Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Nr kontroli: WKiAW

Prawidłowość zawierania umów cywilnoprawnych oraz ich rozliczania

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Szczecinie przy ul. Sikorskiego 3

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 15.02.2017 r. do 14.03.2017 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczecinie przy ul. Sikorskiego 3, w zakresie prawidłowości zawierania umów cywilnoprawnych oraz ich rozliczania.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 20 marca 2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 kwietnia 2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 Kontrola przeprowadzona w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie przy ul. Sikorskiego 3 w Szczecinie (zw. dalej MOPR) w zakresie prawidłowości zawierania umów cywilnoprawnych oraz ich rozliczaniawykazała m.in., że:

  • prawidłowo rozliczono umowy cywilnoprawne, w tym udokumentowano wykonane czynności oraz naliczono i wypłacono wynagrodzenia,
  • nie dublowano czasu wykonywania czynności wynikających z umów cywilnoprawnych zawartych z pracownikami MOPR na pełnienie dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym z czasem pracy wynikającym z obowiązującego w jednostce regulaminu pracy,
  • nie dublowano zakresu merytorycznego umów cywilnoprawnych zawartych z pracownikami MOPR z zakresami czynności dotyczącymi umów ze stosunku pracy.

Stwierdzono jedynie drobne uchybienia natury formalnej, pozostające bez wpływu na prawidłowość zawierania i rozliczania ww. umów, dotyczące przede wszystkim:

  • przypadków niepotwierdzenia przez głównego księgowego przeprowadzenia kontroli umów pod względem formalno – rachunkowym lub potwierdzenia bez wskazania daty tego potwierdzenia,
  • przypadków niepotwierdzenia przez radcę prawnego przeprowadzenia kontroli aneksów do umów pod względem formalno – prawnym,
  • nieujęcia w obowiązującym regulaminie organizacyjnym prowadzenia rejestru umów przez Dział Pieczy Zastępczej,
  • stosowania przez zleceniobiorców nieujednoliconych zasad w zakresie zliczania i przedstawiania danych w sprawozdaniach wewnętrznych MOPR, dotyczących pełnienia dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym, będących przedmiotem umów cywilnoprawnych. 

II. Oceny cząstkowe

 1. Zawieranie umów

Na 2016 r. MOPR zawarł 534 umowy, w tym 119 umów przechodzących z lat poprzednich.

Rejestry umów prowadzone były w MOPR przez Dział Kadr i Płac (94 umowy), Dział Organizacyjny (304 umowy) oraz Dział Pieczy Zastępczej (136 umów).

Na 304 umowy Działu Organizacyjnego, 135 umów dotyczyło mediów (59 umów – ENEA, 29 umów – PGNiG, 41 umów – UPC, Multimedia, ORANGE, 4 umowy – ZWiK, 2. umowy – SEC), a 32. umowy - najmu i użyczenia (ZBILK, STBS, TBS).

Kontroli poddano 46 umów, co stanowiło 8,6 % z 534. umów cywilnoprawnych zawartych na 2016 r., tj. 12,5 % z ww. 367. umów (po wyłączeniu umów na media oraz umów najmów i użyczeń).

Według sprawozdania Rb-28S za 2016 r., wykonanie wydatków budżetowych w §4170 – Wynagrodzenia bezosobowe wszystkich rozdziałów klasyfikacji budżetowej wyniosło łącznie 2.256.568,98 zł (w tym 58.962,97 zł – zadania powiatu), a wydatków budżetowych w §4300 – Usługi obce wyniosło łącznie 14.608.241,38 zł (w tym 304.390,81 zł – zadania powiatu).

Kontroli poddano wydatki z tytułu umów cywilnoprawnych w kwocie ogółem 616.222,56 zł brutto, co stanowiło 3,65 % ww. wydatków ogółem zaewidencjonowanych na ww. §4170 i 4300, w tym wydatki na kwotę 168.321,88 zł dotyczące §4170 (7,5 % wydatków na paragrafie) i wydatki na kwotę 447.900,68 zł dotyczące §4300 (3,1 % wydatków na paragrafie).

W zakresie prawidłowości zawierania umów sprawdzono zapisy dotyczące stron umowy, przedmiotu umowy, a w przypadku gdy umowa zawarta została na podstawie gminnego programu, zgodności z tym programem.

