Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  1.03. – 7.03.2011 r. przeprowadził kontrolę w Ośrodku Wsparcia Dzieci, Młodzieży i Dorosłych przy pl. J. Wujka 6 w Szczecinie, zw. dalej OWDMiD, w temacie: wstępnej oceny  celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2010 r.(bez analizy wykonania całości budżetu za 2010 r.) oraz realizacja zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/9/11podpisanym w dniu 7 marca 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 kwietnia 2011 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 64.576,93 zł, tj. 5,5 % ogółu wydatków wykonanych w 2010 r. w wysokości 1.173.923,14 złstwierdzono, że:

Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:

1. 4 z 29. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 4.154,74 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 84888/2010, 7988/2010, 42704/2009, 22718/2009) zostało zaewidencjonowanych w pełnej wysokości w § 4260 – zakup energii, co jest niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej.

2. Ewidencja kosztów dokonywana była z datą zrealizowania wydatku lub zamknięcia raportu kasowego, w związku z czym w 22. przypadkach zapis księgowy nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor.

3. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące rozrachunków, poddane kontroli ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – „Rozrachunki z odbiorcami  i dostawcami” mimo, że według załącznika nr 2 do ówcześnie obowiązującego  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.

4. 7 z 29. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 17.231,63 zł (faktury nr: (S)FS-1473/10/K90 (za zakup materiałów do zajęć z podopiecznymi), 449/2010 (za zakup mebli), 4034132/203 (za gaz), 40334132/204 (za gaz), 042704/2010 (za wodę i ścieki), 4034132/202 (za gaz) ) Główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor,według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktury za media  nr 4034132/202 na kwotę 3.113,74 zł ewidencji dokonano w styczniu 2010 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2009 r. i dotyczyła ona kosztu roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor,według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Nie zostały one wykazane jako niewymagalne zobowiązania roku 2009 w sprawozdaniu Rb-28S.Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.

5. Na wszystkich poddanych badaniu dowodach księgowych (faktury, rachunki, wyciągi bankowe) stwierdzono brak wskazania dekretacyjnego, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, wg którego stwierdzenie sprawdzenia  i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje  przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie.Dodatkowo na wszystkich wyciągach bankowych nie było  podpisów osób odpowiedzialnych za sprawdzenie ww. dokumentów księgowych. W dokumentacji ustalono ponadto podział rodzajów kontroli dowodów księgowych na kontrolę pod względem merytorycznym i finansowo – księgowym,
   a mimo to w zakresie wyciągów bankowych wskazano jedynie osobę odpowiedzialną za kontrolę finansowo – księgową.

6. Główny księgowy dokonywał ewidencji z pominięciem konta140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”.  Powyższe stało w sprzeczności z § 12 ust.1 pkt 1 rozp. o planach kont, według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.

Przy dokonywaniu zakupów na kwotę powyżej 3000 zł, w 4. na 5 poddanych badaniu przypadkach (na łączną kwotę 16.346,61 zł ) nie przeprowadzono analizy rynku. W 3. przypadkach nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku, a dodatkowo w 2 przypadkach sporządzone notatki nie zawierały wartości szacunkowej zamówienia wraz ze wskazaniem średniego kursu euro, co było niezgodne  z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08  z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, zwanego dalej Zarządzeniem nr 235/08, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia, którego wartość nie przekracza 14.000 euro, przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

Na zapewnienie przez Kierownika OWDMiD rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, wskazuje standard kontroli zarządczej  grupy C – Mechanizmy kontroli – pkt 14 szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, o którym mowa w załączniku do Komunikatu MF w sprawie standardów kontroli zarządczej.

Zatwierdzona przez Kierownika OWDMiD dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

• Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 7/2006 - Zakładowy Plan Kont, Zarządzenie Nr 14/1999 – Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, Zarządzenie Nr 4/2002 – Instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz Instrukcja gospodarki kasowej przywoływały nieaktualne podstawy prawne.

  • Zakładowy plan kont zawierał konto 131 – „Rachunki bieżące” oraz 139 – „Inne rachunki bankowe”, których nie przewiduje dla jednostek budżetowych rozp. o planach kont, nie ujmował natomiast konta  140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, co było niezgodne z treścią załącznika nr 2 do rozp. o planach kont, który stanowił wykaz kont występujących w jednostce budżetowej.

W 2010 r. Kierownik OWDMiD  poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co wynikało z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

W 2010 r. Kierownik OWDMiD zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

       Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,

2. właściwą i kompletną kontrolę oraz dekretację dowodów księgowych,

   1. opracowanie i stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.