Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/25/07

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Muzeum Techniki i Komunikacji „Zajezdnia Sztuki”, ul. Niemierzyńska 18a w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22 – 28 sierpnia 2007 r. przeprowadził kontrolę w Muzeum Techniki i Komunikacji „Zajezdnia Sztuki”, ul. Niemierzyńska 18a w Szczecinie (zw. dalej Muzeum) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 31 sierpnia 2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 września 2007 r.

W dniu 1 stycznia 2006 r. została powołana samorządowa instytucja kultury pod nazwą Muzeum Techniki i Komunikacji „Zajezdnia Sztuki” w Szczecinie. Według sprawozdania z wykonania planu za 2006 rok koszty ogółem Muzeum wyniosły 373.670 zł. Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 31.976,39 zł co stanowi 8,56%ogólnej sumy wydatków. W zakresie objętym kontrolą stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na: prowadzeniu ksiąg rachunkowych z uchybieniem przepisów ustawy o rachunkowości; nieopracowaniu zasad rachunkowości, instrukcji kontroli i obiegu dokumentów, instrukcji kasowej, instrukcji dot. zamówień publicznych; nieopisaniu dowodów księgowych jako sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym itp.

Ustalono, iż w 2006 r. księgi rachunkowe Muzeum prowadzone były w oparciu o arkusz kalkulacyjny Excel. Prowadzenie ksiąg w tej formie uchybiało wymogom określonym w art. 13 ust. 1 w powiązaniu z art. 14, 15, 16 oraz art. 13 ust. 4 pkt 1, ust. 5 i art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.). W szczególności księgi rachunkowe nie zawierały wszystkich wymienionych, uznanych przez ustawę za niezbędne, elementów składowych (art. 13 ust. 1), nie były dokonywane w sposób trwały co oznacza, iż nie była zapewniona ochrona przed modyfikacją co pozwalało na późniejsze dokonywanie dopisków oraz nieautoryzowanych zmian w poszczególnych operacjach księgowych (art. 23 ust. 1). Ponadto ewentualne zmiany dokonywane w poszczególnych operacjach księgowych nie pozwalały na ich zidentyfikowanie poprzez wskazanie osoby dokonującej zmiany, daty dokonania zmiany oraz przedmiotu zmiany co oznaczało brak kontroli nad treścią danych w księgach rachunkowych. Istniała także możliwość ukrycia poszczególnych zapisów. Powyższe powoduje wątpliwości co do ich rzetelności o czym mowa w art. 24 ustawy o rachunkowości. Wydruki sporządzane z przedmiotowego arkusza kalkulacyjnego za poszczególne miesiące nie były trwale oznaczone nazwą jednostki co zostało wskazane w Wyjaśnieniach Dyrektora Muzeum do Protokołu kontroli. Wspomniany wyżej art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, iż „księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia powinny być trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera) nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania.” Dodatkowo wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych nie składały się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz nie były sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym (art. 13 ust. 5). Taki stan rzeczy istniał do grudnia 2006 r. Od stycznia 2007 r. księgi rachunkowe prowadzone są w oparciu o program finansowo księgowy Symfonia odpowiadający wymogom określonym w ustawie o rachunkowości.

W wyniku kontroli stwierdzono, iż w 2006 r. w Muzeum nie zostały ustalone w formie pisemnej zasady (polityka) rachunkowości. Konieczność opracowania przedmiotowej dokumentacji wskazana została w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W wyjaśnieniu złożonym w dniu 24.08.2007 r., Główna Księgowa Muzeum wskazała, iż przedmiotowe zasady rachunkowości zostały wprowadzone w styczniu 2007 r. Ponadto nie funkcjonowały w Muzeum instrukcje (regulaminy) dot. kontroli i obiegu dokumentów księgowych, kasowa oraz w sprawie zamówień publicznych. Taki stan rzeczy świadczył o braku jasności w kwestii np. kompetencji poszczególnych osób biorących udział w obiegu dokumentów księgowych w Muzeum. Przedmiotowa dokumentacja pozwala na dokładne określenie zarówno kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych osób jak i w sposób szczegółowy reguluje procedury przyjęte i stosowane w jednostce. Opracowanie powyższej dokumentacji zwiększa przejrzystość związaną z procedurami przyjętymi w jednostce w zakresie wydatkowania środków publicznych.

W funkcjonującej w Muzeum Instrukcji Kontroli Wewnętrznej wprowadzonej Zarządzeniem nr 2/2006 Dyrektora Muzeum Techniki i Komunikacji – Zajezdnia Sztuki z dnia 02.10.2006 r. brak było uregulowań dotyczących zwrotu środków publicznych. Konieczność uregulowania przedmiotowej kwestii wynika z art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej u.f.p.

Zakres czynności i obowiązków służbowych Głównej Księgowej Muzeum nie zawierał zapisów wskazanych w art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 u.f.p., które stanowią, iż: „Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych,(…) jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: (…) 3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 4) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.”

Kontrola dokumentów księgowych (faktur, rachunków), dotyczących wydatków Muzeum dokonanych w 2006 r. z konta 420 (usługi materialne) oraz 429 (usługi niematerialne) na kwotę łączną 31.976.39 zł, to jest 8,56 % ogólnych wydatków budżetowych wykazała, że wszystkie skontrolowane faktury nie miały naniesionej adnotacji, iż zostały sprawdzone pod względem formalno – rachunkowym oraz merytorycznym. Konieczność dokonywania przedmiotowego sprawdzenia wskazywał § 11 załącznika do Zarządzenia nr 2/2006 Dyrektora Muzeum Techniki i Komunikacji – Zajezdnia Sztuki z dnia 02.10.2006 r. w sprawie Instrukcji Kontroli Wewnętrznej w MTiK-ZS w Szczecinie.

Stwierdzono również, że Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 u.f.p., dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Kontrola wykazała, że Dyrektor Muzeum wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania do jednostki nadzorującej którą jest Wydział Kultury i Dziedzictwa Kulturowego informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z Zarządzeniem nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.06.2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Według ww. informacji w Muzeum nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Prezydent zalecił Dyrektorowi Muzeum:

1. prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,

2. opracowanie w Muzeum regulaminów dot.: obiegu i kontroli dokumentów, kasy, zamówień publicznych,

3. opracowanie zasad rachunkowości zgodnie z brzmieniem art. 10 ust 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.,

4. każdorazowo odnotowywać w dokumentach księgowych fakt dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym przez uprawnione do tego osoby,

5. uzupełnić funkcjonującą w Muzeum Instrukcję Kontroli Wewnętrznej o kwestie dotyczące zwrotu środków publicznych,

6. uzupełnić zakres czynności i obowiązków służbowych Głównej Księgowej Muzeum o zapisy wskazane w art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 u.f.p..

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/11/06, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/11/06 12:02:45

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/11/06 12:02:45	nowa pozycja