Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/2/08

Gospodarka Finansowo – księgowa za 2007 r.

Przedszkole Publiczne nr 45 w Szczecinie, ul. Czwójdzińskiego 9a

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 18.02. – 21.03.2008 r. i 27.03.2008 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 45 ul. Czwójdzińskiego 9a w Szczecinie, zw. dalej PP nr 45, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2007 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/2/08 podpisanym w dniu 9 kwietnia 2008 r.

Kontrola wykazała szereg nieprawidłowości w wykonaniu ww. planu finansowego PP nr 45. Oprócz uchybień natury formalnej stwierdzono również błędy merytoryczne. Polegały one przede wszystkim na niedostosowaniu planu kont do obowiązujących przepisów prawa, rozbieżnościach pomiędzy przyjętą w ewidencji klasyfikacją budżetową a realizacją planu finansowego przedstawionego w sprawozdaniu Rb-30, braku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych, niepłaceniu faktur w terminie, nieaktualizowaniu na bieżąco funkcjonujących w placówce zarządzeń i regulaminów pod kątem obowiązujących przepisów oraz uchybieniach w kontroli dowodów księgowych.

W wyniku kontroli wynagrodzeń i polityki kadrowej stwierdzono, że w obowiązującym Regulaminie Pracy nie podano podstawy prawnej jego obowiązywania, nie zawierał on również czterech załączników w nim przywołanych. W podpisanym 1.09.2007 r. Regulaminie Wynagradzania nie została zawarta tabela stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania, do której było odwołanie w tekście, nie została uregulowana kwestia miesięcznych stawek dodatku funkcyjnego, odrębnego wynagrodzenia jakie przysługuje pracownikom wykonującym dodatkowe zadania m.in. dodatku kasjerskiego. W §12 błędnie przyznano nauczycielom dodatek za wysługę lat w wysokości 5% wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach pracy, ponieważ według art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) nauczycielom przysługuje dodatek za wysługę lat, w wysokości 1% wynagrodzenia zasadniczego za każdy rok pracy, wypłacany w okresach miesięcznych poczynając od czwartego roku pracy. Stwierdzono ponadto, że w podpisywanych z pracownikami umowach o pracę, w kwestii wynagradzania, stanowisk, kategorii zaszeregowania i dodatku kasjerskiego, przywoływany był Ponadzakładowy Układ Zbiorowy, zwany dalej układem. PP nr 45 nie przystąpiło do niego, gdyż według art.1 układu ma on zastosowanie do pracowników nie będących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych będących jednostkami budżetowymi. Układ regulował kwestie wynagrodzeń w szkołach podstawowych i ponadpodstawowych, przedszkolach specjalnych i placówkach pracy pozaszkolnej. PP nr 45 jako zakład budżetowy nie mogło opierać się na uregulowaniach tego układu. Przedszkola nie przystąpiły do układu również po reorganizacji.

W toku badania funkcjonującego w PP nr 45 systemu rachunkowości stwierdzono, że przedszkole nie spełniało wszystkich wymogów nałożonych na nie ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t.Dz.U. z 2002 r, Nr 76, poz.694 ze zm.), zwanej dalej uor, pod kątem dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Odnotowano brak aktualnej dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, która pozostawała w trakcie opracowywania. Przyjęty plan kont wprawdzie umożliwiał sporządzanie sprawozdań, jednak nie odnosił się do wzorca podanego w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. o szczegółowych zasadach rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jst oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020.). W §11 ust.2 ww. rozporządzenia uregulowano, że plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Istniejący w PP nr 45 plan nie pozwalał na prawidłowe sporządzanie sprawozdań także z uwagi na fakt, że przyjęta w ewidencji klasyfikacja budżetowa nie była zgodna z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia
14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) i nie pokrywała się z klasyfikacją wydatków ujętych w planie finansowym zakładu i jego realizacji przedstawionej w sprawozdaniu Rb-30. Zdaniem kontroli księgi rachunkowe nie były prowadzone na bieżąco, ponieważ ewidencja wpłat do kasy odbywała się na podstawie zbiorczych dowodów KP, ujmowanych w raportach kasowych raz w okresie rozliczeniowym (tydzień, 10 dni) mimo, że przyjmowanie wpłat od rodziców odbywało się codziennie. Z dochodów, które w raporcie kasowym wykazywane były na koniec okresu rozliczeniowego, dokonywane były bieżące zakupy żywności i chemii gospodarczej podczas, gdy według art.24 ust.5 pkt 3 uor księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Kontrola wydatków budżetowych za okres I – VIII. 2007r. na łączną kwotę 118.728,23 zł (17,3% wszystkich wydatków tego okresu) wykazała, że na 49 skontrolowanych faktur w 39 przypadkach nie było przeprowadzonej kontroli merytorycznej, ani formalno rachunkowej (17 faktur z § 4210 (materiały
i wyposażenie) na łączną kwotę 33.433 zł, 4 faktury z § 4220 (żywność) na łączną kwotę 6.467,41 zł, 5 faktur z § 4240 (pomoce dydaktyczne, książki) na łączną kwotę 5.403,38 zł, 1 faktura z § 4260 (zakup energii) na kwotę 4.414,25 zł, 4 faktury z § 4270 (remonty) na łączną kwotę 45.984,68 zł, 5 faktur z § 4300 (zakup usług pozostałych) na łączną kwotę 4.216,34 zł, 2 faktury z § 4370 (zakup usług telefonii stacjonarnej) na łączną kwotę 528,15 zł i 1 faktura z § 4750 (zakup akcesoriów komputerowych, programów, licencji) na kwotę 976,00 zł).

