Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 21.11.2019 r. do 15.01.2020 r. przeprowadził kontrolę w Młodzieżowym Ośrodku Socjoterapii Nr 1 w Szczecinie przy ul. Przylesie 17 (zw. dalej MOS), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 27 stycznia 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lutego 2020 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Młodzieżowym Ośrodku Socjoterapii Nr 1 w Szczecinie (zw. dalej MOS) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2018 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• wydatkowaniu środków z wydzielonego rachunku dochodów na zakup żywności dla wychowanków bez wskazania dowodów źródłowych,
• braku kompletności dowodów księgowych i poprawności zapisów księgowych,
• wypłacie nauczycielowi dodatku za wysługę lat bez uwzględnienia potrącenia z tytułu zwolnienia lekarskiego,
• braku stwierdzenia sprawdzenia na wyciągach bankowych, raportach kasowych, wystawionych fakturach VAT i fakturach wewnętrznych,
• opiniowaniu zawieranych umów pod kątem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin dopiero po ich podpisaniu,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z obowiązującymi przepisami.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w MOS w 2018 r. wyniosło łącznie 578,57 zł, co stanowiło 68,07 % planowanej kwoty w wysokości 850,00zł. Dochody budżetowe pochodziły w całości z wpływów z różnych dochodów (§ 097).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2018 r. łącznie 98.470,26 zł, co stanowiło 87,92 % planowanej kwoty w wysokości 112.000 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: różnych opłat (§ 069 – 27,00 zł), usług (§ 083 – 98.296,21 zł) i pozostałych odsetek (§ 092 – 147,05 zł).

Kontroli poddano przypisy należności oraz wpłaty za wyżywienie wychowanków MOS, zrealizowane w październiku 2018 r. na kwotę ogółem 9.333,40 zł, tj. 9,50 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z usług.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

We wszystkich przypadkach kwoty należności z tytułu wyżywienia wychowanków zostały naliczone zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 62.465,09 zł, w tym: pozostałe należności wymagalne w wysokości 20.977,20 zł i pozostałe należności z innych tytułów w wysokości 41.487,89 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. wykazano należności netto w kwocie 41.487,89 zł, a w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na 31.12.2018 r. należności w łącznej kwocie 20.977,20 zł.  

Należności ogółem MOS wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 84.594 zł, wyniosły na dzień 31.12.2018 r. – 147.059,09 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki MOS w wysokości 2.957.140,70 zł zrealizowane zostały w 99,54 %, tj. w kwocie 2.943.514,96 zł (środki budżetowe na kwotę 2.845.044,70 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 98.470,26 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 40. źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 189.092,11 zł, co stanowiło 6,42 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 150.014,70  zł i ze środków wrd w kwocie 39.077,41 zł),
• 27 wyciągów bankowych, 4 raporty kasowe, 2 umowy, 14 dokumentów przychodu pozostałych środków trwałych oraz 12 zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

W toku kontroli realizacji zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin  stwierdzono, że w 6. przypadkach udzielenia zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto, kierownik gospodarczy po przeprowadzeniu analizy rynku nie sporządził stosownej notatki służbowej,  w 3. przypadkach notatki dot. odstąpienia od przeprowadzenia analizy rynku, a w 1. przypadku pracownik nie wskazał w notatce służbowej szacunkowej wartości zamówienia ani obowiązującego kursu euro. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1-2 i 5 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego udzielając zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto każdorazowo należy dokonać analizy rynku, sporządzić z niej notatkę służbową, która powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro, a w sytuacji odstąpienia od dokonania analizy rynku sporządzić stosowną notatkę służbową.

Ustalono, że w 2. przypadkach na 2 poddane kontroli, umowy dotyczące zaciąganych zobowiązań zostały przekazane do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin dopiero po ich podpisaniu. Było to niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta przed ich zawarciem-podpisaniem.

Dodatkowo ww. skontrolowane umowy skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Było to niezgodne z zapisami art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), zw. dalej uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie i zawieranie umów w MOS był kierownik gospodarczy.