Kontrolą objęto także prawidłowość zapisów umownych m.in. w zakresie sposobu wykonania czynności umownych, dokumentowania i rozliczania czynności wynikających z umowy oraz kompletność podpisów (strony umowy, osoby odpowiedzialne w MOPR za stosowne kontrole i akceptacje).

W toku kontroli ustalono, że obowiązujący w MOPR od 21 marca 2016 r. Regulamin Organizacyjny stanowiący Załącznik do Zarządzenia Nr 14/16 dyrektora MOPR z dnia 21 marca 2016 r. (zw. dalej regulaminem organizacyjnym) nie zawierał zapisów w zakresie prowadzenia rejestru umów przez Dział Pieczy Zastępczej pomimo, że w 2016 r. roku zawarto w ww. Dziale ogółem 136 umów. Czynności dotyczące prowadzenia rejestrów umów przypisane zostały jedynie do zadań Działu Organizacyjnego na podstawie § 30 ust. 1 ww. regulaminu i jako jedno z zadań Działu Kadr i Płac na podstawie § 37 ust. 9 tegoż regulaminu.

Stwierdzono, że w 8. przypadkach poddanych kontroli (umowy nr: 38/2016, aneks nr 1 do umowy nr 32/2016, aneks nr 1 do umowy nr 71/2016, 16/PR/2016, 18/PR/2016, 2/RDDz/2016, 17/RDDz/2016, 25/RDDz/2016 + Aneks nr 1), umowy lub aneksy do nich nie zawierały potwierdzenia wstępnej kontroli wykonanej przez głównego księgowego, a według art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki(MOPR posiadał jedynie wzory umów zawierające podpis głównego księgowego).

Drobne niedociągnięcia dotyczyły też 3. spośród 46. umów poddanych kontroli (umowy nr: 60/2016, 61/2016, 63/2016), które - przez przeoczenie - nie zawierały daty przy potwierdzeniu wykonania kontroli przez głównego księgowego, co uniemożliwiało ustalenie, czy umowa została poddana kontroli przed, czy po jej podpisaniu.

W 1. przypadku dotyczącym aneksu nr 2 do umowy nr 32/2016 przywołano § 5 ust. 1 zamiast § 5 ust. 2 umowy.

Stwierdzono ponadto, że aneks nr 1 do umowy nr 32/2016 oraz aneks nr 1 do umowy nr 71/2016 nie zawierały potwierdzenia kontroli formalno – prawnej, a zgodnie z § 43 pkt 2 obowiązującego w MOPR regulaminu organizacyjnego, do zadań stanowisk ds. Obsługi Prawnej należało opiniowanie pod względem formalno – prawnym m.in. projektów umów i innych dokumentów objętych zakresem działalności.

W toku kontroli ustalono także, że przywołując w umowach podstawę prawną w postaci aktów prawa materialnego, w 4. z 46. umów (umowy nr: 10/2016, 18/2016, 20/2016, 21/2016) zastosowano nieaktualny zapis dotyczący numerowania tych aktów np. Dz. U. z 2015 r., Nr 581 ze zm. W 2016 r. obowiązywał sposób numerowania, według którego powyższy zapis powinien mieć postać: Dz. U. z 2015 r., poz. 581 ze zm.

W ramach zadań zleconych gminie na mocy art. 7 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych MOPR zawarł umowy (umowy nr: 10/2016, 18/2016, 20/2016 i 21/2016) na wykonanie wywiadów środowiskowych, przygotowanie projektów zawiadomień przekazującego wywiad do właściwej miejscowo gminy orazprzygotowanie projektów decyzji administracyjnych dotyczących potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej. Wywiady przeprowadzone zostały zgodnie z informacjami przekazanymi jednostce przez Wydział Spraw Społecznych UM.

Zakres umów zawartych przez MOPR na prowadzenie wywiadów środowiskowych zleconych przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (zw. dalej GKRPA), pełnienie dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym przez pracowników MOPR, prowadzenie szkoleń, realizację programu „Złość nie jest zła – czyli jak radzić sobie z negatywnymi emocjami” oraz zatrudnienie koordynatorów lokalnych był zgodny z „Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2016 r.” (zw. dalej GPPiRPA), stanowiącym załącznik do uchwały Nr XIV/337/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r.

