Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Nr kontroli: P/58/10

Gospodarka finansowo – księgowa za 2009 r.

Centrum Kształcenia Sportowego, ul. Mazurska 40 i Rydla 49 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 31 maja do 29 czerwca 2010 r. kontrolę w Centrum Kształcenia Sportowego przy ul. Mazurskiej 40 (zw. dalej CKS) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2009 r.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/58/10 podpisanym w dniu 12 lipca 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 lipca 2010 r.
W wyniku porównania danych zawartych w sprawozdaniu Rb-34 z ewidencją analityczną generowaną z systemu Vulcan stwierdzono, że wykazano w sprawozdaniu wykonanie wydatków w § 4580 w wysokości 22,70 zł, gdy tymczasem wykonanie wg ewidencji analitycznej wynosiło - na § 4580 13,90 zł i na § 4600 8,80 zł. Stało to w sprzeczności z zapisami § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), wg którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Analiza zawartych przez CKS umów najmu wykazała, że:
1. nie naliczono odsetek ustawowych od niektórych płatności uregulowanych po terminie zapłaty wskazanym w umowie zawartej z firmą STROER (od 3. faktur na kwotę 563,10 zł każda, od 3. faktur na kwotę 570,00 zł każda), co było niezgodne z art. 17 ust.1 pkt 3 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału,
2. fakturowanie do umowy najmu zawartej z Panią K. Czech wykonane zostało przez w miesiącach VII – IX/2009 r. w kwotach zgodnych z wniesionymi przez najemcę wpłatami, ale niezgodnie z obciążeniami, a wg zapisów art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, dowody księgowe powinny być m.in. rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
3. umowy/aneksy nie zawierały zatwierdzenia radcy prawnego (18 z 76. umów),
4. umowy/aneksy nie były parafowane przez Głównego księgowego, a 10 z 76. umów/aneksów nie było podpisanych przez Głównego księgowego, mimo ujęcia Głównego księgowego w preambule umowy,
5. umowy zawierały błędne zapisy w postaci określenia czasu trwania umowy (2. umowy), zastosowanego nazewnictwa stron umowy (1. umowa) oraz nie zawierały wskazania osoby reprezentującej najemcę (1. umowa), precyzyjnie określonego terminu płatności (1. umowa), podpisu wynajmującego i najemcy (2. umowy).
Analiza wpłat za wyżywienie wykazała, że:
1. w miesiącu czerwcu 2009 r. Dom Dziecka Nr 1 został obciążony kwotą 881,60 zł tytułem wydania 232. obiadów (faktura nr 000139/M/09), a winien zostać obciążony kwotą 592,80 zł za 156 wydanych obiadów; stało to w sprzeczności z zapisami art. 22 ust. 1 uor, wg którego dowody księgowe powinny być m.in. rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
2. nieprawidłowo zaewidencjonowano rozrachunki z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Rodzinie w wyniku czego kwota 1.463,00 zł, która nie została uregulowana przez kontrahenta, do dnia zakończenia kontroli nie była wykazywana w księgach CKS.
