Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 02 – 23 listopada 2009 r. przeprowadził kontrolę w Szczecińskiej Agencji Artystycznej, al. Wojska Polskiego 64 w Szczecinie (zw. dalej SAA) w zakresie prawidłowości przeprowadzania stosowania procedur związanych z ustawa Prawo zamówień publicznych w 2008 r.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 30 listopada 2009 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 grudnia 2009 r.
Kontrola prawidłowości stosowania procedur związanych z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej ustawą pzp, wykazała nieprawidłowości polegające m.in. na niesporządzeniu oraz niewykonaniu czynności właściwych dla zamówień z wolnej ręki, błędnym zastosowaniu trybu z wolnej ręki przy zawieraniu umowy nr 27/08, zapłacie zobowiązań po terminie płatności co skutkowało w jednym przypadku zapłatą odsetek karnych w wysokości 2.423,39 zł, błędnym określeniu wartości zamówienia oraz błędach w sporządzonym protokole z przeprowadzonego zamówienia na ochronę miejskich imprez sportowych.
W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku umów nr 8/2008 z dnia 04.02.2008 r., 22/08 z dnia 07.03.2008 r., 001/03/08/NMA z dnia 25.03.2008 r., 002/03/08/NMA z dnia 25.03.2008 r., 25A/08 z dnia 15.04.2008 r., 27/08 z dnia 21.04.2008 r. zawartych przez SAA nie wykonano czynności oraz nie sporządzono wymaganej ustawą pzp dokumentacji właściwych dla zamówień z wolnej ręki bowiem:
- nie sporządzono protokołu z postępowania czym naruszona art. 96 ust. 1 ustawy pzp,
- nie zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, czym naruszono art. 95 ust 1 ustawy pzp, który wskazuje, że jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Stwierdzono ponadto, że odnośnie umowy nr 27/08 z dnia 21.04.2008 r. błędnie zastosowany został tryb zamówienia z wolnej ręki co zostało wskazane w jej nagłówku, z uwagi na fakt, iż nie występują w przypadku przedmiotowego zamówienia okoliczności zawarte w art. 67 ust. 1 ustawy pzp. Przedmiotem powyższej umowy była obsługa techniczna imprez artystycznych odbywających się w dniach 13-15.06.2008 r. w Szczecinie w ramach „Dni Morza”. Paragraf 2 umowy wskazywał iż wykonawca sporządzi odpowiedni projekt, dostarczy i zainstaluje oraz będzie obsługiwał niezbędny sprzęt podczas imprezy a następnie zdemontuje po jej zakończeniu. Montaż i demontaż urządzeń wg § 2 ust. 5 dotyczył sceny i oświetlenia budynku. Na podstawie informacji uzyskanych ze stron internetowych firm zajmujących się obsługą techniczną imprez w tym montażem scen, oświetleniem (z oświetleniem budynków włącznie) jak i ich nagłośnieniem, istnieje co najmniej kilku wykonawców będących w stanie wykonać zamówienie w zakresie określonym umową nr 27/08 z dnia 21.04.2008 r. Należy wskazać ponadto, iż wykonanie przez firmę oświetlenia budynku Muzeum Narodowego wraz z wyświetleniem m.in. logo oraz marki Szczecina, w ramach obsługi technicznej imprezy artystycznej nie świadczy, iż przedmiotowa usługa spełnia przesłankę zawartą w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy pzp, która odnosi się do zamówień w zakresie działalności twórczej i artystycznej.
Stwierdzono ponadto, iż zobowiązania wynikające z faktur nr 2/2008 z 15.01.2008 r., 2/2009 z 02.01.2009 r. (dot. Umowy nr 3/2008 z 10.01.2008 r.) oraz FS351/08 z 16.06.2008 r. (dot. Umowy nr 27/08 z dnia 21.04.2008 r.), zapłacone zostały po terminie płatności. Jednocześnie w przypadku faktury nr FS351/08 z 16.06.2008 r. nieterminowe dokonanie płatności spowodowało naliczenie przez kontrahenta oraz zapłatę przez SAA odsetek karnych w wysokości 2.423,39 zł. Powyższe naruszyło przepis art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), który wskazuje, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Przyczyną powyższego była niewystarczająca ilość środków na pokrycie całości zobowiązania.