Skontrolowane wydatki na zakup artykułów spożywczych ze środków finansowych wydzielonego rachunku dochodów (§ 4220) na łączną kwotę 36.010,40 zł realizowane były w formie refundacji na konto budżetowe MOS, z którego regulowane były zobowiązania za wyżywienie. Kwoty do refundacji ustalane były na podstawie wpłat za wyżywienie z miesięcy poprzedzających refundację. Zestawienia przekazywanych kwot załączane do wyciągu bankowego nie były sprawdzane ani zatwierdzane do wypłaty. Zestawienia nie zawierały wskazania dowodów źródłowych podlegających finansowaniu z wydzielonego rachunku dochodów. Wszystkie dowody księgowe dot. zakupu żywności ujmowane były w pełnych kwotach w kosztach budżetu. Było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), zw. dalej uor, wg których podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”, jak również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Dodatkowo naruszało to zapisy art. 21 ust. 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz art. 24 ust. 1 i 2 uor stanowiącego, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie tzn. dokonane w nich zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.

Księgi rachunkowe prowadzone były przez głównego księgowego i księgową.

Zobowiązania w kwotach wynikających ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.        

2.2. Zobowiązania

 W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od 01.01.2018 r. do dnia 31.12.2018 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 179.409,95 zł, uregulowane w I kwartale 2019 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 148.797,13 zł,
• składek ZUS na kwotę 30.612,82 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2018 r. oraz w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2018 r. nie wykazano zobowiązań. Na dzień 31.12.2018 r. zobowiązania ogółem, wynikające z bilansu MOS, wyniosły 179.409,95 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 44. pracowników MOS zatrudnionych w 2018 r. (wg stanu na dzień 31.12.2018 r.), tj. 9,09 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 173.792,63 zł, tj. 9,09 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 1.911.783,00 zł, zaewidencjonowanych w 2018 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 13.158,22 zł, tj. 9,20 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 142.957,00 zł.

Ustalono, że w 2. przypadkach nie dokonano nauczycielowi zmniejszenia dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego. Skutkowało to wypłatą nienależnego wynagrodzenia z ww. tytułu w łącznej kwocie 183,31 zł. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Stwierdzono, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach w części B akt osobowych znajdowały się podania o urlop wypoczynkowy, wnioski o udzielenie urlopu na żądanie i karty urlopowe, stanowiące element dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy. Powyższy sposób prowadzenia akt osobowych był niezgodny z zapisami ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894 ze zm.) (aktualnie § 6 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – Dz. U. poz. 2369), według którego dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie. Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie akt osobowych pracowników byli sekretarz i kierownik gospodarczy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R i PIT-8AR za 2018 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 175.642 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2018 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, na Fundusz Pracy i Fundusz Emerytur Pomostowych naliczone zostały w kwocie ogółem 766.643,63 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

We wszystkich przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2018 r. regulowane były w określonych przepisami terminach. MOS skorzystał również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego i prawidłowego wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 578,57 zł.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 578,57 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. na kwotę ogółem 2.845.044,70 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2018 r. na kwotę 98.470,26 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2018 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2018 r. – 62.465,09 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 850 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem dzień 01.01.2018 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 2.845.140,70 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 544.210,70 zł (dokonano 13. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2018 r. wyniósł 112.000 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2018 r. o 5.000 zł (dokonano 3. zmian planu).

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty (z uwzględnieniem zmian).

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2018 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2018 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusz spisu z natury przeprowadzonego w kasie, 17. arkuszy spisu z natury przeprowadzonego w magazynie żywnościowym i przemysłowym, zestawienie wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald z dokumentacją, arkusz spisu z natury środków trwałych, 61. arkuszy ze spisu z natury pozostałych środków trwałych, protokół z zakończonej inwentaryzacji oraz 5 potwierdzeń sald.

Ustalono, że w dokumentacji MOS nie było stosownych oświadczeń składanych przed i po inwentaryzacji przez osoby materialnie odpowiedzialne za składniki majątku.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2018. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą faktur, zestawień i wniosków o płatność (40), wyciągów bankowych (45) i raportów kasowych (4) wykazała, że w 26. przypadkach nie ujęto w zapisie księgowym opisu operacji, w 21. przypadkach wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej, a dodatkowo w 18. przypadkach także błędną datę wystawienia dowodu księgowego. Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, określenie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych był główny księgowy i księgowy.