W 2009 r. CKS poniosło wydatki w wysokości 18.585.527,31 zł. Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków wykazała, że:
1. dowody księgowe, którymi faktury zakupu wprowadzane były do ksiąg rachunkowych nie zawierały daty i opisu operacji gospodarczej, faktury płatne przelewem z rachunku dochodów własnych nie zawierały wskazania dotyczącego źródła finansowania, wszystkie faktury nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne i określenia daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, a niektóre nie zawierały wskazań dekretacyjnych lub zawierały wskazania niepełne; wskazań dekretacyjnych nie zawierały także raporty kasowe sporządzane w lokalizacji ul. Rydla 49 oraz wyciągi bankowe CKS; było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 3, 4 i 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji i jej opis, wskazanie dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz z zasadami opracowywania dokumentów księgowych zawartymi w § 3 obowiązującej w CKS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”;
2. wyciągi bankowe nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za ich kontrolę, pismo w sprawie zaliczkowej wpłaty za wyżywienie i zakwaterowanie zawodników w Ośrodku wypoczynkowo – szkoleniowym w Goszczanowie na kwotę
17.360,00 zł oraz wezwanie do zapłaty odsetek za zwłokę na kwotę 13,90 zł z MOSiR Ostrowiec Świętokrzyski nie zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji do zapłaty, zbiorcze zestawienia faktur/rachunków załączonych do raportu kasowego RDW 35/09 (na kwoty: 39,36 zł, 149,32 zł, 345,12 zł) nie zawierały Pana akceptacji; było to niezgodne z § 1 pkt 3
i 8 obowiązującej w CKS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, wg którego dowód księgowy spełnia swoje funkcje, jeżeli jest prawidłowo wystawiony, czyli m.in. sprawdzony został pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, a fakt sprawdzenia uwidoczniony jest w treści dokumentu; sprawdzone i zatwierdzone dokumenty stanowią podstawę złożenia podpisu przez Dyrektora;
3. 4 z 47. faktur dotyczących 2008 r. na kwotę ogółem 81.264,55 zł zaewidencjonowano w księgach 2009 r., co stało w sprzeczności z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty;
4. faktury płatne przelewem ewidencjonowane były w momencie zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do CKS; było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
5. 20 z 47. faktur zawierało dane adresowe CKS niezgodne z danymi zawartymi w decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, a do dokumentów nie wystawiono not korygujących, co było niezgodne z zapisami § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.), wg których, nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
6. 2 rozliczenia delegacji służbowych na kwotę ogółem 736,20 zł nie zawierały podpisu osoby zlecającej wyjazd oraz zawierały błędnie wyliczone ryczałty na dojazdy, w wyniku czego każdemu z pracowników wypłacono za mało o kwotę 4,60 zł; było to niezgodne z § 2 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), wg których miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca oraz, że za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety;
7. faktura na kwotę 77,22 zł ujęta w raporcie kasowym rachunku dochodów własnych nr 36/09 nie zawierała pokwitowania odbioru gotówki, co było niezgodne z § 7 pkt 4 obowiązującej w CKS „Instrukcji kasowej”, wg którego odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki; wymieniona faktura ujęta ponadto została w raporcie kasowym pod datą 29.12.2009 r., a wystawiona została z datą 18.12.2009 r., a wg art. 24 ust. 5 pkt 3 uor księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane;
8. wydatki w postaci opłaty abonamentowej zawartej w fakturach za wodę i ścieki ewidencjonowane były w § 4260, a wpłata pracownika z tytułu zwrotu odsetek jakie CKS zobowiązane było zapłacić z tytułu nieterminowego uregulowania płatności za fakturę – w § 0690; było to niezgodne z Załącznikiem nr 3 i 4 do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wymienionych wydatków służy paragraf 4300, a do księgowania wymienionych dochodów - § 097.
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że w 2009 r. do wszystkich zamówień sporządzone zostały notatki służbowe.
W 1. przypadku stwierdzono ponadto, że faktura nr 734/9/09 na kwotę brutto 21.808,62 zł wystawiona przez firmę ZUT WEDROTEL tytułem rozbudowy sieci monitoringu wizyjnego opiewała na kwotę niezgodną z wcześniej zawartą umową,
a do umowy nie sporządzono aneksu na wykonane prace dodatkowe (umowa na kwotę 19.599,00 zł brutto; różnica 2.209,62 zł). W 1. przypadku notatka służbowa nie zawierała nazwy wystawcy, daty sporządzenia i podpisu sporządzającego (dotyczy pełnienia funkcji inspektora nadzoru, oferty firm: ROBBUD i WEMAR).
