Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2005 r.

ZARZĄDZENIE NR 280/05
Prezydenta Miasta Szczecina
z dnia 31 maja 2005 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie “Instrukcji postępowania przy doręczaniu korespondencji”

        Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 zm. z 2002 r. Nr 23, poz. 220; Nr 62, poz. 558; Nr 113, poz. 984; Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806; z 2003 r. Nr 80, poz. 717; Nr 162, poz. 1568; z 2004 r. Nr 102, poz. 1055; Nr 116, poz. 1203) oraz § 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Szczecinie stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 305/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 23 lipca 2004 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Szczecinie (zm. Zarządzenie Nr 363/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 30 sierpnia 2004r., Zarządzenie Nr 460/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 2 listopada 2004 r., Zarządzenie Nr 1/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 4 stycznia 2005 r., Zarządzenie Nr 205/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2005 r.) zarządzam, co następuje:

§ 1. W Zarządzeniu Nr 189/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 18 kwietnia 2005 r. w sprawie “Instrukcji postępowania przy doręczaniu korespondencji” w § 5 zmienia się termin wejścia w życie zarządzenia w części dotyczącej pozostałej korespondencji urzędowej z dnia 1 czerwca 2005 r. na dzień 20 czerwca 2005 r.

§ 2. Uchyla się “Instrukcję postępowania przy doręczaniu korespondencji” stanowiącą załącznik do Zarządzenia Nr 189/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 18 kwietnia 2005 r.

§ 3. Wprowadza się “Instrukcję postępowania przy doręczaniu korespondencji” w brzmieniu zgodnym z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik
do Zarządzenia Nr 280/05
Prezydenta Miasta Szczecina
z dnia 31 maja 2005 r.

Instrukcja postępowania przy doręczaniu korespondencji.

ROZDZIAŁ I

Zasady ogólne

§ 1.1. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:

1) “Koordynator” – pracownik Urzędu, który nadzoruje i weryfikuje wykonywanie zadań przez gońców,
2) “Goniec” – pracownik Urzędu, który doręcza korespondencję urzędową,
3) “Instrukcja” - instrukcja postępowania przy doręczaniu korespondencji,
4) “korespondencja urzędowa” – przesyłki zawierające dokumentację urzędową, w szczególności listy polecone i listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.,
5) “lista przewozowa” – zbiorczy wykaz przesyłek przekazanych gońcowi do doręczenia,
6) “zwrotka” – dokument potwierdzający odbiór korespondencji urzędowej przez adresata,
7) “zawiadomienie” – pisemna informacja pozostawiona dla adresata o doręczeniu pisma sąsiadowi, dozorcy domu lub o nieudanej próbie doręczenia korespondencji urzędowej,
8) “nadawca” – jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin,
9) “adresat” - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, do której adresowana jest korespondencja urzędowa,
10) “odbiorca” – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która odbiera korespondencję urzędową,
11) “System” – elektroniczny system obsługi korespondencji “SOK”,
12) “Kancelaria Poczty Biura Obsługi Interesantów” – stanowiska ds. obsługi kancelaryjnej Urzędu w Referacie obsługi kancelaryjnej i udzielania informacji Biura Obsługi Interesantów,
13) “Kancelaria Biura Obsługi Interesantów” - stanowiska ds. obsługi kancelaryjnej interesantów w Referacie obsługi kancelaryjnej i udzielania informacji Biura Obsługi Interesantów.

2. Instrukcja nie reguluje wysyłki:

1) listów zwykłych,
2) listów, których adresat zamieszkuje lub ma siedzibę poza granicami administracyjnymi Gminy Miasto Szczecin,
3) korespondencji innej niż określona w ust. 1 pkt 4 niniejszego paragrafu, dla której przepisy szczególne przewidują konieczność doręczania, za pośrednictwem Poczty Polskiej,
4) przesyłek wartościowych oraz przekazów pieniężnych,
5) dokumentów niejawnych.

§ 2.1. Dostarczanie korespondencji urzędowej następuje za pośrednictwem Referatu obsługi kancelaryjnej i udzielania informacji Biura Obsługi Interesantów.
2. Kierownik Referatu obsługi kancelaryjnej i udzielania informacji realizuje zadania, o których mowa w ust. 1 za pośrednictwem koordynatorów.

ROZDZIAŁ II

Koordynatorzy

§ 3.1. Koordynatorzy nadzorują i weryfikują prawidłowość wykonania zadania w zakresie doręczania korespondencji urzędowej.
2. Do obowiązków Koordynatora należy min.:

1) nadzór nad korespondencją urzędową przekazaną do doręczenia adresatom,
2) rozdział korespondencji urzędowej do doręczenia pomiędzy gońców,
3) rozliczanie gońców z doręczanej korespondencji urzędowej,
4) wprowadzanie informacji o doręczanej korespondencji urzędowej do Systemu,
5) rozliczenie się z nadawcą z otrzymanej korespondencji urzędowej,
6) sporządzanie dla potrzeb Dyrektora Biura Obsługi Interesantów raportów dotyczących ilości wysyłanej korespondencji oraz przyczyn zwrotu korespondencji nie doręczonej.

