Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: Z/14/08

Gospodarka finansowa i zarządzanie własnymi składnikami majątkowymi oraz prawidłowość stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych za okres 1.01 – 30.06.2008 r.

Dom Kultury „Słowianin” w Szczecinie, ul. Korzeniowskiego 2

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 18.02.2008 r. – 07.03.2008 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury Słowianin (zw. DK Słowianin) w zakresie gospodarki finansowej i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi oraz prawidłowości stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych za okres 01.01. – 30.06.2008 r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 3 października 2008 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 listopada 2008 r.

W badanym okresie Dom Kultury Słowianin zrealizował przychody w łącznej kwocie 497.659 zł (51,3% planu) oraz wydatki w łącznej kwocie 499.131 zł (51,6% planu), uzyskując na dzień 30 czerwca 2008 r. ujemny wynik finansowy brutto w wysokości 1.472 zł.

Kontrola realizacji ww. budżetu (m.in. koszty organizacji imprez plenerowych, koncerty, zakupy środków trwałych, gospodarowanie majątkiem), wykazała nieprawidłowości polegające przede wszystkim na zorganizowaniu imprezy o charakterze pozastatutowym, przypadkach braku rzetelnego udokumentowania wynajmu pomieszczeń oraz udostępniania sprzętu i wyposażenia DK Słowianin, a także sfinansowania ze środków DK wydatku dotyczącego innego podmiotu. Stwierdzono ponadto drobniejsze uchybienia formalne, w tym brak podpisów gł. księgowej na dokumentach księgowych oraz niezgodności w niektórych zapisach regulaminów organizacyjnego i wynagrodzeń.

Ustalono, że w maju 2008 r. Dyrektor DK Słowianin zorganizował międzynarodowy turniej piłki nożnej dla chłopców z rocznika 1994 pn. „Mini Euro 2008” na łączną kwotę 19.424,22 zł, z czego 16.394 zł pozyskał od sponsorów. Ww. imprezę zorganizowano, pomimo że statut DK nie zawierał postanowień o możliwości organizacji imprez o charakterze sportowym, a wg art. 13 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.), statut instytucji kultury powinien zawierać m.in. postanowienia dotyczące prowadzenia działalności innej niż kulturalna, jeżeli instytucja zamierza taką działalność prowadzić. Organizacja imprezy nie była ujęta w przekazanym w dniu 09.01.2008 r. do Wydziału Kultury UM harmonogramie imprez na 2008 r., w oparciu o który zaplanowano budżet dla DK Słowianin. Powyższe skutkowało tym, że imprezę w kwocie 3.030,22 zł sfinansowano ze środków na działalność bieżącą (statutową), co w powiązaniu z jej pozastatutowym charakterem, było jedną z przyczyn ujemnego wyniku finansowego DK Słowianin za I półrocze 2008 r.

Bez podstawy prawnej, ze środków jednostki, Dyrektor DK Słowianin pokrył koszt w wys. 85,40 zł dotyczący wyrobu pieczątek związanych z działalnością odrębnego podmiotu prawa – stowarzyszenia „Brzdąc”, którego jest Prezesem (faktura nr 1248/08 z dn. 20 maja 2008 r.). Niezgodnie ze stanem faktycznym opisał na ww. fakturze, że wydatek dotyczył kosztów imprezy pn. „Brzdąc”, podczas gdy w toku kontroli ustalono, że wyrób pieczątek związany był z rozpoczęciem działalności ww. podmiotu.

Zastrzeżenia dotyczą także sposobu gospodarowania majątkiem DK Słowianin (wynajem pomieszczeń, sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego oraz wyposażenia) polegające na przypadkach wynajmowania pomieszczeń podmiotom zewnętrznym bez każdorazowego sporządzania umów a w przypadku użyczeń bez protokołu zdawczo - odbiorczego. Stwierdzono bowiem, że w 7 spośród 8 badanych przypadków najmu/użyczenia nie sporządzono w ogóle umów najmu pomieszczeń a w jednym przypadku sporządzono jedynie umowę użyczenia sprzętu bez protokołu zdawczo - odbiorczego. Przyczyną powyższego było nie opracowanie przez Dyrektora procedur dotyczących zasad wynajmu pomieszczeń. Z uwagi na fakt nie sporządzenia protokołu zdawczo - odbiorczego jak i w kontekście wyjaśnień Dyrektora DK Słowianin dotyczących występowania przypadków użyczania sprzętu bez każdorazowego zawierania umów, należy zwrócić uwagę także na konieczność opracowania procedur w zakresie użyczania sprzętu.

Niedociągnięcia dotyczyły też realizacji niektórych postanowień umowy z dnia 13 czerwca 2008 r. na podnajem części pomieszczeń zaplecza kuchennego. Stwierdzono bowiem fakt wydania, w dniu 17 czerwca 2008 r., lokalu Najemcy bez protokołu zdawczo - odbiorczego, co było niezgodne z § 3 ww. umowy, który nakładał taki obowiązek. Skutkuje to brakiem możliwości stwierdzenia stanu faktycznego, jaki istniał w momencie przekazania oraz ew. rozbieżności przy zwrocie lokalu.

W toku kontroli stwierdzono niespójność pomiędzy niektórymi postanowieniami regulaminów organizacyjnego i wynagrodzeń. W regulaminie wynagrodzeń ujęto bowiem stanowiska: specjalistę ds. administracyjno – gospodarczych oraz operatora obsługi i naprawy urządzeń technicznych, których nie było w regulaminie organizacyjnym. W regulaminie organizacyjnym przewidziano natomiast stanowisko specjalisty ds. obsługi i konserwacji urządzeń audiowizualnych i akustycznych, a nie ujęto go w regulaminie wynagrodzeń. Spowodowało to, że jedna osoba ma umowę o pracę niezgodną z regulaminem wynagrodzeń.

