Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/19/07

Rozliczenie dotacji udzielonej Polskiemu Komitetowi Pomocy Społecznej – Zarząd Okręgowy w Szczecinie na przygotowanie i wydawanie bezpłatnych posiłków w ramach umowy Nr CRU 868/2005.

Wydział Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Szczecin, pl. Armii krajowej 1 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

W czerwcu 2007r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Wydziale Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Miasta Szczecin w zakresie rozliczenia dotacji udzielonej organizacji pozarządowej na przygotowanie i wydawanie bezpłatnych posiłków w ramach umowy Nr CRU 868/2005.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 28.06.2007r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.07.2007r.

W 2005 r. Gmina Miasto Szczecin w wyniku przeprowadzenia otwartego konkursu ofert przyznała dotację dla organizacji pozarządowej (zw. dalej Organizacją) na realizację zadania publicznego w zakresie pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób, w kwocie 493.00,00 zł (brutto). Przedmiotem zadania było zapewnienie bezpłatnego posiłku osobom tego potrzebującym na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 ze zm.).

W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w procesie rozliczania dotacji przyznanej Organizacji na podstawie umowy nr 10WZiPS/III/05 (CRU- 868/2005) z dn. 16.02.2005r. (zw. dalej umową).

Każdorazowo po wykorzystaniu poszczególnych części dotacji Organizacja sporządzała sprawozdania częściowe, według wzoru określonego w załączniku nr 3 załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 514/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2004. w sprawie zasad zlecania, realizacji zadań publicznych Gminy Miasto Szczecin organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego w trybie otwartego konkursu ofert. W sprawozdaniach wykazywane były kwoty poniesionych przez organizację wydatków na realizację ww. zadania. Do sprawozdań - zgodnie z § 6 ust. 2 i § 7 umowy - załączane były tabelaryczne zestawienia ilościowe wydanych w stołówce posiłków z podziałem na poszczególne dni tygodnia oraz faktury VAT dot. poniesionych wydatków. Przy sporządzaniu przedmiotowych sprawozdań dochowano terminu ich rozliczenia, określonego w § 2 i § 6 umowy, t.j. do dnia 8 kwietnia - pierwsza transza dotacji, do dnia 8 lipca 2005r. druga transza dotacji, do dnia 7 października 2005r. trzecia transza dotacji, do dnia 14 stycznia 2006r. czwarta transza dotacji (sprawozdanie końcowe). Po przekazaniu sprawozdania do Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej, było ono sprawdzane pod względem merytorycznym i finansowym (o czym świadczy stosowna adnotacja na dokumencie). Kontrola rozliczenia poszczególnych transz dotacji polegała na sprawdzeniu części opisowej sprawozdania oraz weryfikacji ilości posiłków wyszczególnionych na fakturze VAT z miesięczną ilością wydanych posiłków w stołówce. Sprawozdanie końcowe sporządzone przez Organizację w dniu 12.01.2006r. stanowiło rozliczenie i zakończenie całości zadania. Komitet prowadził wyodrębnioną dokumentację finansowo – księgową środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. W okresie od dnia 01.01.2005r. – 31.12.2005r. na realizację zadania wydatkowano 468.268,61 zł. Kwota niewykorzystanej dotacji, t.j. 24.731,39zł została zwrócona na konto Urzędu Miasta Szczecin.

W toku kontroli stwierdzono, że rozpoczęcie realizacji zadania przez Organizację nastąpiło (dn. 01.01.2005r.) przed datą podpisania umowy (dn. 16.02.2005r.). Naruszyło to przepis art. 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.), wg którego organizacje pozarządowe, podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy oraz jednostki organizacyjne podległe organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowane, zobowiązują się do wykonania zadania w zakresie i na zasadach określonych w umowach. Ustawodawca przewidział dla zawieranej umowy obligatoryjną formę pisemną pod rygorem nieważności (ad solemnitatem).

Skoro umowa pomiędzy Stronami została zawarta – w formie pisemnej - dopiero w dniu 16.02.2005r. nie mogła być realizowana przed datą jej sporządzenia i podpisania.

Według ustaleń kontroli, powyższa sytuacja spowodowana była faktem, iż szczegółowe procedury dotyczące poszczególnych etapów postępowania konkursowego określone zostały dopiero w dniu 26 listopada 2004 r. - Zarządzeniem Nr 514/04 Prezydenta Miasta Szczecin. Spowodowało to wstrzymanie realizacji kolejnych etapów postępowania konkursowego i nie podpisanie umowy z wykonawcą zadania (które musi być realizowane w sposób ciągły) w odpowiednim terminie.

W oparciu o ustalenia zawarte w protokole kontroli Prezydent Miasta Szczecin
nie wydał zaleceń pokontrolnych.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/08/14, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/08/14 11:38:06

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/08/14 11:38:06	nowa pozycja