ROZDZIAŁ III

Gońcy

§ 4.1. Do obowiązków gońca należy:

1) dbałość o powierzoną korespondencję urzędową otrzymaną do doręczenia adresatom,
2) doręczenie korespondencji urzędowej adresatom,
3) udzielanie adresatowi informacji dotyczącej doręczanej korespondencji urzędowej i funkcjonowania urzędu,
4) codzienne rozliczanie się z otrzymanej korespondencji urzędowej zgodnie z harmonogramem ustalonym z Koordynatorem,
5) niezwłoczne poinformowanie Koordynatora o utracie lub uszkodzeniu powierzonej korespondencji urzędowej,
6) niezwłoczne poinformowanie Koordynatora o niemożności wykonywania swoich obowiązków oraz dostarczenie niedoręczonej korespondencji urzędowej i zwrotek.

2. W trakcie wykonywania pracy goniec jest obowiązany do posiadania:

1) w widocznym miejscu identyfikatora, którego wzór określa załącznik nr 1 do Regulaminu Pracy w Urzędzie Miejskim w Szczecinie,
2) wszystkich niezbędnych dokumentów i formularzy koniecznych do prawidłowego wykonywania swoich obowiązków.

§ 5.1. Goniec podczas wykonywania swoich obowiązków reprezentuje Urząd Miasta Szczecin przed osobami trzecimi, w związku z tym Goniec jest zobowiązany do zachowywania się w sposób, który nie będzie naruszać dobrego imienia Urzędu.
2. Goniec jest zobowiązany do kulturalnego i uprzejmego zachowania się wobec odbiorców, ich pracowników i innych osób w trakcie wykonywania swoich obowiązków,
w tym w szczególności do:

1) posiadania schludnego i czystego ubioru,
2) zachowania higieny osobistej i czystości,
3) uprzejmego traktowania i odzywania się do adresatów, ich pracowników i innych osób, bez względu na sposób zachowania tych osób wobec gońca.

ROZDZIAŁ IV

System Obsługi Korespondencji

§ 6.1. Korespondencję urzędową przeznaczoną do wysyłki rejestruje się w elektronicznym systemie obsługi korespondencji “SOK”.
2. Do stosowania Systemu obowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Miasta Szczecin.
3. Każda czynność związana z doręczaniem korespondencji urzędowej jest odnotowywana w Systemie.
4. Zasady obsługi Systemu określa odrębne zarządzenie.

ROZDZAIAŁ V

Zasady przygotowywania i oznakowania korespondencji urzędowej

§ 7.1. Nadawca zobowiązany jest do:

1) przygotowania korespondencji urzędowej w sposób uniemożliwiający dostęp do jej zawartości przez osoby trzecie bez jej naruszenia,
2) używania kopert z nadrukiem kodu kreskowego, a w przypadku niemożności ich użycia stosowania paska z kodem kreskowym, który nakleja się na kopercie nad danymi adresata w prawym górnym rogu koperty,
3) wpisania na kopercie daty pisma, znaku sprawy oraz unikalnego numeru porządkowego, jeżeli pismo dot. sprawy zarejestrowanej w systemie rejestracji i obiegu dokumentów “Rejestr BOI”,
4) rejestracji nadawanej do wysyłki korespondencji urzędowej w Systemie oraz prawidłowego zaadresowania pism.

2. Wzory kopert stanowią załączniki nr 1 i nr 2 do instrukcji.
3. Wzór paska kodu kreskowego stanowi załącznik nr 3 do instrukcji.
4. Zakopertowaną korespondencję urzędową nadawca pozostawia w Kancelarii Poczty Biura Obsługi Interesantów.
5. Do wysyłki nie będą przyjmowane przesyłki, które:

1) nie zostały zarejestrowane w Systemie,
2) nie są oznaczone kodem kreskowym,
3) są nieprawidłowo zaadresowane,
4) są zakopertowane w sposób umożliwiający dostęp do ich zawartości przez osoby trzecie bez jej naruszenia,
5) w których różnica między datą korespondencji urzędowej a dniem bieżącym przekracza siedem dni.

§ 8.1.Przesyłki można oznaczyć w następujący sposób:

1) Priorytet – muszą zostać doręczone adresatowi nie później niż następnego dnia,
2) Adresat – muszą zostać doręczone adresatowi do rąk własnych.

2. Oznaczenia zamieszcza się na kopercie kolorem czerwonym po lewej stronie od danych adresata oraz w Systemie.

§ 9.1. Kancelaria Poczty Biura Obsługi Interesantów zobowiązana jest do:

1) weryfikacji wysyłanej korespondencji urzędowej zgodnie z § 7 ust. 5,
2) potwierdzenia przyjęcia korespondencji od nadawcy w elektronicznym systemie obsługi Korespondencji “SOK”,
3) wydruku i połączenia w sposób trwały z przesyłką zwrotki,
4) przekazania zwrotek lub nieodebranej przez adresata korespondencji urzędowej nadawcy.

