Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

         Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w styczniu 2020 r. przeprowadził w Stowarzyszeniu Brzeg Kultury z siedzibą Prawy przy ul. Młodzieży Polskiej 28, 70-774 Szczecin (zw. dalej Stowarzyszeniem), kontrolę realizacji zadania publicznego pod tytułem: „Integracja i aktywizacja osób starszych – prowadzenie Klubów Seniora oraz innych form wsparcia dziennego seniorów na terenie Gminy Miasto – Podjuszański Klub Seniora” w zakresie objętym umową CRU/17/0001576 zawartą w dniu 24.04.2017 r.(zw. dalej umową nr CRU/17/0001576), realizowaną w okresie od dnia 20.03.2017 r. do dnia 31.12.2017 r. Na realizację ww. zadania publicznego Gmina Miasto Szczecin przekazała środki finansowe w wysokości 25.000,00 zł.

Kontrolujący dokonał następujących czynności kontrolnych:

1. analiza dokumentacji potwierdzającej realizację zadania pod kątem zgodności wydatków z ofertą, harmonogramem i umową,
2. porównanie dokumentacji ze złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania.

            Łączne wydatki wynikające z przedstawionych dokumentów księgowych wyniosły 30.515,81 zł. Wydatki w kwocie 25.000,00 zł (81,92% całkowitego kosztu realizacji zadania) pokryto ze środków pochodzących z dotacji.

            W dniu 30.01.2018 r. Stowarzyszenie złożyło w UM Szczecin sprawozdanie z wykonania zadania publicznego, Pismem z dnia 12.03.2018 r. Dyrektor Wydziału Spraw Społecznych poinformował ówczesnego Prezesa Stowarzyszenia, że w ww. sprawozdaniu stwierdzono nieprawidłowości i konieczna jest jego korekta. W dniu 14.03.2018 r. Stowarzyszenie złożyło w UM Szczecin korektę sprawozdania. Pismem z dnia 20.04.2018 r. Dyrektor Wydziału Spraw Społecznych poinformował ówczesnego Prezesa stowarzyszenia, że sprawozdanie końcowe z wykonania przedmiotowego zadania zostało zatwierdzone w dniu 19.04.2018 r.

W wyniku powyższych czynności kontrolujący dokonałnastępujących ustaleń:

            W celu udokumentowania wydatków poniesionych w związku z realizacją przedmiotowego zadania do kontroli przedstawiono 3 umowy zlecenia (wraz z rachunkami), 17 faktur VAT oraz 1 rachunek.

            Jedna z trzech ww. umów zleceń tj. umowa z dnia 02.06.2017 r. zawarta została przez ówczesnego Skarbnika Zarządu Stowarzyszenia z ówczesnym Prezesem Zarządu Stowarzyszenia Szyszko (zw. dalej Zleceniobiorcą). Przedmiotem zlecenia było: prowadzenie cotygodniowych zajęć artystycznych w wymiarze 3h tygodniowo z przerwą na okres wakacyjny w zakresie prowadzenia artystycznych zajęć warsztatowych w Podjuszańskim Klubie Seniora. Obszar zajęć powinien obejmować sztuki plastyczne, teatr i muzykę”.

            W toku kontroli ustalono, że ówczesny Skarbnik Zarządu Stowarzyszenia zawarł ww. umowę zlecenie z dnia 02.06.2017 r. pomimo braku stosownego pełnomocnictwa czym naruszono przepis art. 11. ust. 4 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U.2019.713), według którego w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów). 

            Ustalono ponadto, że Zleceniobiorca - pomimo zobowiązania zawartego w pkt. 2 umowy zlecenia z dnia 02.06.2017 r., według którego zobowiązany był do prowadzenia dziennika zajęć z towarzyszącą listą obecności - nie prowadził dziennika zajęć ani listy obecności. W toku kontroli Stowarzyszenie nie przedstawiło żadnej innej dokumentacji jednoznacznie potwierdzającej przeprowadzenie przez Zleceniobiorcę zajęć artystycznych w ramach realizacji ww. umowy zlecenia z dnia 02.06.2017 r.

            Kontrola wykazała również, że Stowarzyszenie reprezentowane przez Skarbnika przyjęło rachunek i rozliczyło ww. umowę zlecenie z dnia 02.06.2017 r. już w dniu jej zawarcia tj. w dniu 02.06.2017 r. Według pkt. 4 umowy zlecenia z dnia 02.06.2017 r. Zleceniobiorcy za wykonanie przedmiotu umowy przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 7.650,00 zł brutto. W dniu 07.06.2017 r. z rachunku bankowego Stowarzyszenia dokonano zapłaty wynagrodzenia wynikającego z ww. umowy zlecenia z dnia 02.06.2017 r. (pomniejszonego o potrącone zaliczki z tytułu podatku dochodowego i składki zdrowotnej od osób fizycznych) w kwocie 6.452,50 zł za ww. rachunek z dnia 02.06.2017 r. Wydatek w kwocie 7.650,00 zł pokryto ze środków pochodzących z dotacji. Wskazać należy, że zapłata wynagrodzenia powinna – co do zasady -  nastąpić, dopiero po wykonaniu zlecenia. Ww. umowa zlecenia nie zawierała wskazania innego terminu płatności (w pkt 5. umowy wskazano jedynie, że:  „wynagrodzenie płatne będzie w formie całościowej, dopuszcza się formę zaliczkowej płatności”). Według art. 744 ustawy z dnia z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.2019.1145) w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia chyba, że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych.

            Wskazać należy również, że w związku z zawarciem umowy z ówczesnym Prezesem Stowarzyszenia, Stowarzyszenie winno dochować szczególnej staranności w celu wykazania, że przedmiotowa usługa została zlecona na zasadach rynkowych i nie naruszono § 34 Statutu Stowarzyszenia, według którego zabrania się zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenie zawyżonej. Tymczasem Stowarzyszenie nie posiadało żadnej dokumentacji wskazującej na sposób wyboru ww. wykonawcy czy dokonanie rozeznania rynku poprzedzającego zlecenie wykonania usługi.

            Do kontroli przedstawiono także rachunek nr 1/05.2017 z dnia 08.05.2017 r.; na kwotę 6.000,00 zł, za: „zajęcia edukacji zdrowotnej, gimnastyka zespołowa ogólnorozwojowa zgodnie z umową zawartą w dniu 05.05.2017 r.”.

            Dokumentacja nie zawierała natomiast umowy z dnia 05.05.2017 r. (o której mowa w treści rachunku). Stowarzyszenie w ramach udzielonych w toku kontroli wyjaśnień przedstawiło (w formie plików JPG) skany: oferty na przeprowadzenie zajęć (oferta nie była opatrzona datą, nie przedstawiono zapytania ofertowego/ogłoszenia w odpowiedzi na które przedmiotowa oferta została złożona), program zajęć, listy uczestników z podziałem na grupy oraz przykładową (anonimizowaną) kartę zdrowotną uczestnika zajęć. Zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 11.05.2017 r. Ww. wydatek w całości pokryto ze środków pochodzących z dotacji.