Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/25/08

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Bursa Szkolna Integracyjna, ul. Zygmunta Starego 1 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 12 listopada do 17 listopada 2008 r. kontrolę w Bursie Szkolnej Integracyjnej ul. Zygmunta Starego 1 (zw. dalej Bursą) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/25/08 podpisanym w dniu 17 listopada 2008 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 grudnia 2008 r.

W udostępnionej dokumentacji zasad polityki rachunkowej obowiązujących w Bursie, nie został uregulowany sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, nie było opisu systemu informatycznego oraz opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Pozostawało to w sprzeczności z art.10 ust.1 pkt 3 i 4 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim między innymi system przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, jak również opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Według art. 10 ust. 2 uor. dokumentację tą ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki.

Analiza obowiązujących w Bursie procedur wewnętrznej kontroli finansowej wykazała niedostosowanie dokumentacji do obowiązujących przepisów prawa. Przyjęte procedury nie zawierały opisu badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów udzielania zamówień publicznych, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 - 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego kontrola finansowa obejmuje: 1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; 2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Przyjęte procedury nie uwzględniały także standardów kontroli finansowej, co wynika z art. 47 ust. 3 uofp, który stanowi, iż procedury kontroli finansowej ustala w formie pisemnej kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp oraz zapewnia ich przestrzeganie.

W toku analizy obowiązujących w Bursie instrukcji i procedur stwierdzono, że zawierają one niespójne zapisy w zakresie obiegu dokumentów (kolejność sprawdzania i zatwierdzania dowodów).

W trakcie analizy zasad ustalania i naliczania odpłatności za pobyt w Bursie stwierdzono brak dokumentu w postaci oświadczenia woli Wydziału Oświaty UM Szczecin i zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin ustalającego wysokość opłat na rok szkolny 2006/2007 (zaginięcie dokumentów).

Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków Bursy w 2007 r. w §§: 4210, 4260, 4270, 4300 - łącznie 38 faktur na kwotę 81.856,79 zł, to jest 6 % ogólnych wydatków budżetowych w kwocie 1.363.370 zł wykazała, że dekretacja tych faktur odbywała się przy wykorzystaniu dowodu PK, w którym faktury księgowano zbiorczo. Dowody PK nie spełniały wymogów wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 2, 5 i 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, podpis wystawcy dowodu i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Faktury nie spełniały także wymogów wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 6 uor., według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). Na 38 wybranych losowo faktur, 11 faktur nie posiadało potwierdzenia podpisem faktu przeprowadzenia kontroli formalno – rachunkowej. Dwie spośród przeanalizowanych faktur nie posiadały daty sprzedaży.

W trakcie kontroli ustalono, że proces udzielania zamówień publicznych (w jednostce były to zamówienia wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 ze zm.) przebiegał prawidłowo. Kontrola wybranej próby losowej dokumentów wykazała, że we wszystkich przypadkach, które wymagały zastosowania procedury opisanej
w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Nr 371/06 z dnia 07.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta - procedura taka została zastosowana, a na potwierdzenie tego faktu sporządzone zostały notatki służbowe. W dwóch przypadkach dokonano analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego, a w jednym przypadku opisano sytuację, która z uwagi na pilną potrzebę wykonania (zalewanie budynku Bursy), uniemożliwiła podjęcie czynności związanych z analizą rynku.

W toku kontroli stwierdzono, że wypełniany był obowiązek sporządzania i przesyłania do Wydziału Oświaty informacji dotyczących transakcji podejrzanych, zgodnie z Zarządzeniem Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.06.2005 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według przesłanych w 2007 r. informacji, w Bursie nie wystąpiły żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Główna Księgowa Bursy spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowisko głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Bursy :

1. zaktualizować zasady polityki rachunkowej i procedury wewnętrznej kontroli finansowej,

2. poddać analizie obowiązujące instrukcje i procedury celem uzgodnienia zapisów wspólnych,

3. stosować w praktyce zasadę rzetelności dowodów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości,

4. uzupełnić dokumentację dotyczącą ustalania i naliczania odpłatności za pobyt w Bursie o brakujące dokumenty.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/01/07, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/01/07 12:07:20

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/01/07 12:07:20	nowa pozycja