Dopiero w trakcie kontroli uzupełniono zakresy obowiązków (tzw. Karty stanowisk pracy) głównego specjalisty ds. organizacji imprez oraz zastępcy dyrektora (bez daty), pomimo że wg rozdziału III pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego DK Słowianin, powinny być opracowane, zatwierdzone i wręczone pracownikowi z chwilą zatrudnienia.

Pojedyncze niedociągnięcia stwierdzono także w dokumentacji opisującej zasady prowadzenia rachunkowości oraz w stosowaniu zasad wewnętrznej kontroli finansowej. Ustalono bowiem, że na kontach: 842 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” i 870 „Podatek dochodowy CIT” oraz kontach zespołu 5 „Koszty działalności podstawowej” prowadzona była ewidencja księgowa, w tym w I półroczu 2008 r. zaewidencjonowano ogółem: na koncie 842 - 7.037,37 zł, na koncie 870 - 49,00 zł i na kontach zespołu 5 - 499.130,57 zł. Pomimo tego, do czasu zakończenia kontroli, nie wyszczególniono formalnie w zakładowym planie kont DK Słowianin (wraz z częścią opisową) ww. kont. Brak aktualizacji zakładowego planu kont, stanowi naruszenie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 ze zm.), który nakłada taki obowiązek.

Zarządzenie nr 53 pn. „Procedury kontroli finansowej” oraz Zarządzenie zmieniające nr 56, opierały się z kolei na nieaktualnej podstawie prawnej (ustawa z 26.11.1998 r. o finansach publicznych - Dz.U. nr 15, poz. 148 z 2003 r.). Nie zawierały ponadto odniesienia do standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, mimo że wg art. 47 ust.3 obowiązującej ustawy z 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), ustalając procedury kontroli finansowej, należy wziąć pod uwagę standardy kontroli finansowej, stanowiące Załącznik do Komunikatu nr 13 Ministra Finansów z dnia 30.06.2006 r.

Kontrola 86 dowodów księgowych na łączną kwotę 47.009,27 zł wykazała pojedyncze przypadki opóźnień w płatnościach. Dotyczyło to 4 faktur w łącznej wysokości 3.650,25 zł, które zapłacono od 4 do 24 dni po terminie płatności. Podkreślenia wymaga, że nie spowodowało to w ww. przypadkach negatywnego skutku w postaci odsetek. Stwierdzono ponadto, że wszystkie skontrolowane dowody księgowe nie zawierały pod dekretacją podpisu głównej księgowej, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. W 6 przypadkach kontroli formalno – rachunkowej Dyrektor DK Słowianin dokonał samodzielnie, podczas gdy wg obowiązującej polityki rachunkowości DK Słowianin, sprawdzenia formalno – rachunkowego dokonuje główna księgowa. Żaden z dokumentów wewnętrznych PK i KP nie zawierał numeracji, co było sprzeczne z ww. polityką rachunkowości, według której „Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji zgodnie z rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej: (…) datę i nr wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji”.

Podkreślenia wymaga, że w pozostałym - objętym badaniem – zakresie nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości. Skontrolowane imprezy kulturalne tj. koncerty: Strachy na Lachy, Hunter, Punky Regae Live, Sztywny Pan Azji, Dezerter zostały zorganizowane w ramach działalności statutowej, każdorazowo sporządzane były umowy a ponadto przyniosły zysk w łącznej wysokości 5.619,03 zł. Działalność gastronomiczna (bufet) natomiast prowadzona była w sposób przejrzysty (oddzielna kasa fiskalna, wyodrębniona ewidencja księgowa) oraz pozwoliła na wypracowanie zysku w I półroczu 2008 r. w wysokości 528,24 zł netto.

Prezydent zalecił Dyrektorowi:

1. podjąć działania zmierzające do wykonania – na koniec 2008 r. - planowanego wyniku finansowego DK Słowianin w wys. 4 tys. zł,

2. organizować imprezy zgodnie z zakresem działania, określonym Statutem DK Słowianin (planem finansowym i harmonogramem imprez), w przypadku imprez o charakterze pozastatutowym –dokonać zmian w Statucie,

3. wynajmować pomieszczenia DK Słowianin oraz użyczać sprzęt jedynie na podstawie umów a w przypadku użyczeń również protokołów zdawczo-odbiorczych oraz opracować procedury w przedmiotowym zakresie,

4. ujednolicić regulaminy: organizacyjny i wynagrodzeń w zakresie stanowisk oraz dostosować umowę pracownika w przedmiotowym zakresie i uzupełnić datę przyjęcia zakresu obowiązków Zastępcy Dyrektora,

5. dokonać aktualizacji zakładowego planu kont wraz z opisem oraz procedur kontroli finansowej i przestrzegać przepisów uor w zakresie dekretacji oraz postanowień przyjętej polityki rachunkowości w zakresie kompletności i kontroli dowodów księgowych,

6. dokonać zwrotu kwoty 85,40 zł.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2008/12/04, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2008/12/04 15:11:07

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2008/12/04 15:11:07	modyfikacja wartości
Janusz Kwidziński	2008/12/04 15:02:34	modyfikacja wartości
Janusz Kwidziński	2008/12/04 15:01:00	nowa pozycja