Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 23.09.10 r. do 21.10.10 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej w Szczecinie przy ul. Romera 21/29 (zw. dalej DPS) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za okres 2009 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 listopada 2010 r.
DPS prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. W 2009 r. DPS uzyskał dochody w wysokości 2.248.352,96 zł, w tym dochody własne stanowiły 12.336,85 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 9.929.194,53 zł, co stanowiło 99,93% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 10.192,61 zł, tj. 74,55 % zaplanowanych.
W toku kontroli dotyczącej m.in. realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2009 r. wyniosło łącznie 9.939.387,14 zł, na podstawie próby w wysokości 2.341.570,72 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• ewidencja kosztów i rozrachunków, prowadzona przez głównego księgowego dokonywana była z datą zrealizowania wydatku, w związku z czym w 14. przypadkach (na 18 skontrolowanych) zapis księgowy nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej (dotyczy faktur). Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.);
• dekretacja wszystkich poddanych kontroli dowodów księgowych (m.in. faktur i wyciągów bankowych) sporządzana była w formie wydruku z programu komputerowego, służącego do prowadzenia ewidencji księgowej. Podpisy znajdujące się na ww. wydruku lub/i na wyciągach bankowych dotyczyły sprawdzenia dokumentu. Powyższe nie zostało jednak uregulowane
w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w dokumentacji DPS nie określono osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli wyciągów bankowych i raportów kasowych. Braki zostały uzupełnione
w 2010 r.
Stwierdzono także uchybienia w prowadzonej przez zastępcę dyrektora ds. administracyjno – gospodarczych dokumentacji dotyczącej realizacji umów na wykonanie w 2009 r. prac remontowych i inwestycyjnych w budynku DPS. Uchybienia nie miały wpływu na ostateczną realizację przedmiotu umów, a dotyczyły m.in.: wartości prac ujętych w umowie i protokołach odbioru robót (netto/brutto), rozbieżności dat ujętych w umowie i harmonogramie stanowiącym załącznik do umowy (dot. modernizacji piętra), niewskazania dat zakończenia prac w protokołach odbioru robót (3 przypadki), wystawienia faktury przed podpisaniem protokołu odbioru robót (dot. instalacji teletechnicznej) oraz okresów na jakie wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania umów i zawarto polisy ubezpieczeniowe (dot. modernizacji piętra, wymiany stolarki okiennej i instalacji teletechnicznej). Dodatkowo stwierdzono, iż w 2. przypadkach dokumentacja DPS nie zawierała potwierdzenia dokonania poprawek w zakresie realizacji przedmiotu umowy (dot. wymiany stolarki okiennej i wymiany dźwigów osobowych).
Ustalono ponadto, iż nie obciążono jednego z wykonawców na kwotę 150 zł z tytułu korzystania z energii elektrycznej w trakcie prac dot. instalacji teletechnicznej. Nota obciążeniowa na powyżej wskazaną kwotę została wystawiona i opłacona przez wykonawcę w trakcie kontroli.
W toku kontroli wpływów z tytułu pobytu podopiecznych w DPS wykazano uchybienia w zakresie wskazywania dat oraz rodzajów dokumentów, stanowiących podstawę dokonanych zapisów w ewidencji syntetycznej i analitycznej. Stwierdzono bowiem, że w ewidencji syntetycznej ww. wpływów wskazywano jako dokument źródłowy raport kasowy, a jako datę dokonania operacji datę jego zamknięcia. Zapisy w ewidencji analitycznej dokonywane były natomiast na podstawie dokumentów KP – „Kasa przyjmie” oraz z rzeczywistą datą dokonania wpłaty.
Dokumentacja DPS nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym udzielania zamówień publicznych. W DPS obowiązywał jedynie regulamin komisji przetargowej. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień ówcześnie obowiązującego art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249,
poz. 2104 ze zm.). Podstawę prawną obowiązujących w kontrolowanym okresie instrukcji kancelaryjnej, instrukcji kasowej oraz regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. Instrukcja kasowa oraz ww. regulamin zostały zaktualizowane w 2010 r.
W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 8. pracowników (ok. 5 % etatów), stwierdzono 4 przypadki zmniejszenia dodatku za wieloletnią pracę z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim (starsza pielęgniarka - VI, X, XII.09, pomoc kuchenna – XII.09). W związku z powyższym nie wypłacono należnego wynagrodzenia w łącznej wysokości 479,23 zł (st. pielęgniarka – 361,90 zł, pomoc kuchenna – 117,33 zł). Było to niezgodne z zapisami § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.), wg których dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby.
Ustalono ponadto, że w miesiącach czerwcu i wrześniu 2009 r. wypłacono 4. pracownikom (st. pielęgniarka, opiekunka, starsza pokojowa, pomoc kuchenna) nieprawidłowo wyliczone kwoty dodatków za pracę w godzinach nocnych i popołudniowych. Powyższe spowodowane było uwzględnieniem w systemie komputerowym błędnej liczby dni przypadających do przepracowania w danym miesiącu i skutkowało niewypłaceniem należnego wynagrodzenia w łącznej wysokości 110,34 zł. Stwierdzono także 2. przypadki nieprawidłowego ustalenia wysokości wypłaconego dodatku za wieloletnią pracę w porównaniu z danymi ujętymi w aktach osobowych pracownika (z-ca dyrektora ds. administracyjno
– gospodarczych – III.09 – 28 zł za mało i VI.09 – 70 zł za dużo). Ustalono również, iż w 1. przypadku wypłacono pracownikowi wyrównanie wynagrodzenia zasadniczego bez uwzględnienia zwolnienia lekarskiego (opiekunka – III.09) oraz w 1. przypadku nie dokonano zmniejszenia wynagrodzenia zasadniczego z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim (st. pielęgniarka – X.09). Powyższe skutkowało wypłaceniem nienależnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 493,33 zł. Stwierdzono ponadto przypadek, w którym nie odjęto okresu urlopu bezpłatnego przy ustalaniu dnia nabycia prawa do nagrody jubileuszowej (starsza księgowa).
Akta osobowe pracowników DPS prowadzone były przez inspektora ds. pracowniczych. Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące naliczania wynagrodzeń pracowników DPS była starsza księgowa ds. płac.
Dyrektor DPS zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi DPS:
1. Aktualizację instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w DPS.
2. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.
3. Przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.