Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Nr kontroli: WKiAW

Gospodarka finansowa za 2017 r.

Rada Osiedla Załom - Kasztanowe z siedzibą w Szczecinie, Os. Kasztanowym 54

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) przeprowadził w 2018 r. kontrolę w Radzie Osiedla Załom - Kasztanowe z siedzibą w Szczecinie na Os. Kasztanowym 54, w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 5 grudnia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 grudnia 2018 r.

  I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Załom - Kasztanowe (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2017 r. stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

  • występowania o wypłatę diet Przewodniczącemu w zaniżonej kwocie (niedopłata za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 56,87 zł),
  • niepodjęcia stosownych uchwał dotyczących przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. oraz sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego za 2017 r.,
  • niedokumentowania wyników głosowania wbrew zapisom statutowym,
  • przekazywania podejmowanych uchwał do WGKiOŚ po terminie wskazanym w Statucie RO,
  • niezamieszczania na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności wydatków poniesionych przez RO z treścią ekonomiczną zadań, do których zostały zakwalifikowane.

 II. Oceny cząstkowe

 1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2017 r. wyniósł 18.302 zł (Uchwała Nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 rok), co stanowiło 2 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 915.506 zł.

Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych w kwocie 6.500 zł, które zgodnie z uchwałą RO nr 11/17 z dnia 21.02.2017 r. przeznaczone zostały na organizację Festynu Osiedlowego.

Wykonanie wydatków RO za 2017 r. wyniosło 17.792,57 zł(Uchwała Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 czerwca 2018 r. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Szczecin za rok 2017 oraz sprawozdania finansowego Miasta Szczecin za okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2017 roku (zw. dalej Uchwałą Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin) i stanowiło 97,2 % planu budżetu RO.

Kontroli poddano wydatki RO na kwotę łączną 17.792,57 zł, co stanowiło 100 % wydatków ogółem zrealizowanych przez RO w 2017 r.,w tym:

  • 18 faktur i rachunków dokumentujących wydatki poniesione przez RO, opłaconych przelewem przez Urząd Miasta Szczecin lub rozliczonych z zaliczek do rozliczenia otrzymanych przez Skarbnika na kwotę łączną 8.452,38 zł,
  • 28 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych Przewodniczącemu, Wiceprzewodniczącemu i Skarbnikowi na kwotę łączną 9.340,19 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań RO były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

 Kontrola wykazała, że Przewodniczący RO wystąpił o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł, w wyniku czego Przewodniczący otrzymał diety za 11 miesięcy 2017 r. w kwocie ogółem 4.371,95 zł, a powinien w kwocie 4.428,82 zł (niedopłata w kwocie 56,87 zł).

Według § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. oraz § 25 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., Przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Zgodnie z art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, wysokość diet przysługujących radnemu gminy nie mogła przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy budżetowej na rok 2017 z dnia 16 grudnia 2016 r., kwota bazowa dlaosób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalona została w wysokości 1.789,42 zł, co oznaczało, że w 2017 r. maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu gminy w ciągu miesiąca wynosiła dla Miasta Szczecin 2.684,13 zł. Na powyższy sposób ustalania diety wskazano także w § 3 Uchwały Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. (zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał).

Według kontrolującego, odpowiedzialność za powyższą sytuację ponosi także WGKiOŚ, ponieważ w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością RO, nie poinformował rad osiedli o zmianie wysokości diety.

Stwierdzono ponadto, że listy wypłat diet za styczeń 2017 r. złożone przez Przewodniczącego i Skarbnika, nie zawierały kolejnego numeru i daty listy. Wymienione elementy wskazane zostały we wzorze listy, stanowiącym załącznik nr 5 do „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. (zw. dalej procedurą dotyczącą gospodarki finansowej) ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r.

Kontrola 18. faktur/rachunków wydatkowych wykazała, że:

  • w 1. przypadku, w opisie merytorycznym nie wskazano uchwały RO, a zgodnie z § 12 pkt 2 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, numer uchwały winien stanowić jeden z elementów opisu dowodów księgowych podlegających rozliczeniu,
  • w przypadku 3. z 12. rachunków wystawionych z tytułu umowy zlecenia nr WGKiOŚ/RO/4/2017 za styczeń, luty i marzec 2017 r., data wystawienia wskazana na rachunku, tj. 02.01.2017 r. była niezgodna z zapisami § 3 ww. umowy, według których zleceniobiorca zobowiązany był wystawić rachunek na koniec miesiąca, w którym wykonywana była usługa wraz z wykazem liczby godzin za dany miesiąc, w którym wykonywał zlecenie,
  • w 2. przypadkach, na rachunkach za wykonanie prac zleconych Przewodniczący nie złożył stosownego podpisu, co było niezgodne z zapisami § 3 ust. 5 ww. umowy, według których osobą upoważnioną do potwierdzenia prawidłowości realizacji usługi był Przewodniczący RO, który powinien dokonać na rachunku odpowiedniej adnotacji o przyjęciu usług lub odmowie ich przyjęcia przez Zleceniodawcę.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO (poza 1. ww. przypadkiem) dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Przewodniczącego i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, Skarbnik wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, a rozliczenie zaliczki nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

WGKiOŚ wystąpił do Wydziału Księgowości UM Szczecin o wypłatę dla Przewodniczącego stosownego wyrównania z tytułu diet.

 2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2017 r. z wykonaniem wydatków RO za 2017 r. wykazanym w Uchwale Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin oraz sprawozdaniem rocznym RO z wykonania planu finansowego.

