Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 22.05.2017 r. do dnia 23.06.2017 r. oraz od dnia 18.07.2017 r. do dnia 03.08.2017 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Obsługi Interesantów Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej BOI) w zakresie wydawania Profilu Kandydata na Kierowcę. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07.09.2017 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli prawidłowości wykonywania zadań w zakresie wydawania Profilu Kandydata na Kierowcę (zw. dalej PKK) stwierdzono, że:

• niewłaściwe oznaczano teczki aktowe osób bez uprawień, które złożyły wniosek o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia,
• żaden z wniosków o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia nie zawierał wypełnienia rubryki „wypełnia urząd” w pozycji nr 3 „numer w rejestrze”,
• w 1. przypadku wygenerowano profil kandydata na kierowcę, pomimo braku złożenia przez wnioskodawcę stosowanego oświadczenia,
• w 1. przypadku w teczce aktowej brak było pisemnej odmowy wydania prawa jazdy,
• w 1. przypadku wygenerowano profil kandydata na kierowcę, pomimo iż wniosek nie zawierał żądania na wygenerowaną kategorię prawa jazdy,
• w 1. przypadku wygenerowano profil kandydata na kierowcę na niewłaściwe dane personalne wnioskodawcy tj. imię,
• w 1. przypadku akta ewidencyjne były niekompletne o kopię posiadanego przez wnioskodawcę prawa jazdy,
• w 3. przypadkach brak było stosownej adnotacji w zakresie opłaty skarbowej na dokumencie pełnomocnictwa, 
• stosowany wzór oświadczenia „zgoda rodziców/opiekuna” załączony do procedury BOI – XXXIV – „Wydawanie Profilu Kandydata na Kierowcę” zawierał nieprawidłowe pouczenie.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie realizacji postanowień ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (zw. dalej u.k.p.) oraz rozporządzeniem Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 24 lutego 2016 r. w sprawie wydawania dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie wydawania dokumentów), w szczególności sprawy były prowadzone terminowo, a profile generowane po przedstawieniu kompletu dokumentów. Stosowano również  obowiązujące wzory wniosków.

Według § 31 ust. 1 pkt 4 Załącznika do Zarządzenia Nr 417/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin do zadań Biura Obsługi Interesantów należy m.in. wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami. Wydawanie PKK Biuro Obsługi Interesantów dokonywało w oparciu o procedurę  BOI – XXXIV - „Wydawanie Profilu Kandydata na Kierowcę”.

Kontrolą objęto wydawanie Profilu Kandydata na Kierowcę w 2016 r. PKK jest zestawem danych i informacji identyfikujących i opisujących osobę ubiegającą się o wydanie dokumentu stwierdzającego uprawnienia do kierowania pojazdami generowany, udostępniany, aktualizowany i archiwizowany w systemie teleinformatycznym. Dokumenty wymagane do wydania numeru PKK przechowywane są również w indywidualnych teczkach ewidencyjnych. Każdy wygenerowany PKK posiada swój unikalny numer. Otrzymany numer PKK niezbędny jest kandydatowi do zapisania się na szkolenie jak również na egzamin państwowy w Wojewódzkim Ośrodku Ruchu Drogowego.

Liczbę utworzonych Profili Kandydata na Kierowcę w okresie od dnia 01.01.2016 r. do dnia 31.12.2016 r. ustalono na podstawie raportu pochodzącego z Modułu Sprawozdawczo Kontrolnego – Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.Kontroli poddano136 z 6528. (tj. 2,5%) losowo wybranych spraw ujawnionych w 2016 r.

Kontroli poddano:

• 85 z 5027. (tj. 1,7%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „B” prawa jazdy,
• 3 z 128. (tj. 2,34%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „B+E” prawa jazdy,
• 20 z 337. (tj. 5,94%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „A” prawa jazdy,
• 1 z 20. (tj. 5%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „A1” prawa jazdy,
• 1 z 22. (tj. 4,54%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „A2” prawa jazdy,
• 1 z 41. (tj. 2,44%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „AM” prawa jazdy,
• 16 z 403. (tj. 3,97%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „C” prawa jazdy,
• 5 z 374. (tj. 1,37%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „C+E” prawa jazdy,
• 2 z 101. (tj. 1,98%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „D” prawa jazdy,
• 1 z 38. (tj. 2,63%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „PT” prawa jazdy,
• 1 z 13. (tj. 7,69%) utworzonych profili PKK dotyczących kategorii „T” pozwolenia na kierowanie tramwajem.