W toku kontroli stwierdzono, iż niżej wymienione płatności dokonane zostały przez SAA na rzecz kontrahentów pomimo, iż nie zostały przez nich wystawione faktury Vat na podstawie których, zgodnie z zawartymi umowami, płatność winna być dokonana: 29.12.08 r. i 03.11.08 r. (dot. Umowy nr 22/08 z 97.03.2008 r.); 20.06.08 r., 18.04.08 r., 30.04.08 r., 05.06.08 r. (dot. Umów nr 001/03/08/NMA oraz 002/03/08/NMA z dnia 25.03.2008 r.); 14.08.08 r. (dot. Umowy nr 25A/08 z 15.04.2008 r.). Powyższe naruszyło zapisy ww. umów zawartych z kontrahentami które wskazywały, iż podstawą płatności wynagrodzenia za usługę wskazaną w umowach będzie każdorazowo wystawiona faktura VAT.
W protokole z postępowania nr SAA/Ochr/1/2007 na ochronę miejskich imprez masowych w pkt 2 wskazano, iż wartość zamówienia ustalona została na kwotę 140.000 zł, która to kwota była wartością brutto. Powyższe było niezgodne z art. 32 ust. 1 ustawy pzp który wskazuje, iż podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. Stwierdzono ponadto, iż w powyższej wartości nie uwzględniona została wartość zamówień uzupełniających, które zgodnie z zapisem rozdziału I pkt 12 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zamawiający przewidywał, co było niezgodne z art. 32 ust. 3 pzp, który wskazuje, iż jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających.
Ogłoszenie o wszczęciu postępowania nr SAA/Ochr/1/2007 dot. Ochrony miejskich imprez masowych zamieszczone na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym nie zawierało adresu zamawiającego, określenia wielkości lub zakresu zamówienia, opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, kryteriów oceny ofert i ich znaczenia, miejsca i terminu składania ofert, terminu związania ofertą. Ogłoszenie zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym nie zawierało ponadto adresu strony internetowej, na której zamieszczona była specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Powyższe było niezgodne z art. 41 ustawy pzp, który wskazuje na taką konieczność.
Ustalono, że zastosowany w postępowaniu na ochronę miejskich imprez masowych wzór protokołu z postępowania niezgodny był ze wzorem wskazanym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 24.10.2007 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 202, poz. 1463 ze zm.). Niezgodności dotyczyły: nazwy części ogólnej protokołu, braku podpisu osoby sporządzającej na każdej stronie protokołu – dot. części ogólnej, pkt 3 protokołu dot. zasad szczególnych (brak we wzorze), w pkt 4 protokołu brak określenia miejsca składania ofert.
W toku kontroli stwierdzono ponadto drobne uchybienia formalne polegające na błędnym zapisie w pkt 6 Protokołu z postępowania nr SAA/Ochr/1/2007 wskazującym na fakt, iż wymagane warunki udziału w postępowaniu spełnia 3 wykonawców, podczas gdy w rzeczywistości w postępowaniu uczestniczył poprzez złożenie swojej oferty tylko jeden wykonawca oraz niewypełnieniu punktu 11 protokołu dot. danych zawartej umowy. Obowiązujący ponadto w SAA Regulamin prac komisji przetargowej nie został zaktualizowany od momentu jego wprowadzenia (06.07.2004 r.) uwzględniając w swej treści przepisy obowiązujące w okresie prowadzenia kontroli.
Odpowiedzialną za prowadzenie spraw związanych z realizacją przepisów ustawy prawo zamówień publicznych była osoba zatrudniona na stanowisku specjalisty w SAA.

Prezydent zalecił Dyrektorowi SAA:
1. Każdorazowe sporządzanie dokumentacji oraz wykonywanie czynności przewidzianych w ustawie pzp dla zamówień z wolnej ręki,
2. Ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy pzp w zakresie stosowania przesłanek zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki,
3. Dokonywanie wydatków publicznych w terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań,
4. Ścisłe przestrzeganie zapisów zawartych umów w szczególności w zakresie podstaw dokonywania płatności wynagrodzenia,
5. Przestrzeganie przepisów ustawy jak i przepisów wykonawczych w zakresie ustalania wartości zamówienia, ogłoszeń o wszczęciu postępowania, sporządzania protokołów,
6. Bieżące aktualizowanie Regulaminu prac komisji przetargowej.