Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/32/08

Gospodarka finansowo – księgowa za 2007 r.

Zespół Szkół Sportowych w Szczecinie, ul. Małopolska 22

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 9.12.2008 r. – 12.01.2009 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Sportowych ul. Małopolska 22 w Szczecinie, zw. dalej ZSS, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2007 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/32/08 podpisanym w dniu 27 stycznia 2009 r.

Kontrola wykazała szereg nieprawidłowości w wykonaniu ww. planu finansowego ZSS. Oprócz uchybień natury formalnej stwierdzono również błędy merytoryczne i rachunkowe. Polegały one przede wszystkim na niedostosowaniu planu kont do obowiązujących przepisów prawa, braku sprawdzalności ksiąg rachunkowych oraz uchybieniach w kontroli dowodów księgowych, a także braku upoważnienia do zawierania zobowiązań, których realizacja przekracza rok budżetowy. Przyczyną wyżej wymienionych oraz niżej opisanych nieprawidłowości był brak przyjętych oraz nie stosowanie funkcjonujących w ZSS procedur, nieznajomość obowiązujących zarządzeń Prezydenta Miasta oraz niedostateczna kontrola głównego księgowego nad obszarem finansowo – rachunkowym a dyrektora szkoły nad całością występujących zdarzeń gospodarczych.

W toku badania funkcjonującego w ZSS systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych.
W ZSS nie było bowiem dokumentacji dotyczącej przyjętej polityki rachunkowości, wykazu kont analitycznych, przyjętej klasyfikacji budżetowej oraz opisu do planu kont, co narusza art.10 ust.1 pkt 3 lit.a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Polityka rachunkowości oraz plan kont były w trakcie opracowywania podczas trwania kontroli.

Funkcjonujący plan kont wprawdzie umożliwiał sporządzanie sprawozdań, jednak nie odnosił się do wzorca podanego w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. o szczegółowych zasadach rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jst oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) zwanego dalej rozporządzeniem o szczegółowych zasadach rachunkowości i planów kont. Plan kont nie zawierał konta 980 – plan finansowy wydatków budżetowych, w budżecie nie prowadzono ewidencji na kontach zespołu 7, nie była prowadzona analityka wg klasyfikacji budżetowej do konta 130. Taki stan świadczył o odstępstwie od zasad zawartych w § 11 ust. 2 ww. rozporządzenia, według którego plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Według § 12 ust.1 pkt 1 ww. rozporządzenia, ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.

W wyniku kontroli ustalono, że zestawienia sprawozdawcze obrotów i sald nie miały daty sporządzenia, co było niezgodne z art.13 ust.4 uor, według którego księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny m.in. być: (...) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia (...).

W wyniku kontroli stwierdzono dokonywanie skreśleń zapisów w dzienniku bez umieszczania podpisu i daty obok skorygowanej wartości, co było niezgodne z art.25 ust.1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Kontrola wydatków budżetowych za 2007r. wykazała, że na 25 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 135.608,17 zł, w 4. przypadkach ewidencji dokonano na niewłaściwym paragrafie (2 faktury za wodę i ścieki z § 4260 - zakup energii - na łączną kwotę 1.752,93 zł i 2 faktury za naprawę dachu z § 4300 – zakup usług pozostałych – na łączną kwotę10.121,68 zł). Według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zw. dalej Rozp. MF o klasyfikacji, do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków, do księgowania usług remontowych służy zaś paragraf 4270. W 11. przypadkach stwierdzono ponadto brak opisu na fakturze, w 10. przypadkach faktury nie zawierały podpisu głównego księgowego pod dekretacją, w 12. przypadkach faktury nie zawierały sprawdzenia pod względem formalno – rachunkowym, w 6. przypadkach nie były sprawdzone pod względem merytorycznym, co pozostawało w sprzeczności z § 4 pkt 3 przyjętej w ZSS instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, według którego po otrzymaniu dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym następuje ich dekretacja polegająca m.in. na złożeniu podpisu osoby dekretującej. W 3. przypadkach nie została sporządzona notatka służbowa z dokonanej analizy rynku (faktury z § 4210 - materiały i wyposażenie - na kwoty: 3.335 zł za notebook, 8.682,41 zł za materiały do modernizacji sieci elektrycznej i 10.208,18 zł za łóżka, kołdry, poduszki i pościel), co było niezgodne z Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r. i nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r., które w § 9 ust. 4 pkt 2 i 3 zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. W przypadku 2. faktur za naprawę dachu kierownik administracyjno – gospodarczy sporządziła notatkę służbową z wyboru wykonawcy naprawy dachu, nie zawierała ona jednak informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, co było niezgodne z ww. zarządzeniami.

