Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w lipcu 2012 r. kontrolę w Szczecińskiej Agencji Artystycznej przy al. Wojska Polskiego 64 (zw. dalej SAA) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/20/12 podpisanym w dniu 08 sierpnia 2012 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 września 2012 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo - księgowej nie stwierdzono nieprawidłowości, a jedynie różnego rodzaju uchybienia, głównie w naliczaniu wynagrodzeń i dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych (ocena pozytywna
z uchybieniami). Stwierdzono ponadto, że w SAA nie ma opracowanych wielu procedur, które pozwoliłyby na uporządkowanie
i usankcjonowanie czynności wykonywanych przez pracowników SAA w ramach obowiązków służbowych.

Na obowiązującą w SAA politykę (zasady) rachunkowości w rozumieniu art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor, składało się Zarządzenie (bez numeru, bez daty) oraz Decyzja (uchwała) w sprawie zakładowego planu kont (bez numeru, bez daty) podpisane przez ówczesnego Dyrektora SAA z datą 26.07.2006 r. Dokumentacjanie zawierała opisu do kont analitycznych, w tym do charakterystycznego dla SAA wyodrębnienia na rozrachunkach kont do całościowego rozliczania poszczególnych imprez, realizowanych przez SAA w danym roku obrotowym. W dokumentacji nie określono struktury tych zbiorów danych, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych oraz nie zamieszczono opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania oraz określenia wersji oprogramowania. W dokumentacji nie było ponadto opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Powyższe stało
w sprzeczności z art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 uor, według którego wymienione elementy winny stanowić część polityki (zasad) rachunkowości SAA. Według zapisów art. 10 ust. 2 uor na Dyrektorze SAA, jako kierowniku jednostki spoczywał obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.

W SAA nie było opracowanych procedur dotyczących gospodarki kasowej, w tym udzielania i rozliczania zaliczek, inwentaryzacji
i archiwizacji, a instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych z uwagi na swoją zawartość merytoryczną była mało przydatna. Z kolei procedura dotycząca udzielania zamówień do 14 tysięcy euro była opracowana, jednakże do dnia zakończenia kontroli nie została przez Dyrektora SAA wprowadzona do stosowania.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania. Biorąc pod uwagę powyższe, należy – w ocenie kontrolującego - stwierdzić, że ocena „4” jaką Dyrektor SAA przyznał w ramach dokonanej samooceny kontroli zarządczej za 2011 r. oceniając poziom opisania procedurami wewnętrznymi sposobów realizacji zadań, jest oceną nieadekwatną do stanu faktycznego.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości SAA w badanym okresie był Główny księgowy SAA.

Dowody księgowe, w tym faktury, rozliczenia, wyciągi bankowe nie były ewidencjonowane według kolejnego numeru dowodu księgowego tylko według daty tego dowodu, co stało w sprzeczności z art. 21 ust. 1 pkt 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego. Nie zawierały one ponadto stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wszystkie wskazania, w tym dekretacyjne. Powyższe nie wypełniało z kolei zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.

W 2011 r. SAA zanotowała przychody w kwocie łącznej 2.274.131,00 zł, z czego przychody własne w kwocie 264.131,00 zł stanowiły 11,6 % przychodów ogółem, a dotacja w kwocie 2.010.000,00 zł - 88,4 % tych przychodów. W toku kontroli rozrachunków z tytułu umów najmu zawartych z 3. kontrahentami, stwierdzono następujące uchybienia:

1. Główny księgowy nie obciążył najemców w 2011 r. odsetkami za nieterminowe uregulowanie płatności dotyczących IV kwartału 2011 r., a tym samym nie zaewidencjonował ich w księgach rachunkowych 2011 r. (kwota 55,23 zł dotyczyła 3. wybranych do kontroli najemców), co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
2. Umowy najmu nie były rejestrowane w prowadzonym w SAA rejestrze umów.

W 2011 r. SAA była organizatorem lub współorganizatorem 16. wydarzeń kulturalno – artystycznych oraz 11. wydarzeń okolicznościowych i rocznic. W toku kontroli sprawdzono zgodność kwot zaewidencjonowanych na rozrachunkach z dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, inne) 3. imprez to jest: Polsko – Włoski Festiwal Jazzowy ME-BA, MAMY MAJ, uroczystości z okazji 11 Listopada, na kwotę ogółem 278.773,10 zł.

