Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/33/07

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Przedszkole Publiczne Nr 10 w Szczecinie, ul. Wołogowska 5

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 3 – 7 grudnia 2007 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 10 ul. Wołogoska 5, zw. dalej PP nr 10, w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/33/07 podpisanym w dniu 12 grudnia 2007 r.

W zakresie objętym kontrolą stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na nie aktualizowaniu na bieżąco dokumentacji dot. przyjętej polityki rachunkowości, procedur kontroli wewnętrznej a także błędach formalnych w przeprowadzanych procedurach przy wyborze dostawcy mebli.

W toku badania funkcjonującego w placówce systemu rachunkowości stwierdzono, że placówka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na jednostkę ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r, Nr 76, poz.694 ze zm.), zwanej dalej uor. W udostępnionej dokumentacji nie zostały uregulowane metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art.10 ust.1 pkt 2 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.

W PP nr 10 nie było dokumentacji opisującej stosowany system komputerowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie było wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, nie było opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Nie było informacji o systemie służącym do ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę zapisów w nich dokonanych. Było to niezgodne z art. 10 ust.1 pkt 3 - 4 i ust. 2 uor, z których wynika ww. obowiązek.

Plan kont nie zawierał opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasad ewidencji operacji gospodarczych na poszczególnych kontach księgi głównej, zasady prowadzenia kont analitycznych wraz z określeniem ich powiązań z kontami syntetycznymi. Wykaz kont syntetycznych nie zawierał konta 202 – rozrachunki z kontrahentami, do którego było odniesienie w wykazie kont analitycznych. Powyższe nie wyczerpywało regulacji zawartych w art.10 ust.1 pkt 3 lit.a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające na niedostosowaniu dokumentacji dotyczącej przyjętych procedur kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa. Przyjęte w placówce procedury kontroli finansowej nie zawierały opisu badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów udzielania zamówień publicznych, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 - 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp. Przyjęte procedury nie uwzględniały ponadto standardów kontroli finansowej, co wynika z art. 47 ust. 3 uofp, który stanowi, iż procedury kontroli finansowej ustala w formie pisemnej kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp oraz zapewnia ich przestrzeganie.

Proces udzielania zamówień publicznych (w placówce były to zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro, czyli wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. - j.t.Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm., zwanej dalej upzp) przebiegał nieprawidłowo. Stwierdzono bowiem, że zakup mebli edukacyjnych na kwotę 7.981 zł potwierdzony fakturą nr 25908/12/2006 nie został poprzedzony procedurą opisaną w Zarządzeniu Prezydenta Miasta 371/06 z dnia 7.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta, które w § 9 ust. 4. pkt 1 - 3 Załącznika nr 1 stanowi, iż przed zawarciem umowy zamawiający dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem Internetu czy na podstawie faksów) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka taka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Obowiązujący w PP nr 10 regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych nie był dostosowany do aktualnych przepisów prawa.

Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków PP nr 10 w 2006 r. w §§ 4210, 4220, 4260, 4300 - łącznie 16 faktur na kwotę 27.834 zł, to jest 5,9% ogólnych wydatków budżetowych wykazała, że dekretacja dowodów księgowych odbywała się na raportach kasowych oraz w formie wydruków, o czym nie było informacji w obowiązującej Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów. Naruszony został art.21 ust.1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Według art.21 ust.1a uor można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Główny Księgowy spełniał wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku kontroli stwierdzono, że wypełniany był obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych zgodnie z Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w PP nr 10 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. uzupełnić i zaktualizować dokumentację dotyczącą: zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej oraz obiegu i kontroli dokumentów.

2. opracować dokumentację o funkcjonującym w PP nr 10 systemie komputerowym do prowadzenia ksiąg rachunkowych,

3. dokonać aktualizacji Zakładowego Planu Kont wraz z opisem,

4. zaktualizować i bezwzględnie stosować regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych uwzględniający unormowania zawarte w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Szczecin nr 330/07,

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2008/01/14, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2008/01/14 14:18:20

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2008/01/14 14:18:20	nowa pozycja