 2. Rozliczanie umów

Kontrolą objęto wypełnienie przez zleceniobiorców lub wykonawców zapisów umownych dotyczących terminów i sposobu dokumentowania wykonanych czynności oraz prawidłowości zastosowanych stawek i wykonanych obliczeń.

Zweryfikowano ponadto zgodność dokonanych wypłat w kwocie ogółem 616.222,56 zł z dokumentacją źródłową m.in. w postaci rachunków/faktur wystawionych przez zleceniobiorców /wykonawców i zestawień zbiorczych sporządzonych przez MOPR oraz wypełnienie obowiązków w zakresie kontroli i akceptacji, wynikających z obowiązujących w MOPR procedur dotyczących obiegu i kontroli dokumentów.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w zakresie rozliczania umów.

Wszystkie faktury i rachunki wystawione przez zleceniobiorców, wykonawców, rodziny pomocowe i osoby wyznaczone do prowadzenia rodzinnego domu dziecka (193 dowody na łączną kwotę 569.034,84 zł) oraz inne dokumenty dotyczące realizacji wydatków (wnioski, zestawienia, listy płac) zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli i akceptacji, zgodnie z obowiązującą w MOPR „Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Szczecinie” (zw. dalej instrukcją kontroli i obiegu dowodów), wprowadzoną Zarządzeniem Nr 19B/16 dyrektora z dnia 01.04.2016 r.

Wydatki związane z realizacją poddanych kontroli umów Działu Kadr i Płac w łącznej kwocie 168.321,88 zł zostały zaewidencjonowane prawidłowo w § 4170 – Wynagrodzenia bezosobowe, a przychody pracowników z tytułu badanych umów zleceń podlegały stosownemu opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i oskładkowaniu składkami ZUS.

 3. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli sprawdzono zgodność danych zawartych w dokumentacji źródłowej sporządzanej przez zleceniobiorców na podstawie zapisów umów zawartych na pełnienie dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym (zestawienia stanowiące załączniki do 89 rachunków) ze sprawozdaniami miesięcznymi i półrocznymi za 2016 r., sporządzanymi przez koordynatora Punktu Konsultacyjnego na potrzeby wewnętrzne MOPR.

Kontrolą objęto także czas pracy pracowników, z którymi zawarte zostały umowy zlecenia oraz obowiązujące ich zakresy czynności. Zweryfikowano ponadto, czy czynności wynikające z umów cywilnoprawnych były wykonywane poza czasem pracy wykazanym w dokumentacji kadrowej MOPR oraz, czy zakresy merytoryczne czynności wynikających z umów cywilnoprawnych nie dublowały się z zakresami czynności pracowników dotyczącymi umów ze stosunku pracy.

Dane zbiorcze wynikające z miesięcznych sprawozdań z dyżurów pełnionych w Punkcie Konsultacyjnym, sporządzanych przez zleceniobiorców na podstawie zapisów § 4 ust. 4 pkt 3 umów zleceń (umowy nr: 38/2016, 39/2016, 40/2016, 42/2016, 43/2016, 46/2016, 48/2016, 65/2016, 66/2016, 68/2016, 69/2016, 70/2016) były niezgodne z analogicznymi danymi zawartymi w sprawozdaniach miesięcznych sporządzanych przez koordynatora Punktu Konsultacyjnego we wszystkich miesiącach 2016 r.

Na podstawie zapisów § 5 ust. 8 „Regulaminu Punktu Konsultacyjnego ds. Uzależnień i Przemocy w Rodzinie” wprowadzonego załącznikiem do Zarządzenia nr 3/14 z dnia 2 stycznia 2014 r., koordynator Punktu Konsultacyjnego sporządzał półroczne sprawozdania wewnętrzne, w których powielane były powyższe niezgodności, a które według wyjaśnień zastępcy dyrektora, były wynikiem analizy i korekty miesięcznych sprawozdań zleceniobiorców przez koordynatora Punktu Konsultacyjnego. W opinii kontrolujących, dokonanie jakichkolwiek zmian w danych wykazanych przez zleceniobiorców powinno być potwierdzone podpisem i datą wystawcy dokumentu źródłowego, tj. zleceniobiorcy.

