Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 17.03.10 r. do 19.03.10 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 71 w Szczecinie przy ul. Bośniackiej 7, zwanej dalej SP nr 71, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 kwietnia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 134.876,15 zł, tj. 5,03 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w kwocie 2.681.287,66 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• we wszystkich skontrolowanych przypadkach zapisy księgowe nie zawierały opisu operacji. Zapisy księgowe nie zawierały ponadto wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu: w przypadku wszystkich 22. skontrolowanych wyciągów bankowych oraz w 25. przypadkach (na 30) w zakresie ewidencji faktur i rachunków. Zapisy księgowe dotyczące faktur/rachunków
w 20. przypadkach nie zawierały także wskazania daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor. Dodatkowo ewidencja 20. (na 30 skontrolowanych) faktur/rachunków oraz 10. (na 22 skontrolowanych) wyciągów bankowych dokonana była zbiorczo, bez sporządzenia odpowiedniego dokumentu zbiorczego;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 30 skontrolowanych dokumentów (faktur, rachunków, list wypłat) stwierdzono 8 przypadków, kiedy dokument zaksięgowany został w koszty miesiąca, w którym został zapłacony, mimo iż dotyczył kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• dekretacja wszystkich poddanych kontroli wyciągów bankowych dokonana była zbiorczo (dot. wskazania kont ksiąg pomocniczych w zakresie ewidencji wydatków) oraz bez wskazania kont ksiąg pomocniczych w zakresie ewidencji rozrachunków. Dekretacja faktur/rachunków nie zawierała natomiast wskazania kont ksiąg pomocniczych w 23. przypadkach (na 30 skontrolowanych). Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor. Dodatkowo nie wskazywano źródła finansowania na wszystkich fakturach i rachunkach uregulowanych z środków budżetu;
• w przypadku wszystkich objętych badaniem faktur i rachunków (30), podpisy dyrektora i głównego księgowego złożone pod zatwierdzeniem do zapłaty dotyczyły również dokonanej kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dokumentu. Podpis głównego księgowego dokonującego dekretacji raportów kasowych dotyczył również ich sprawdzenia. Powyższe nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów;
• główny księgowy dokonywał poprawy błędów w księgach rachunkowych (m.in. księga główna, karty wydatków) i na dowodach księgowych przy użyciu korektora. Powyższe niezgodne było z postanowieniami art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 pkt. 1 uor;
• w 6. przypadkach (na 30 skontrolowanych) nie dokonano ewidencji faktur/rachunków na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Ustalono ponadto, iż nie zaewidencjonowano jako pozostały środek trwały zakupionych pomocy dydaktycznych o łącznej wartości 9.443,70 zł. Według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.
- zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont), konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, a konto 013 do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych. Stwierdzono ponadto przypadki, w których raport kasowy sporządzony był wspólnie dla trzech źródeł finansowania, bez podziału na budżet, rachunek dochodów własnych i zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 7 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy;
• przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, we wszystkich
4. badanych przypadkach nie przeprowadzono analizy rynku. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin;
• w 2. przypadkach (na 30 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SP nr 71 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na: szkolenie na kwotę 31 zł oraz zakup usług remontowych na kwotę 1.684 zł ujęte zostały w § 430. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na szkolenia pracowników ujmuje się w § 470, a zakup usług remontowych w § 427;
• ustalono ponadto, że realizacja usług remontowych w SP nr 71 (5 przypadków) odbywała się na podstawie umów zawartych w formie umowy zlecenia. Dodatkowo powyższe umowy nie zostały podpisane przez radcę prawnego. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta;
• 2 faktury/rachunki spośród 30. skontrolowanych zostały uregulowane po terminie (średnio 3 dni opóźnienia, kwota potencjalnych odsetek – 9,56 zł), co było niezgodne z postanowieniami ówcześnie obowiązującego art. 35 ust. 3
pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp (obecnie art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – Dz. U. Nr 157, poz. 1240), wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Głównemu księgowemu SP nr 71 nie zostały powierzone obowiązki określone w ówcześnie obowiązującym art. 45 ust. 1 uofp (obecnie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). W aktach osobowych głównego księgowego nie było ponadto dokumentu dotyczącego potwierdzenia niekaralności.
Dokumentacja SP nr 71 nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 uofp, w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 71, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, nie ujęto określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, wykazu ksiąg rachunkowych, opisu systemu przetwarzania danych oraz opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Zakładowy plan kont jednostki nie zawierał ponadto kont: 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 760 – „ Pozostałe przychody i koszty”, 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, mimo że konta te zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie planów kont oraz dotyczyły one operacji gospodarczych występujących w jednostce. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną procedur kontroli finansowej, a także dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. Stwierdzono ponadto, że w SP nr 71 nie ustalono zasad inwentaryzacji składników majątkowych.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 71, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych oraz zapisów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Dokonywanie poprawy błędów w księgach rachunkowych i na dowodach księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.
5. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
6. Każdorazowe przekazywanie zawieranych umów do zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego Urzędu Miasta.
7. Uzupełnienie akt osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku głównego księgowego.
8. Każdorazowe dokonywanie analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł.