 2 PZP w zw. z art. 184 ust. 1 pkt 10 obowiązującej od dnia 01.01.2006 r. ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej u.o.f.p. wymagające od kierownika jednostki organizacyjnej której zamawiający powierzył przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, posiadania szczególnego pełnomocnictwa do przygotowania i przeprowadzenia postępowania w wyniku którego dojdzie do zaciągnięcia zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki samorządowej, przy czym termin zapłaty wyznaczony jest najdalej na następny rok budżetowy. Przyczyną opisanej nieprawidłowości było niewystąpienie przez Dyrektora ZDiTM w stosownym terminie z wnioskiem o udzielenie ww. upoważnienia. Wskazać jednak należy także na brak skutecznego mechanizmu kontroli nad systemem wydawania upoważnień w Urzędzie Miasta.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZDiTM, aby:

1.                   występował w stosownym terminie z wnioskami o udzielenie upoważnień do przeprowadzania czynności w ramach zamówień publicznych,

2.                   zwrócił szczególną uwagę na terminy wszczynania postępowań o udzielenie zamówień publicznych w celu wyeliminowania nieprawidłowości opisanych powyżej,

3.                   podjął działania zmierzające do wyeliminowania w przyszłości wskazanych
w wystąpieniu uchybień.