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń osobowych 5. pracowników CKS za 2009 r. stwierdzono, że:
1. sposób prowadzenia akt osobowych pracowników CKS był niezgodny z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, wg którego akta winny być prowadzone w podziale na części:
A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia; w części A akt osobowych pracowników CKS znajdowały się m.in. następujące dokumenty: zaświadczenia o szkoleniach i kursach odbytych w czasie trwania stosunku pracy w CKS, zaświadczenia lekarskie, bhp i o ukończeniu studiów, umowa zlecenie, podziękowanie, karta oceny pracy. W części C akt osobowych znajdowały się wnioski urlopowe, karty czasu pracy, zaświadczenie lekarskie;
2. w aktach osobowych pracowników CKS brakowało dokumentów potwierdzających zapoznanie się pracowników z regulaminem pracy, co było niezgodne z zapisami § 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z zapisami § 7 pkt 1 obowiązującego w CKS „Regulaminu pracy”, wg którego zapoznanie z regulaminem pracy pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem i datą w treści umowy o pracę lub w odrębnym oświadczeniu, które dołącza się do akt osobowych;
3. w aktach znajdowało się pismo z dnia 14.01.2009 r., w którym błędnie wykazano przyznany dodatek kasjerski (był 248,00 zł, a winien być 248,90 zł).
W wyniku kontroli płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych ustalono, że błędnie wykazano w deklaracji PIT-4R, za miesiąc lipiec 2009 r. należną kwotę podatku do wpłaty (zawyżono o 171,00 zł, zapłacono poprawnie).
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:
1. w 2009 r. Dyrektor CKS wydał tylko zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji w ramach projektu „Pracownie komputerowe dla szkół”;
2. w skład zespołów spisowych i komisji inwentaryzacyjnych do przeprowadzenia spisów w ramach projektu „Pracownie komputerowe dla szkół”, Dyrektor CKS powołał tych samych pracowników, co stało w sprzeczności z § 8 pkt 8 obowiązującej w CKS „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wg którego kontrolę czynności przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji sprawują m.in. przewodniczący lub członkowie komisji inwentaryzacyjnej,
3. część dokumentacji z inwentaryzacji sporządzona została w postaci załączników do bilansu, a wg § 10 pkt 11 i § 11 pkt 4 obowiązującej w CKS „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wyniki weryfikacji sald i porównania stanów ewidencyjnych
z dokumentacją źródłową winny znaleźć swoje odzwierciedlenie w sporządzonych w tym celu protokołach.
W trakcie analizy funkcjonujących w CKS uregulowań wewnętrznych związanych z gospodarką finansowo – księgową oraz kadrowo – płacową stwierdzono niżej opisane braki.
„Zasady (polityka) rachunkowości” – nie zawierały: 1/ określenia okresów sprawozdawczych, 2/ opisu metody ustalania wyniku finansowego, 3/ opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji,
w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, 4/ wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, 5/ określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 5/ opisu do kont: 021, 131, 140, 227, 228, 229, 330, 340, 490, 640, 900, 950, 997; było to niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 1 - 3 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości w szczególności dotyczące m.in. okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, metody ustalania wyniku finansowego i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych; nieaktualna podstawa prawna.
„Procedury kontroli finansowej” – brak aktualizacji procedury dla CKS oraz podstawy prawnej; procedury nie uwzględniały ponadto standardów, a wg art. 47 ust. 3 uofp kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury, biorąc pod uwagę standardy,
„Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów” – brak: daty i podpisu zatwierdzającego, opisu obiegu i kontroli poszczególnych rodzajów dokumentów (omówiono tylko listę płac, delegacje, dowody środków trwałych i częściowo materiałów), załączników wymienionych w Instrukcji; nieaktualna podstawa prawna i błędna numeracja paragrafów (brak § nr 2 i 6).
„Instrukcja inwentaryzacyjna” - nieaktualna postawa prawna, w § 12 pkt 2 trzecia kropka jest „…na stanie urzędu…”.
„Regulamin postępowania w sprawach zamówień publicznych” – brak aktualizacji regulaminu dla CKS oraz regulaminu pracy komisji przetargowej; nieaktualna podstawa prawna i kwota euro dla zamówień wyłączonych z ustawy.
„Regulamin pracy” – nieaktualna podstawa prawna.
„Regulamin premiowania” – nieaktualna podstawa prawna.
„Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” – nieaktualna podstawa prawna.
W toku kontroli ustalono ponadto, że Dyrektor CKS wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r.
w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi CKS:
1. uporządkowanie akt osobowych i uzupełnienie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. naliczanie odsetek ustawowych od nieterminowych płatności na rzecz CKS,
3. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.

 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2010/09/10, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2010/09/10 14:43:42
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2010/09/10 14:43:42 nowa pozycja