Kontrola wydatków z rachunku dochodów własnych za 2007r. na łączną kwotę 40.370,46 zł wykazała, że na 14 skontrolowanych faktur w 4. przypadkach faktury nie zawierały opisu, w 8. przypadkach nie zawierały podpisu głównego księgowego pod dekretacją, w 1 przypadku nie zawierała sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, co było niezgodne z przytoczonym wyżej § 4 pkt 3 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

W wyniku kontroli planu finansowego i przebiegu zmian do planu dokonanych w 2007 r. wydatków z rachunku dochodów własnych stwierdzono, że główny księgowy w sprawozdaniu Rb-34 w §4220 niewłaściwie przedstawił plan w wysokości 90.000 zł, podczas gdy z dokumentów dotyczących planu pierwotnego i zmian do planu wynikało, że powinien on wynieść 77.961 zł. Wydatki na tym paragrafie wyniosły 77.288,35 zł więc nie doszło do przekroczenia planu, błędne jednak było ujęcie w §4220 stanu środków pieniężnych jakie były na początek okresu sprawozdawczego w wysokości 12.039 zł. i dodanie ich do planowanej wysokości wydatków.

Badanie ksiąg inwentarzowych wykazało, że wpisy w nich zawarte uniemożliwiały identyfikację wpisanego środka względem zapisu w księdze głównej, bądź względem dowodu księgowego, nie ustalone były salda na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wydzielona w 2008 r. księga inwentarzowa dla środków o wartości jednostkowej niższej niż 200 zł prowadzona była niechronologicznie. Powyższe świadczy o niespełnianiu kryterium sprawdzalności ksiąg rachunkowych i naruszeniu art.24 ust.4 pkt 1 i 2 uor, wg którego księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych i ponadto zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych (…) oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Kontrola ksiąg inwentarzowych wykazała ponadto, że pod datą 8.06.2007 r. został przyjęty do ewidencji sprzęt komputerowy o łącznej wartości 72.722,69 zł. dostarczony do ZSS w ramach projektu współfinansowanego przez Unię Europejską „Pracownie komputerowe dla szkół”, co nie zostało zaewidencjonowane w księgach rachunkowych. Główny Księgowy dostał dokument o ww. darowiźnie w dniu 8.02.2008 r. i zaksięgował go pod datą 29.02.2008 r. czyli 8 miesięcy po zaistnieniu operacji gospodarczej, nie stworzył dokumentu zastępczego, na podstawie którego mógłby ująć darowiznę w okresie sprawozdawczym, w którym ona wystąpiła, czym naruszył art. 20 ust. 1 i 3 uor, według których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym a podstawą zapisów mogą być sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego.

W wyniku kontroli procesu udzielania zamówień publicznych stwierdzono, że w ZSS wystąpiły zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro (do dnia 11.06.2007 r.) i 14.000 euro (od dnia 11.06.2007 r.), czyli wyłączone z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm). Proces ten przebiegał nieprawidłowo.
W jednostce bowiem nie został przyjęty regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych oraz regulamin pracy komisji przetargowej, co naruszało art. 47 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, według których na dyrektor ZSS spoczywał obowiązek sporządzenia i stosowania procedur m.in. w zakresie udzielania zamówień publicznych. Sporządzane notatki służbowe z analizy rynku nie wyczerpywały uregulowań zawartych w Zarządzeniach Prezydenta Miasta Szczecin nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r. i nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. W trakcie kontroli opracowany został prawidłowy wzór ww. notatki.

W trakcie kontroli stwierdzono, że dyrektor ZSS zawarła dwie umowy na dostawę artykułów żywnościowych – Nr 1/2007 na nabiał, przetwory sypkie, mrożonki, ryby i przetwory nabiałowe oraz Nr 2/2007 na mięso, wędliny, drób i przetwory na łączną kwotę 51.123,44 zł na okres od 3.09.2007 r. do 30.06.2008 r., nie posiadając stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin. Tym samym naruszyła dyspozycję art. 36 ust. 1 w zw. z art. 193 i art. 188 ust. 2 pkt 3 uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 188 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy. W przypadku obu ww. umów nie została sporządzona notatka służbowa zawierająca informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

W wyniku kontroli wynagrodzeń i polityki kadrowej stwierdzono, że przyjęty w dniu 2.06.2004 r. Regulamin Pracy opracowany został w oparciu o ustawę z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.). Nie przywołane zostały w podstawie m.in.: ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks Pracy - (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz.94 ze zm.) i Karta Nauczyciela – ustawa z dnia 26.01.1982 r. (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz.674). W wyniku kontroli wynagrodzeń 8. pracowników nie stwierdzono uchybień.

