Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2019 roku

Nr kontroli: WKiAW

Gospodarka finansowa za 2018 r

Rada Osiedla Słoneczne z siedzibą przy ul. Rydla 49 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2019 r. kontrolę w Radzie Osiedla Słoneczne z siedzibą przy ul. Rydla 49 w Szczecinie (zw. dalej RO)w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 21 stycznia 2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lutego 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w RO w zakresie gospodarki finansowej za 2018 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

  • nieterminowym przekazaniu do ówczesnego Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ) sprawozdań finansowych za 2018 r.,
  • przekazaniu podjętych uchwał do komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ w terminach niezgodnych z zapisami statutowymi,
  • niezamieszczeniu na stronie internetowej uchwał podjętych przez RO w 2018 r. oraz sprawozdań za 2018 r.
  • niezamieszczaniu w opisach dowodów księgowych podlegających rozliczeniu numerów uchwał RO,
  • numerowaniu uchwał Rady niezgodnie z zapisami statutowymi.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2018 r. wyniósł po zmianach 27.647 zł (Uchwała Nr XXXVI/1053/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2018 rok ze zm.), co stanowiło 3% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 914.014 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie 6.750 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 58/2018 z dnia 21.02.2018 r. przeznaczone zostały na festyn sportowo – rekreacyjny dla dzieci i młodzieży w Centrum Kształcenia Sportowego w kwocie 1.500 zł, organizację „Festynu Słonecznego” przy Rubinowym Stawie w kwocie 1.500 zł oraz na Wigilię dla osób starszych i samotnych z Osiedla Słoneczne w kwocie 3.750 zł.

Wykonanie wydatków RO za 2018 r. wyniosło 26.600,50 zł, co stanowiło 96,2% planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 33.350,50 zł, w tym wydatki w kwocie 26.600,50 zł, poniesione ze środków RO (100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2018 r.) oraz wydatki w kwocie 6.750 zł, zrealizowane ze środków przyznanych przez KIS, w tym:

  • 31 dowodów dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych gotówką i rozliczonych z zaliczek otrzymanych przez ówczesnego Skarbnika oraz opłaconych przelewem na kwotę łączną 23.781,12 zł,
  • 50 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 9.569,38 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W opisach faktur wydatkowych brak było wskazań w zakresie numeru uchwały RO, a na obowiązek zamieszczania powyższej informacji w opisach faktur wskazano w § 12 pkt 2 załącznika do ówcześnie obowiązującego zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r.) oraz w § 11 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 342/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 sierpnia 2018 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r.).

W przypadku 16. dowodów księgowych potwierdzających poniesione wydatki, dowody te podpisane były przez ówczesnego Wiceprzewodniczącego zamiast przez ówczesnego Przewodniczącego. Na obecność ówczesnego Przewodniczącego w miesiącach wystawienia faktur podpisanych przez ówczesnego Wiceprzewodniczącego wskazywały rozliczenia diet, które wystawione zostały przez ówczesnego Przewodniczącego za pełne miesiące pełnienia funkcji przewodniczącego.

W 3. przypadkach, na fakturach nie zostały zamieszczone pieczątki imienne ówczesnego Skarbnika (1 przypadek) oraz ówczesnego Przewodniczącego (2 przypadki). Z 51. list wypłat diet poddanych kontroli, 46. listom wypłat nie został nadany kolejny numer, a w przypadku 22. list, podpisy złożone zostały na listach bez pieczątki imiennej.

Obowiązek podpisywania dowodów oraz zamieszczania ww. pieczątek przez Przewodniczącego i Skarbnika RO w opisach podlegających rozliczeniu dowodów księgowych wynikał zarówno z procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r. (§ 12 pkt 3) jak i z procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r. (§ 11 ust. 1 pkt 3), a obowiązek numerowania list wypłat z treści załącznika nr 5 do wymienionych procedur.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Na wszystkich fakturach/rachunkach wydatkowych zamieszczony został opis, w którym wskazany był cel zakupu oraz paragraf klasyfikacji budżetowej. W przypadku pobrania zaliczek gotówkowych, ówczesny Skarbnik wystąpił ze stosownymi wnioskami o udzielenie zaliczki, a ich rozliczenie nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów (Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO, stanowiącego Załącznik nr 1 do uchwały nr XXIX/785/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Słoneczne (zw. dalej Statutem RO).

Pełniący funkcję Przewodniczącego, Skarbnika oraz członka Zarządu złożyli jednorazowe oświadczenia, czym wypełnili zapisy § 13 ust. 3 załączników do procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r. oraz procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r., według których wypłaty gotówkowe na rzecz przewodniczącego RO, członków zarządu RO oraz skarbnika realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury.