Kontrolą objęto:

• zgodność procedury  BOI – XXXIV - „Wydawanie Profilu Kandydata na Kierowcę” z przepisami ustawy o kierujących pojazdami oraz rozporządzeniem w sprawie wydawania dokumentów,
• prawidłowość prowadzonych spraw w zakresie zgodności z procedurą i ww. przepisami, w tym: terminowość ich prowadzenia, weryfikację poprawności wypełniania wniosków oraz kompletności gromadzonej dokumentacji,
• gromadzenie i przechowywanie akt ewidencyjnych w sposób określony w § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów [W przypadku wniosków złożonych przed 25 lutego 2016 r. zgodnie z § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa, Gospodarki Morskiej z dnia 31 lipca 2012 r. w sprawie wydawania dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz.U. z 2012 r. poz. 1005) zw. dalej rozporządzeniem z 2012 r. w sprawie wydawania dokumentów],
• zakresy obowiązków trzech pracowników, którzy w 2016 r. wydawali prawa jazdy, pozwolenia oraz obsługiwali system teleinformatyczny.

W toku kontroli ustalono, że teczki aktowe zawierające akta ewidencyjne osób bez uprawień, które złożyły wniosek o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia były oznaczone niezgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów, według którego teczki układa się w sposób umożliwiający ich lokalizację na podstawie nazwiska i imienia oraz numeru PESEL, o ile osoba taki numer posiada, lub numeru karty kierowcy. Teczki aktowe oznaczane były wyłącznie nazwiskiem i imieniem osoby, która złożyła wniosek o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia.

Żaden z poddanych kontroli wniosków o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia w rubryce „wypełnia urząd” nie został wypełniony w pozycji nr 3 „numer w rejestrze”, co było niezgodne z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów, według którego w celu wygenerowania profilu kandydata na kierowcę należy: zarejestrować wniosek w systemie teleinformatycznym, odnotowując na wniosku przydzielony numer pozycji w rejestrze (…).

W 1. przypadku w teczce aktowej brak było pisemnej odmowy wydania prawa jazdy na kat. CE, pomimo niespełnienia przez wnioskodawcę przesłanek niezbędnych do rozpoczęcia szkolenia (brak było stosowanego orzeczenia lekarskiego i psychologicznego dotyczących kat CE). Według  § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów, w wyniku negatywnej weryfikacji dokumentów załączonych do wniosku należy odmówić wydania prawa jazdy lub pozwolenia.

W 1. przypadku (wniosek z dnia 02.03.2016 r. złożony na nieaktualnym druku) PKK zostało wygenerowane (dnia 09.03.2016 r.) pomimo braku złożenia przez wnioskodawcę stosowanego oświadczenia, o którym mowa w § 30 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów (oświadczenie zostało złożone w dniu 07.04.2016 r.). Powyższe było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów, według którego profil kandydata na kierowcę należy wygenerować po pozytywnej weryfikacji dokumentów.

W 1. przypadku ustalono, że wygenerowano PKK na kategorię prawa jazdy CE, pomimo iż wniosek nie zawierał takiego żądania (wnioskodawca wskazał jedynie żądanie wygenerowanie PKK na kat. C). W teczce aktowej ponadto brak było kopii posiadanego prawa jazdy pomimo, że wnioskodawca wskazał we wniosku, że posiada już prawo jazdy innej kategorii. Powyższe było niezgodne z § 5 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów, według którego osoba ubiegająca się o prawo jazdy lub pozwolenie, przed przystąpieniem do szkolenia składa do właściwego organu wydającego prawo jazdy lub pozwolenie stosowne dokumenty, w tym kopię posiadanego prawa jazdy - jeżeli posiada.

W 1. przypadku ustalono, że PKK zostało pierwotnie wygenerowane na niewłaściwe dane personalne tj. imię (wnioskodawca nieprawidłowo wypełnił wniosek). Powyższe w ocenie kontroli może świadczyć, że nieprawidłowo przeprowadzono weryfikację złożonych dokumentów, co było sprzeczne z § 6 ust. 1 pkt 1 lit. a, według którego w celu wygenerowania profilu kandydata na kierowcę należy: zarejestrować wniosek w systemie teleinformatycznym, odnotowując na wniosku przydzielony numer pozycji w rejestrze, oraz przeprowadzić weryfikację złożonych dokumentów w zakresie poprawności ich wypełnienia, zgodności z dokumentem tożsamości oraz kompletności. We wskazanym przypadku ponadto teczka aktowa oznaczona była niewłaściwym imieniem (po aktualizacji wygenerowanego profilu o prawidłowe imię), co mogło powodować trudności z późniejszym jej zlokalizowaniem. W toku kontroli teczka aktowa została oznaczona prawidłowym imieniem.