W toku kontroli prowadzonej w jednostce gospodarki żywieniowej analizie poddane zostały m.in. dzienne raporty żywieniowe za miesiąc listopad 2007 r., z których wynika, że dla dzieci korzystających z posiłków refundowanych przez MOPR i MOPS wydano łącznie 10 obiadów więcej, niż to wynikało z wystawionych faktur (różnica w kwocie 35 zł). Faktura za grudzień nie wyrównywała liczby obiadów za listopad. W trakcie kontroli Główny Księgowy nie znalazł wyjaśnienia dla powyższej sytuacji.

Kontrola umowy najmu mieszkania służbowego wykazała uchybienia natury formalnej dotyczące m.in. braku przywołanej podstawy naliczania czynszu jedynie za 17,7 m², podczas gdy wynajmujący zajmuje lokal o łącznej powierzchni 69,16 m² oraz przyjętej formy płacenia czynszu w kasie szkoły, w sytuacji gdy płatność jest potrącana pracownikowi z wynagrodzenia i przelewana na konto rachunku dochodów własnych, co było niezgodne z Zarządzeniem nr 4 Dyrektora ZSS z dnia 9.10.2006 r. w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych ZSS, według którego źródłem wpływów RDW są uzyskane przez szkołę m.in. dochody wynajmu sal gimnastycznych oraz innych pomieszczeń w budynku szkoły z wyłączeniem mieszkania służbowego. Nie były pracownikowi wystawiane faktury ani noty księgowe za czynsz a dokumentacja kadrowo – płacowa nie zawierała pisemnej zgody pracownika na potrącanie czynszu z wynagrodzenia.

Główny Księgowy ZSS nie egzekwował odsetek od niepłaconych w terminie faktur za wynajem, co było niezgodne z § 5 ust. 2 zawartych umów, według którego jeżeli Najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu Wynajmujący ma prawo naliczać odsetki ustawowe. Powyższe naruszało również § 7 ust. 2 (obecnie § 7 ust. 8) rozporządzenia o szczegółowych zasadach rachunkowości i planów kont, według którego odsetki od należności i zobowiązań (...) ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Kontrola ustaliła, że dyrektor ZSS nie opracowała procedur kontroli finansowej, co jest niezgodne z art.47 ust.3 uofp, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.

W ocenie kontroli niecelowe było wyposażenie stanowiska głównego księgowego w komputer oraz program finansowo – księgowy, gdy praktykowana jest ewidencja ręczna. Przy tak znacznej liczbie i różnorodności zdarzeń gospodarczych występujących w jednostce, zasadne jest wykorzystanie posiadanego potencjału sprzętowego do prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej za pomocą komputera.

Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku kontroli stwierdzono, że dyrektor ZSS wypełniała obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w ZSS nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. opracować dokumentację w zakresie: zasad rachunkowości i planu kont, procedur kontroli finansowej oraz zamówień publicznych,

2. przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z uor,

3. ewidencjonować wydatki na właściwych celowo paragrafach zgodnie z Rozp. MF w sprawie klasyfikacji,

4. przestrzegać uregulowań zawartych w funkcjonujących w ZSS instrukcjach,

5. uporządkować wpisy w księgach inwentarzowych pod kątem dat, powiązań z księgą główną oraz uzgadniania sald,

6. zaciągać zobowiązania, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym w oparciu o stosowne upoważnienie,

7. uzupełnić podstawę prawną przyjętego Regulaminu Pracy,

8. uzgodnić z MOPR i MOPS liczbę refundowanych obiadów za miesiąc listopad 2007 r. pod kątem wystawionych decyzji i uregulować zaległą należność w kwocie 35 zł,

9. wprowadzić aneks do umowy najmu mieszkania służbowego w zakresie podstawy naliczania czynszu i formy jego płatności,

10. zaktualizować Zarządzenie nr 4 z dnia 9.10.2006 r. pod kątem kwalifikacji dochodu z tytułu najmu mieszkania służbowego,

11. naliczać i egzekwować należne odsetki.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/02/27, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/02/27 14:50:16

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/02/27 14:50:16	nowa pozycja