2. Wzór zwrotki stanowi załącznik nr 4 do instrukcji.

ROZDZIAŁ VI

Rozdział korespondencji

§ 10.1. Przyjętą korespondencję urzędową wraz z listami przewozowymi koordynator rozdziela na poszczególnych gońców.
2. Wzory list przewozowych stanowią załączniki nr 5 i nr 6 do instrukcji.

§ 11. Goniec pobiera i rozlicza się z korespondencji urzędowej oraz list przewozowych wg ustalonego z koordynatorem harmonogramu.

§ 12. Otrzymaną do doręczenia korespondencję urzędową goniec potwierdza na imiennym wykazie sporządzonym w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje Koordynatorowi.

ROZDZIAŁ VII

Doręczanie korespondencji

§ 13.1. Goniec podejmuje próbę skutecznego doręczenia korespondencji urzędowej adresatowi co najmniej dwukrotnie w następujących po sobie dniach roboczych.
2. Korespondencję urzędową goniec doręcza za pokwitowaniem z zachowaniem przepisów właściwych w tym zakresie.
3. Przy doręczaniu korespondencji urzędowej goniec zobowiązany jest wyegzekwować od adresata lub odbiorcy na zwrotce i liście przewozowej potwierdzenie doręczenia korespondencji urzędowej wg następującego schematu:

1) osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej – pieczątka firmowa + czytelny podpis odbiorcy (tj. imię i nazwisko) oraz data i godzina odbioru. Odbiorca może ostemplować zwrotkę pieczątką imienną pod warunkiem, że widnieje na niej nazwa firmy.
2) osoby fizyczne – czytelny podpis (imię i nazwisko) oraz data i godzina odbioru.

4. Jeśli odbiorca uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, goniec sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała korespondencję urzędową i przyczynę braku jej podpisu.
5. W przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu korespondencję urzędową doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi po uprzednim pouczeniu o obowiązku zachowania tajemnicy korespondencji i odpowiedzialności karnej za jej złamanie. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Wzór druku stanowi załącznik nr 7 do instrukcji.
6. W sytuacji, gdy nie udało się doręczyć adresatowi korespondencji urzędowej goniec umieszcza w sposób opisany w ust. 5 zawiadomienie o pozostawieniu w Urzędzie lub Filii Urzędu korespondencji do odbioru – w zależności od miejsca zamieszkania bądź siedziby adresata. Wzory druków stanowią odpowiednio załączniki nr 8 i nr 9 do instrukcji.
7. Adnotację o niemożności doręczenia goniec zamieszcza na zwrotce i liście przewozowej.

§ 14.1. Niedoręczoną korespondencję urzędową wraz z listami przewozowymi oraz zwrotki goniec przekazuje Koordynatorowi.
2. Koordynator przekazuje nie później niż następnego dnia niedoręczoną korespondencję urzędową oraz listy przewozowe do Kancelarii Biura Obsługi Interesantów, a zwrotki nadawcy.
3. Kancelaria Biura Obsługi Interesantów wydaje zgłaszającym się adresatom korespondencję urzędową za pokwitowaniem na zwrotce i liście przewozowej.
4. Po upływie 7 dni Kancelaria Biura Obsługi Interesantów zwraca nieodebraną korespondencję urzędową wraz z listami przewozowymi oraz zwrotki Koordynatorowi.
5. Koordynator po otrzymaniu nieodebranej korespondencji urzędowej, list przewozowych i zwrotek:

a) przekazuje zwrotki nadawcy,
b) podejmuje niezwłocznie – to jest w dniu przekazania – kolejną próbę doręczenia adresatowi korespondencji urzędowej za pośrednictwem gońców.

6. Przy doręczaniu korespondencji, o której mowa w ust. 5 lit. b stosuje się odpowiednio przepisy § 13 z wyłączeniem ust. 1. W przypadku nie doręczenia korespondencji urzędowej adresatowi, goniec pozostawia zawiadomienie – zgodnie z zasadami określonymi w § 13 ust. 6 – o pozostawieniu w Urzędzie korespondencji do odbioru.
7. Niedoręczoną korespondencję urzędową wraz z listami przewozowymi oraz zwrotki goniec przekazuje następnego dnia Koordynatorowi. Tryb opisany w ust. 2-4 niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio.
8. Nieodebraną korespondencję urzędową oraz zwrotki po wyczerpaniu trybu opisanego w § 13 i § 14 ust. 1-6 Koordynator przekazuje do Kancelarii Poczty Biura Obsługi Interesantów, a listy przewozowe po upływie roku przekazuje do archiwum.