W przypadku 3. pełnomocnictw udzielonych przez wnioskodawców do odbioru w ich imieniu PKK stwierdzono, że dokument pełnomocnictwa nie zawierał stosownej adnotacji w zakresie opłaty skarbowej, co było niezgodne z § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej, według którego jeżeli pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej lub jest od niej zwolnione, adnotację, określającą podstawę prawną wyłączenia lub zwolnienia, organ zamieszcza na złożonym pełnomocnictwie. Powyższe wynikało z faktu, że wnioski o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia przyjmowali również pracownicy interwencyjni, którzy nie posiadali w tym zakresie stosowanych upoważnień i pieczęci.

W 3. przypadkach nie wypełniono rubryki w pozycji nr 2 „data przyjęcia wniosku”, a w 2 przypadkach także rubryki w pozycji „kod terytorialny”. Powyższe rubryki zgodnie ze wzorem wniosku o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia powinny zostać uzupełnione przez pracownika przyjmującego ww. wnioski.

W toku kontroli ustalono ponadto, że oświadczenie „zgoda rodziców/opiekuna” załączone do procedury  BOI – XXXIV - „Wydawanie Profilu Kandydata na Kierowcę” zawierało niewłaściwe pouczenie o treści: „w przypadku sprawowania władzy rodzicielskiej przez jednego z rodziców należy złożyć zaświadczenie w tym przedmiocie”. Według art. 21 ust. 2 u.k.p. „osoba, która nie ukończyła 18 lat, może rozpocząć szkolenie za pisemną zgodą rodzica lub opiekuna. Ww. ustawa nie wymaga zatem, w przypadku gdy zgodę wyraża tylko jeden rodzic, przedstawiania dodatkowego zaświadczenia w tym zakresie.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• postanowienia procedury BOI – XXXIV - „Wydawanie Profilu Kandydata na Kierowcę” były zgodne z przepisami u.k.p. oraz rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów,
• wnioski o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia były składane na drukach zgodnych ze wzorem wniosku określonym w załącznik do rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów,
• w przypadku pozostałych wniosków złożonych od 25 lutego 2016 r. na nieaktualnych drukach, zgodnie z § 30 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wydawania dokumentów odbierano stosowane oświadczenia,
• profile kandydata na kierowcę generowane były w systemie teleinformatycznym w terminie nieprzekraczającym 2 dni robocze od dnia złożenia wniosku,
• teczki aktowe (z wyjątkiem tych wskazanych w stwierdzonych nieprawidłowościach lub uchybieniach) były kompletne i zawierały wymagane dokumenty, w tym: orzeczenia lekarskie, orzeczenia psychologiczne, odpowiednie fotografie,
• teczki aktowe przechowywane były w specjalnie do tego przeznaczonym pomieszczeniu magazynowym (archiwum BOI) zapewniającym właściwe warunki przechowywania i zabezpieczania dokumentacji,
• PKK wydawali  pracownicy przeszkoleni w zakresie znajomości przepisów związanych z wydawaniemtych dokumentóworaz obsługi systemu teleinformatycznego.

 II. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi BOI:

1. oznaczanie nowo zakładanych teczek aktowych numerem PESEL kandydata,
2. prawidłowo wypełniać każdą pozycję znajdującą się w rubryce „wypełnia urząd” wniosku o wydanie prawa jazdy lub pozwolenia,
3. generować profile kandydata na kierowcę po przedłożeniu przez wnioskodawcę kompletu dokumentów i spełnieniu przesłanek określonych w ustawie o kierujących pojazdami,
4. weryfikować złożone wnioski w zakresie poprawności ich wypełnienia, zgodności z dokumentem tożsamości oraz kompletności,
5. w przypadku stwierdzonych braków w złożonej dokumentacji wzywać do ich usunięcia w trybie art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca – Kodeks postępowania administracyjnego,
6. pisemnie odmawiać wydania prawa jazdy lub pozwolenia w wyniku negatywnej weryfikacji dokumentów załączonych do wniosku, które nie zostały uzupełnione przez wnioskodawców,
7. dokonywać stosowanej adnotacji w zakresie opłaty skarbowej na każdym dokumencie pełnomocnictwa,
8. rejestrować wnioski w systemie teleinformatycznym zgodnie z żądaniem wnioskodawcy,
9. wprowadzić do procedury BOI - XXXIVprawidłowy wzór oświadczenia „zgoda rodziców/opiekuna”.