Kontrola wykazała, że do miesiąca maja 2018 r. ówczesny Przewodniczący RO występował o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł. Podkreślić należy, że WGKiOŚ, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety. W miesiącu lipcu 2018 r. WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla ówczesnego Przewodniczącego stosownego wyrównania z tytułu zaniżonych diet. Wyrównanie za rok 2017 i za okres styczeń – maj 2018 r. w kwocie 87,89 zł zostało wypłacone ówczesnemu Przewodniczącemu w sierpniu 2018 r.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy w kwocie 27.590 zł, przyjęty został uchwałą nr 56/17 RO z dnia 29.11.2017 r. Zmian w planie rzeczowo – finansowym RO na 2018 r. dokonano załącznikami do uchwały nr 63/2018 z dnia 16.05.2018 r. i uchwały nr 69/2018 z dnia 27.10.2018 r., a plan po zmianach wyniósł 27.647 zł.

 W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2018 r. z wykonaniem wydatków RO za 2018 r., przedstawionym w sprawozdaniu rocznym RO z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie wywiązała się z terminowego przekazania do WGKiOŚ informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo – finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. przekazane zostało w dniu 07.02.2019 r. wraz z uchwałą nr 72/2019 z dnia 05.02.2019 r. oraz sprawozdaniem z wykonania planu finansowego za 2018 r. RO nie podjęła ponadto uchwały dotyczącej przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r., a sprawozdanie nie zawierało potwierdzenia wpływu do WGKiOŚ. Według zapisów § 16 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 16.12.2016 r., RO zobowiązana była do złożenia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2018 r. w terminie do dnia 31 lipca 2018 r. (aktualnie jest to § 14 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r.).

Stwierdzono ponadto, że nieterminowo przekazane zostało także sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2018 r. Sprawozdanie przekazane zostało do WGKiOŚ wraz z uchwałą nr 72/2019 w dniu 07.02.2019 r., a zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej z dnia 01.08.2018 r., winno być przekazane w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

Kontrola nie wykazała różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2018 r. i wykonaniem wykazanym w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2018 r., sprawdzono także:

  • kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
  • prawidłowość oznaczania i terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

Kontrola kompletności publikowania podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO wykazała, że na stronie internetowej RO nie zostały zamieszczone żadne dokumenty dotyczące działalności RO w 2018 r. Według stanu na 31.12.2019 r., na stronie internetowej RO http://sloneczne.osiedla.szczecin.pl/ w zakładce Dokumenty RO, opublikowane były jedynie 3 uchwały (LV/88/2015, XLVI/72/2014 i 1/2013; zamieszczone w dniu 17.08.2016 r.), sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2011 r., 2012 r. i 2013 r., sprawozdanie z działalności Rady za 2011 r. oraz statuty RO.

Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Należy także zaznaczyć, że tytułem publikacji na ww. stronie internetowej RO nie ponosiło żadnych wydatków, gdy tymczasem sprawozdanie z działalności RO za 2017 r. zamieszczone zostało przez RO w piśmie Lokalnym, m.in. wraz z zaproszeniem na festyn (faktura nr 14/06/2018 z dnia 29.06.2018 r. na kwotę 500 zł).

W toku kontroli stwierdzono, że 6 uchwał z 16. poddanych kontroli, przekazanych zostało komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ po terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

Numery uchwał nadawane były w RO niezgodnie z § 16 ust. 3 Statutu, według którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07. Numery uchwał RO zawierały rok podawany po ukośniku, jako cztery cyfry (za wyjątkiem uchwały nr 56/17).

Pozostałe uchwały przekazane zostały do WGKiOŚ w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

  1. Przekazywanie do Wydziału Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) sprawozdania z wykonania planu rzeczowo – finansowego za pierwsze półrocze w terminie do 31 lipca danego roku, a sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego – w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego.
  2. Przekazywanie podjętych uchwał do komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGK w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.
  3. Zamieszczanie w opisach dowodów księgowych podlegających rozliczeniu numerów uchwał RO oraz pieczątek imiennych osób podpisujących.
  4. Zatwierdzanie dowodów księgowych potwierdzających wydatkowanie środków przez Skarbnika i Przewodniczącego RO.
  5. Numerowanie uchwał Rady zgodnie z zapisami statutowymi.
  6. Sprawowanie nadzoru nad bieżącym publikowaniem podjętych uchwał i informacji o działalności Rady na stronie internetowej RO.

 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2020/05/11, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2020/05/11 10:19:12
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2020/05/11 10:19:12 nowa pozycja