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie podjęła stosownych uchwał dotyczących przyjęcia informacji o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. oraz sprawozdania rocznego z wykonania planu finansowego za 2017 r. Sprawozdania powinny być przyjęte uchwałami RO, na podstawie § 15 ust. 1 statutu obowiązującego od maja 2017 r., według którego Rada rozstrzyga w drodze uchwał wszystkie sprawy, które należą do jej kompetencji.

Kontrola wykazała, że wbrew zapisom procedury dotyczącej gospodarki finansowej, ROnie sporządziła sprawozdań kwartalnych z wykonania planu finansowego za 2017 r. Według § 15 ust. 2 ww. procedury, Skarbnik RO zobowiązany był do przedłożenia Zarządowi RO i przekazania ww. sprawozdań do WGKiOŚ w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Zapisy procedury były niespójne z zapisami Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według których RO powinna składać jedynie sprawozdania półroczne i roczne z wykonania budżetu. Według wyjaśnień udzielonych przez WGKiOŚ w toku kontroli nr Z/4/18, w związku z planowaną zmianą zapisów ww. procedury m.in. w zakresie usunięcia zapisów dotyczących sporządzania przez RO sprawozdań kwartalnych, Wydział z wyprzedzeniem odstąpił od żądania wymienionych sprawozdań.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że RO sporządziła, ale nie przekazała do WGKiOŚ opisu rzeczowego planowanych do realizacji działań, stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały nr 10/16 z dnia 20.12.2016 r., dotyczącej zatwierdzenia planu rzeczowo – finansowego na 2017 r. Powyższy opis rzeczowy winien zostać przekazany do WGKiOŚ wraz z projektem planu finansowego, na podstawie § 3 ust. 3 procedury dotyczącej gospodarki finansowej.

Nie stwierdzono różnic pomiędzy faktycznym wykonaniem wydatków RO za 2017 r. i wykonaniem wykazanym w Uchwale Nr XLII/1199/18 Rady Miasta Szczecin.

Z ww. uchwałą zgodna była także wartość wydatków RO wykazana w przedstawionej kontrolującemu analitycznej ewidencji wydatków poniesionych przez RO, prowadzonej przez WGKiOŚ.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

 4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego za 2017 r., sprawdzono także:

  • kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu,
  • terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGKiOŚ.

Kontrolą objęto także postępowanie RO w związku z wystąpieniem interesu prawnego i majątkowego członka rodziny Skarbnika RO.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie wywiązywała się ze statutowego obowiązku zamieszczania na stronie internetowej http://zalom.osiedla.szczecin.pl/stosownych informacji dotyczących działalności RO. Na stronie nie zamieszczono m.in. uchwał nr 14/17 i 16/17 oraz sprawozdania finansowego za 2017 r. Według § 24 ust. 1 pkt 8 Statutu obowiązującego do maja 2017 r., do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu obowiązującego od maja 2017 r., czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

Kontrola wykazała, że 2. uchwały z 7. dotyczących 2017 r. przekazane zostały do WGKiOŚpo terminie statutowym. Według zapisów obu Statutów RO obowiązujących w 2017 r. (§ 41 i § 39), jako Przewodniczący RO był Pan zobowiązany do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że wyniki głosowania nie podlegały w RO dokumentowaniu zgodnie z zapisami § 18 ust. 5 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. i Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według którego wynik głosowania jawnego odnotowuje się w protokole obrad, a wynik głosowania tajnego w protokole komisji skrutacyjnej, który załącza się do protokołu obrad.

W toku kontroli stwierdzono, że zleceniobiorca zatrudniony w RO na podstawie umowy nr WGKiOŚ/RO/4/2017 zawartej w dniu 02.01.2017 r. w zakresie obsługi administracyjnej i gospodarczej RO był członkiem rodziny Skarbnika RO. W dniu 20.12.2017 r. sporządzony został protokół nr 5/2016 z zebrania RO, a w ślad za nim podjęta została uchwała nr 10/16, w której ujęte zostały wydatki RO wynikające z ww. umowy zlecenia. Zgodnie z zapisami § 16 ust. 5 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r., Radny obowiązany jest wyłączyć się z udziału w głosowaniu w sprawie dotyczącej interesu prawnego lub majątkowego jego lub członka jego rodziny. W przypadku głosowania nad uchwałą nr 10/16 nie można było stwierdzić, czy Skarbnik RO został wyłączony z głosowania, ponieważ w protokole nr 5/2016 nie odnotowano wyników głosowania. Według wyjaśnień Przewodniczącego, do protokołu nr 5/2016 sporządzona została lista obecności, według której Skarbnik był obecny, nie było żadnego sprzeciwu, a po wyłączeniu Skarbnika z głosujących, ilość tych osób pozwalała na podjęcie ww. uchwały.

Ostatnie sprawozdanie finansowe zamieszczone na stronie internetowej RO dotyczyło 2014 r.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO:

  1. Występowanie o wypłatę diety w kwocie obowiązującej w danym roku.
  2. Podejmowanie stosownych uchwał dotyczących wykonania planu finansowego.
  3. Przekazywanie podjętych uchwał komisji rewizyjnej za pośrednictwem WGKiOŚ w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.
  4. Dokumentowanie wyników głosowania zgodnie z zapisami statutowymi.
  5. Potwierdzanie faktur/rachunków dotyczących wydatków RO zgodnie z obowiązującymi procedurami.
  6. Uzupełnienie i bieżące zamieszczanie na stronie internetowej RO stosownej dokumentacji dotyczącej działalności RO.

 

 

 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2019/03/05, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2019/03/05 11:03:41
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2019/03/05 11:03:41 nowa pozycja