Dodatkowo ustalono, że wszystkie skontrolowane wyciągi bankowe i raporty kasowe nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia. Dowody księgowe (faktury, zestawienia, wnioski), ujmowane były natomiast w ewidencji z datą zapłaty i załączane do wyciągu bankowego/raportu kasowego. Do dekretacji ww. dowodów księgowych, sporządzonej w formie wydruku z systemu informatycznego, nie był dołączony dokument źródłowy. Stanowiło to naruszenie zapisów art. 20 ust. 2 uor, wg których podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” oraz zapisy art. 21 ust. 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz art. 24 ust. 1 i 2 uor stanowiącego, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie tzn. dokonane w nich zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów, a księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Pozostałe wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym spełnione zostały zgodnie z zapisami uor.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zasady polityki rachunkowej w MOS, obowiązujące od 01.09.2013 r.
2. Regulamin kontroli zarządczej, obowiązujący od 01.09.2014 r.
3. Obieg dokumentów księgowych (bez daty wprowadzenia).
4. Regulamin kontroli wewnętrznej, obowiązujący od dnia 01.09.2006 r.
5. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej , obowiązujące od 02.09.2011 r.

Stwierdzono, że dokumentacja MOS opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, wraz z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, ani określenia aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W dokumentacji MOS nie opisano ponadto stosowanych rozwiązań w zakresie: sposobu ewidencji kosztów w poszczególnych okresach sprawozdawczych, dekretacji dowodów księgowych, kontroli wyciągów bankowych i raportów kasowych.

 W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w MOS procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących
z obowiązującymi przepisami.

 9. Podatek od towarów i usług (VAT)

     Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2018 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12 deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami sprzedaży oraz 190 faktur VAT i faktur wewnętrznych.

W toku kontroli ww. faktur dotyczących sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

- we wszystkich przypadkach faktury nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia, co naruszało zapisy art. 21 ust. 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania; za kontrolę dowodów księgowych odpowiadał dyrektor i główny księgowy;

- w 9. przypadkach faktura, wystawiona przez samodzielnego referenta, nie zawierała prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług i ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług.

W związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin nie dokonano powierzenia obowiązków pracownikom wykonującym czynności wynikające z ww. zarządzenia, a ponadto nie dokonano zmian planu kont poprzez wprowadzenie konta rozrachunkowego do rozliczeń z Gminą z tytułu podatku VAT, ani zmian w polityce rachunkowości w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczaniem podatku VAT. Powyższe było niezgodne z zapisami § 4 ust. 6 i § 5 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług, według których do dokonania ww. powierzenia obowiązków i zmian zobowiązani są kierownicy jednostek.

We wszystkich przypadkach deklaracje VAT-7 za 2018 r. z załączonymi do nich rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

W 2018 r. brak było podstaw do dokonania w MOS odliczeń podatku naliczonego.

 10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2018 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2018 r. osoba pełniąca rolę administratora systemu bankowości elektronicznej mogła zmieniać własne uprawnienia. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie ma możliwości zmiany własnych uprawnień.  

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 10.01.2020 r., w 2018 r. przeprowadzone zostały w jednostce 3 kontrole. Informacja dotycząca 1. z 3. ww. kontroli nie została przekazana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie. 

Ustalono, że informacje za 2018 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi MOS:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z przepisami uor, tj. ze wskazaniem opisu operacji, prawidłowej daty dokonania operacji gospodarczej i daty wystawienia dowodu księgowego.
2. Każdorazowe zamieszczanie stwierdzenia sprawdzenia na dowodach księgowych.
3. Wydatkowanie środków z wydzielonego rachunku dochodów na podstawie określonych dowodów źródłowych.
4. Wydatkowanie środków z wydzielonego rachunku dochodów na wyżywienie jedynie na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych do wypłaty dowodów źródłowych.
5. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz podpisu głównego księgowego przed dniem ich zawarcia-podpisania.
6. Każdorazowe sporządzanie notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku lub z odstąpienia od jej przeprowadzenia w przypadkach udzielania zamówień, których wartość przekracza 3.000 zł brutto oraz wskazywanie w ww. notatkach wymaganych przepisami elementów.
7. Dokonywanie potrącenia wynagrodzenia z tytułu dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego nauczycieli.
8. Przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem zgodności sposobu ich prowadzenia z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
9. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy odrębnie tj. poza aktami osobowymi pracowników.
10. Pobieranie w toku przeprowadzanej inwentaryzacji od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych oświadczeń.
11. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
12. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
13. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.
14. Dokonanie zmiany w systemie bankowości elektronicznej dotyczącej możliwości zmiany własnych uprawnień przez osobę pełniącą rolę administratora.