Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/15/07

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2006 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Zespół Szkół Nr 7, ul. Rymarska 22 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 12 – 24 marca 2007 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 7, ul. Rymarska 22 w Szczecinie (zw. dalej ZS nr 7) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006 r. (bez analizy wykonywania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzania Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 8 maja 2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 maja 2007 r.
W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na nie aktualizowaniu na bieżąco dokumentacji dot. procedur kontroli wewnętrznej oraz regulaminu zamówień publicznych, sporządzaniu notatek służbowych z dokonanej analizy rynku nie uwzględniając wszystkich informacji wymaganych przepisami prawa a także nie opisywaniu dokumentów księgowych jako sprawdzonych pod względem merytorycznym.
W wyniku kontroli ustalono, iż od dnia 01.09.2003 r.w ZS nr 7 obowiązywały równocześnie dwie Instrukcje sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. W powyższych dokumentach odmiennie uregulowano np. kwestie dotyczące kontroli dowodów księgowych. W jednej instrukcji wskazano, iż osobą sprawdzającą pod względem merytorycznym w przypadku dowodów księgowych jest sekretarz szkoły lub osoba odpowiedzialna za dany odcinek pracy. W drugiej natomiast wskazano, iż sprawdzenia pod względem merytorycznym w przypadku faktur obcych dokonywał Dyrektor, not odsetkowych obcych – Główny Księgowy. Taki stan świadczy o braku jasności w kwestii kompetencji poszczególnych osób biorących udział w obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
W toku kontroli stwierdzono, że obowiązujący w ZS nr 7 Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych opierał się na nieaktualnej podstawie prawnej. Nie uwzględniałZarządzenia nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta.
Każdorazowo w badanym okresie, w przypadku zakupów powyżej kwoty 3.000 zł, sporządzana była notatka służbowa dokumentująca fakt dokonania analizy rynku. Jednakże z przedmiotowych notatek nie wynikało do jakich i ilu potencjalnych wykonawców zwracano się telefonicznie celem wybrania najkorzystniejszej oferty, nie przedstawiono cen jakie oferowali oraz nie wskazano kursu euro. Powyższe było niezgodne z § 9 ust. 4 pkt. 1 i 2 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 lipca 2006 r. (poprzednio Zarządzenie nr 162/04 z dnia 27.04.2004 r.), wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków ZS nr 7 dokonanych w 2006 r. z rozdziału 80101 § 4210, 4240, 4270, 4300 oraz rozdziału 80110 § 4260 - łącznie 30 faktur na kwotę 97.280,84 zł, to jest 5,25% ogólnych wydatków budżetowych, wykazała że wszystkie skontrolowane faktury nie miały naniesionej adnotacji, iż zostały sprawdzone pod względem merytorycznym. Powyższe było niezgodne z obowiązującymi w ZS nr 7 Instrukcjami obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych .
W trakcie kontroli stwierdzono ponadto, iż w podstawie prawnej Zarządzenia Dyrektora ZS nr 7 w Szczecinie z dnia 01.01.2004 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej, nie powołano się na ustawę o finansach publicznych z dnia 26.11.1998 r. (j.t. Dz.U. z 2003 r. nr 15, poz.148 ze zm.), pomimo iż w punkcie 2 przytaczała ona uregulowania zawarte w art.35a ww. ustawy. W 2006 r. wymóg ustalenia dokumentacji opisującej procedury kontroli finansowej uwzględniającej standardy kontroli finansowej nakładał na kierownika jednostki art.47 ust.3 ustawy o finansach publicznych z dnia 30.06.2005 r. (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).
Kontrola natomiast pozytywnie oceniła funkcjonującą w ZS nr 7 politykę rachunkowości, którą wprowadzono Zarządzeniem nr 2 Dyrektora ZS nr 7 w Szczecinie z dnia 31.08.2003 r. w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont oraz zasad prowadzenia rachunkowości w ZS nr 7. Stwierdzono bowiem, że przyjęta przez Dyrektora ZS nr 7 dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości opracowana została zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.).
Stwierdzono również, że Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
Kontrola wykazała, że Dyrektor ZS nr 7 wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego dotyczących transakcji podejrzanych w związku z Zarządzeniem nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.06.2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Według ww. informacji w ZS nr 7 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
 
Prezydent zalecił Dyrektorowi ZS nr 7:
1.        opracowanie jednolitego dokumentu dotyczącego sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w ZS nr 7
2.        uaktualnienie i dostosowanie do obecnie obowiązujących przepisów prawa funkcjonującą w ZS nr 7 dokumentację dot. postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz kontroli wewnętrznej.
3.        każdorazowe sporządzanie notatek służbowych przy zakupach powyżej 3.000 zł zgodnie z wytycznymi zawartymi w Zarządzeniu Nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 lipca 2006 r.
4.        każdorazowo odnotowywać w dokumentach księgowych fakt dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym przez osobę wskazaną w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/06/25, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/06/25 13:12:13
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2007/06/25 13:12:13 nowa pozycja