Kontrola wydatków budżetowych za okres IX – XII. 2007r. na kwotę 53.869,10 zł (11,4% wszystkich wydatków tego okresu) wykazała, że na 2 skontrolowane faktury w 1 przypadku nie było przeprowadzonej kontroli merytorycznej ani formalno rachunkowej (faktura z §6050 z konta 080 – inwestycje na kwotę 48.175,97 zł).

Kontrola wydatków z rachunku dochodów własnych za okres IX – XII. 2007r. na łączną kwotę 39.416,45 zł (25,2% wszystkich wydatków tego okresu) wykazała, że na 31 skontrolowanych faktur w 5 przypadkach nie było przeprowadzonej kontroli merytorycznej ani formalno rachunkowej (1 faktura z § 4210 (materiały i wyposażenie) na kwotę 1.260 zł, 2 faktury z § 4220 (żywność) na łączną kwotę 6.815,68 zł, 1 faktura z § 4350 (zakup usług internetowych) na kwotę 109,35 zł, 1 faktura z § 4370 (zakup usług telefonii stacjonarnej) na kwotę 103,85 zł). Powyższe było niezgodne z punktem 6 rozdziału o zasadach wystawiania i kontroli dokumentów, obowiązującej w PP nr 45 Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, wg którego wszystkie dokumenty przed zaksięgowaniem powinny być skontrolowane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Ustalono ponadto, że 5 faktur zostało zapłaconych po terminie, z czego dwie z opóźnieniem wynoszącym ponad 4 miesiące. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, czym naraża przedszkole na szkodę finansową.

Notatki służbowe sporządzane do wydatków przekraczających 3 tys. zł. nie posiadały wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w euro podczas, gdy Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r. i nr 330/07 z dnia 15.06.2007 r. w §9 ust. 4 pkt 2 i 3 zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy prawo zamówień publicznych.

W toku kontroli stwierdzono, że część istniejących instrukcji i procedur nie posiadała daty wprowadzenia ich w życie, bądź zarządzenia z numerem, którym powinny być wprowadzone. Na podstawie takich dokumentów trudno stwierdzić z jakim dniem zaczęły obowiązywać i czy przyjęte podstawy prawne były aktualne w danym okresie.

W wyniku kontroli procesu udzielania zamówień publicznych stwierdzono, że w PP nr 45 wystąpiły zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro (do dnia 11.06.2007 r.) i 14.000 euro (od dnia 11.06.2007 r.), czyli wyłączone z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm). Proces ten przebiegał prawidłowo za wyjątkiem opisanych wyżej notatek służbowych. Postępowanie dotyczące usuwania azbestu było przeprowadzone przez Urząd Miasta i również przebiegło prawidłowo.

W ocenie kontroli przyjęte w PP nr 45 procedury kontroli finansowej opierały się na nieaktualnej podstawie prawnej. W 2007 r. procedury kontroli finansowej regulowała ustawa z 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz.2104 ze zm.), zwana dalej uofp oraz Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiące Załącznik do Komunikatu nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 r.

Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku kontroli stwierdzono, że wypełniony został obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w PP nr 45 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. zaktualizować i uzupełnić obowiązujący Regulamin Pracy oraz Regulamin Wynagrodzeń,

2. zmienić pracownikom umowy o pracę i przywołać w nich obowiązujące regulacje w zakresie wynagradzania, kategorii zaszeregowania oraz przysługujących dodatków,

3. opracować i wdrożyć aktualną dokumentację opisującą zasady rachunkowości,

4. dostosować zakładowy plan kont do obowiązujących przepisów,

5. przestrzegać zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z uor,

6. prowadzić bieżącą kontrolę dowodów księgowych pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym,

7. dostosować sporządzane notatki służbowe dot. wydatków przekraczających 3 tys. zł do obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta,

8. opracować procedury kontroli finansowej oparte na aktualnych przepisach prawa,

9. przestrzegać regulowania płatności w terminie,

10.uporządkować istniejące procedury i instrukcje pod kątem dat i numeracji zarządzeń.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2008/05/12, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2008/05/12 15:51:49

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2008/05/12 15:51:49	nowa pozycja