Według szczegółowego zakresu zadań oraz czynności wykonywanych na stanowisku należało m.in. organizowanie i monitorowanie wykonywania czynności osób dyżurujących w Punktach Konsultacyjnych oraz przedkładanie dyrektorowi uwag i wniosków oraz innych dokumentów dotyczących GPPiRPA.

Na podstawie dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy pracowników MOPR stwierdzono, że w przypadku umów zawartych na pełnienie dyżurów w Punkcie Konsultacyjnym, czynności wynikające z zawartych umów wykonane zostały poza obowiązującym zleceniobiorców czasem pracy wykonywanej na podstawie umowy o pracę, a ustalonym w obowiązującym w MOPR regulaminie pracy, czym wypełnione zostały zapisy §4 ust. 1 umów, według których czynności wynikające z zawartej umowy powinny być wykonywane poza obowiązującym zleceniobiorcę czasem pracy wykonywanej na podstawie odrębnej umowy. Powyższe dotyczyło zarówno pracowników zatrudnionych w systemie czasu pracy podstawowym jednozmianowym (wykonywanie czynności zleconych od godz. 16.00) jak i zatrudnionych w systemie zmianowym w równoważnym systemie czasu pracy (wykonywanie czynności zleconych poza godzinami pracy ustalonymi w harmonogramie czasu pracy).

Według 3. rocznych kart ewidencji czasu pracy pracowników MOPR za rok 2016, wszystkie szkolenia przeprowadzone zostały w dniach wolnych od pracy lub w dniach roboczych, po godzinach pracy obowiązujących zleceniobiorców na podstawie ww. regulaminu pracy (umowa nr 56/2016, 57/2016, 59/2016, 60/2016, 61/2016, 71/2016, 72/2016, 75/2016).

Na podstawie dokumentacji dotyczącej przeprowadzenia wywiadów środowiskowych na potrzeby GKRPA w ramach GPPiRPA oraz dotyczącej prawa do świadczeń opieki zdrowotnej nie można było ustalić dni i godzin przeprowadzenia wywiadów. Według §4 ust. 1 umów zawartych ze zleceniobiorcami,czynności umowne powinny zostać wykonane poza obowiązującym zleceniobiorców czasem pracy wykonywanej na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi przez zastępcę dyrektora, przełożeni pracowników, z którymi zawierane są umowy zlecenia, prowadzą na bieżąco kontrolę czasu pracy wynikającego ze stosunku pracy w ramach umowy o pracę, w taki sposób, aby był on wykorzystywany wyłącznie na pracę zawodową, określoną w zakresach czynności pracowników.

W toku kontroli ustalono, że od 1 stycznia 2017 roku MOPR nie zawiera już umów cywilnoprawnych z pracownikami na realizację wywiadów środowiskowych w zakresie potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej w związku ze zmianą sposobu finansowania ww. zadania. Stwierdzono także, że GKRPA zaprzestała zlecania realizacji wywiadów środowiskowych dla pracowników MOPR w ramach GPPiRPA.

Kontrola wykazała, że zakresy czynności stanowiące przedmiot umów zleceń nie pokrywały się z merytorycznymi zakresami czynności, obowiązującymi pracowników przy wykonywaniu pracy na podstawie umowy o pracę, określonymi w indywidualnych zakresach czynności, przyjętych przez pracowników do wiadomości.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi MOPR:

  1. Zaktualizowanie zapisów regulaminu organizacyjnego o zapisy dotyczące prowadzenia rejestru umów przez Dział Pieczy Zastępczej.
  2. Każdorazowe zamieszczanie na umowach podpisu głównego księgowego, potwierdzającego wykonanie wstępnej kontroli zgodności zobowiązania wynikającego z umowy z planem finansowym jednostki (podpis, data).
  3. Usprawnienie i ujednolicenie procesu zbierania informacji w Punktach Konsultacyjnych celem sporządzania rzetelnej informacji wewnętrznej.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2017/06/13, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2017/06/13 09:25:48
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2017/06/13 09:25:48 nowa pozycja