Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 11 lutego do 15 lutego 2010 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 44 przy ul. Ruskiej 16 (zw. dalej PP nr 44) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/23/10 podpisanym w dniu 15 lutego 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 48.109,80 zł, tj. 7,3 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• przy naliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008 r. (badaniem objęto 18. pracowników) nie pomniejszono podstawy do naliczenia tego wynagrodzenia pracownikom korzystającym w 2008 r. z dni wolnych z tytułu opieki nad dzieckiem oraz z urlopów okolicznościowych o wynagrodzenie za te dni (3. pracowników) oraz o wynagrodzenie z tytułu jednorazowych nagród przyznanych pracownikom w grudniu 2008 r. (8. pracowników); powyższe było niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160 poz. 1080 ze zm.), wg których wynagrodzenie to ustala się uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• objęte badaniem faktury/rachunki/noty dotyczące zakupu materiałów, towarów i usług oraz wyciągi bankowe nie zawierały wskazania miesiąca, podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne oraz informacji o zapłacie, zawierały wskazania dekretacyjne jedynie w zakresie paragrafu, a wyciągi bankowe nie zawierały ponadto podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentu, co było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg których dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, oraz z zapisami pkt II A 2 i 3 Załącznika nr 2 do obowiązującej w PP nr 44 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, wg których na dowodzie księgowym lub metryce stanowiącej podstawę dokonania zapłaty należy umieścić klauzulę – zapłacono przelewem dnia, a wyciągi z rachunków bankowych otrzymane z banku winny być sprawdzone przez Głównego księgowego z załączonymi do nich dokumentami,
• dokumenty księgowe, którymi wprowadzano do ksiąg faktury zakupu płatne przelewem nie zawierały opisu operacji oraz jej daty; było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 3 - 4 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wymienione elementy,
• płatność 6. z 12. faktur zakupu na kwotę ogółem 8.561,06 zł uregulowana została po terminie płatności wskazanym w fakturach,
• 3 z 12. objętych badaniem faktur zawierały błędne dane (numer NIP PP nr 44, błąd w adresie PP nr 44, błędna forma płatności), a do dokumentów nie wystawiono not korygujących; było to niezgodne z zapisami § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg których, nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• 1 z 12. objętych badaniem faktur dotyczyła kosztów 2008 r., a zaewidencjonowana została w koszty i stanowiła wydatek 2009 r.; było to niezgodne z zapisami art. 6 ust. 1 uor, wg których w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
2. Raporty kasowe sporządzane były wspólnie dla różnych źródeł finansowania, bez podziału na rachunek dochodów własnych i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, co stało w sprzeczności z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 7 uor,
wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy; raporty kasowe nie zawierały ponadto akceptacji Dyrektora PP nr 44, co było niezgodne z zapisami
pkt 3 d Załącznika nr 1 do obowiązującej w PP nr 44 „Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów (…)”.
3. Wydatki dotyczące § 4300 – zakup usług pozostałych ewidencjonowane były na analityce wspólnie z wydatkami dotyczącymi § 4700 – szkolenia pracowników na analityce § 4700; było to niezgodne z zapisami art. 24 ust 4 pkt 2 uor, wg których księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne jeżeli zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie wg kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych; ponadto zapisy księgowe dokonywane na analitykach paragrafów nie zawierały określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jego daty oraz opisu operacji, co było niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 2 - 3 uor, wg których zapis księgowy powinien zawierać m.in. wymienione elementy;
4. Zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 44 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Polityka rachunkowości” nie zawierała 1/ opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, 2/ wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, 3/ określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 uor, wg którego wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości; dokumentacja zawierała ponadto nieaktualną podstawę prawną,
• „Regulamin kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo - księgowych” – brak opisu procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz ich zwrotu,
• „Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów” – nieaktualny zapis dotyczący ksiąg rachunkowych i przebitkowych raportów kasowych, nieaktualny załącznik nr 11 i 13, brak opisu kontroli i obiegu niektórych dokumentów (m.in. OT, PT, LT, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, wyciąg bankowy, delegacje służbowe i ich rozliczenie),
• „Instrukcja inwentaryzacji” – brak wzorów stosowanych dokumentów wymienionych w instrukcji i zapisu o zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor PP nr 44 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
2. Dyrektor PP nr 44 nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o kontrolach przeprowadzonych w PP nr 44 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r. i ich wynikach, zgodne z zapisami § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, ale zgodnie ze złożonym przez Panią oświadczeniem – informacja była przygotowywana w trakcie kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 44:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. regulowanie płatności w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.