Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/31/08

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna Nr 2, ul. Jaśminowa 4 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 09 grudnia do 11 grudnia 2008 r. kontrolę w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej nr 2 ul. Jaśminowa 4 (zw. dalej PPP nr 2) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/31/08 podpisanym w dniu 11 grudnia 2008 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.12. 2008 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 62.482,07 zł, tj. 6,2 % ogółu wydatków poniesionych w 2007 r. w wysokości 1.003.320,00 stwierdzono że:

1. W jednostce nie prowadzono ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, a w tym: dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) nie był prowadzony i aktualizowany od 2003 r.

Było to niezgodne z art. 11 – 20 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej uor.

2. Przy dokonywaniu ww. wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w Zarządzeniu nr 1 z dnia 01.01.2002 r. Dyrektora PPP nr 2, w tym:

· wszystkie objęte badaniem dowody księgowe nie zawierały zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, co było niezgodne z art. 21 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca,

· 8 spośród 72 przebadanych faktur nie zawierało numeru NIP, co było niezgodne z § 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), wg którego faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

· Raporty kasowe, listy wypłat świadczeń socjalnych i rozliczenia zaliczek nie zawierały podpisów osób odpowiedzialnych, co było niezgodne z art. 21 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych - podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,

· Raporty kasowe zawierały niewłaściwe zapisy o rozliczeniu zaliczek gotówkowych i stanie gotówki w kasie, co było niezgodne z art. 22 uor, wg którego dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Z uwagi na nieprowadzenie ksiąg rachunkowych nie sprawdzono kompletności i poprawności zapisów dowodów w księdze, zgodnie z wymogami art. 23 uor.

3. Zatwierdzona przez Dyrektora PPP nr 2 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych art. 10 ust.1 pkt 3 i 4 uor, art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym:

· nie uwzględniała opisu metody ustalania wyniku finansowego, opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych, opisu systemu przetwarzania danych i systemu informatycznego, opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów,

· nie uwzględniała procedur dot. pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, zwrotu środków publicznych, udzielania zamówień publicznych, zwrotu środków publicznych,

· uwzględniała elementy nie stosowane w jednostce (ewidencja na kontach zespołu „5”).

Brak było potwierdzenia, że zatwierdzona przez Dyrektora PPP nr 2 dokumentacja została przekazana do wiadomości pracownikom.

4. Nie zrealizowano w 2007 r. zadań dotyczących:

· przeszkolenia pracowników w zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu.

5. Wydatkowano w 2007 r. kwotę 2.683,60 zł z tytułu posiadanego programu komputerowego „Księgowość i płace 2000” firmy VULCAN (używanie, serwis, szkolenie pracowników). Program był wykorzystywany tylko w zakresie płac, fakturowania sprzedaży (2-4 faktur miesięcznie) i ewidencji należnego podatku VAT.

Główna Księgowa PPP nr 2 spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowisko głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PPP nr 2:

1. założenie i prowadzenie ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu posiadanego oprogramowania,

2. przeprowadzenie inwentaryzacji w celu ustalenia faktycznego stanu majątku,

3. stosowanie w praktyce zasad sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych,

4. uzupełnienie brakującej dokumentacji,

5. podjęcie działań w kierunku przeszkolenia pracowników w zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/01/28, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/01/28 10:55:44

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/01/28 10:55:44	nowa pozycja