Ustalono, że w dniu 20.05.2011 r., na podstawie KW 66/11 wypłacono gotówkę na realizację koncertu w ramach Festiwalu Jazzowego ME-BA na kwotę 10.000,00 zł. Do dowodu wypłaty załączona była m.in. faktura proforma i faktura Vat nr 01 z dnia 21.05.2011 r., wystawione tytułem usług artystycznych na festiwalu na kwotę 2.500 euro. Różnica w kwocie 125,00 zł nie została SAA zwrócona (2500 euro x 3,95000 zł = 9.875,00 zł) i nie została zaewidencjonowana na należnościach SAA. Stało to w sprzeczności
z art. 22 ust. 1 uor, według którego dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest m.in. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Według standardu kontroli zarządczej nr 14 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w powyższej sytuacji zawiodły mechanizmy kontroli w postaci weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, które winny być zastosowane przez Głównego księgowego
w odniesieniu do operacji kasowych. Brak zastosowania wymienionych mechanizmów kontroli spowodował powstanie potencjalnego ryzyka utraty kwoty 125,00 zł z uwagi na fakt, że pobierający gotówkę nie jest pracownikiem SAA.

Na koncie 201-430 dotyczącym rozrachunków związanych z organizacją imprezy MAMY MAJ zaewidencjonowana została faktura na kwotę 123,63 zł, tytułem zakupu artykułów spożywczych. Faktura zawierała niewłaściwy opis merytoryczny, według którego koszty poniesione zostały na potrzeby wymienionej imprezy oraz na potrzeby SAA, gdy tymczasem koszty dotyczyły samej imprezy. Na wymienionym koncie związanym z organizacją imprezy MAMY MAJ zaewidencjonowana została opłata pocztowa w kwocie 4,50 zł, która dotyczyła wydarzenia NAGRODA ARTYSTYCZNA. Na koncie 201-0448 dotyczącym rozrachunków związanych z organizacją uroczystości 11.11.2011 r. Główny księgowy błędnie zaewidencjonował fakturę na kwotę 167,28 zł brutto, która dotyczyła ochrony
w dniu 15.10.2011 r., a nie uroczystości 11.11.2011 r.

Kontrolą objęto również wydatki zrealizowane przez SAA w 2011 r. na kwotę 632.755,81 zł, to jest 30,1 % ogólnych kosztów jednostki na łączną kwotę 2.105.501 zł. W toku kontroli wybranych wydatków (35 faktur / rachunków / rozliczeń) stwierdzono jedynie nieliczne uchybienia.

W 2011 r. SAA zapłaciła i zaewidencjonowała na koncie 751 – koszty finansowe odsetki ustawowe z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań na kwotę ogółem 33,38 zł, a według art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) zw. dalej uofp, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Nota wystawiona tytułem zakupu kuponów podarunkowych zaewidencjonowana została wspólnie z fakturą dotyczącą prowizji i opłaty manipulacyjnej od zakupionych bonów. W rozumieniu art. 21 ust. 1 uor, faktura
i nota to dwa odrębne dowody księgowe podlegające ewidencji.

W toku kontroli akt osobowych i prawidłowości naliczania wynagrodzeń, kontroli poddano wynagrodzenia 3. z 9. pracowników SAA.
W aktach osobowych wybranych pracowników brak było potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem pracy. W przypadku 2. pracowników podpisy potwierdzające zapoznanie się z dokumentem znajdowały się na liście imiennej podłączonej do regulaminu pracy. Obowiązek zamieszczania takich potwierdzeń w aktach osobowych wynikał z zapisów § 3 i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

W aktach osobowych Głównego księgowego brak było dokumentu potwierdzającego niekaralność pracownika. Według art. 54 ust. 2 pkt 3 uofp, Głównym księgowym może być osoba, która nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe.

Główny księgowy pomniejszył wynagrodzenie pracownika za luty 2011 r. z tytułu 3 dni zwolnienia lekarskiego przy zastosowaniu nominalnych dni pracy z miesiąca, w którym wystąpiło zwolnienie (20 dni) zamiast 30 dni w wyniku czego, pracownikowi nie wypłacono kwoty 137,50 zł. Według art. 92 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) zwanej dalej Kodeksem pracy, wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy m.in. wskutek choroby oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Z kolei według art. 11 ust. 5 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.), ilekroć przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego lub jego wysokości okres jest oznaczony w miesiącach, za miesiąc uważa się 30 dni. Pomniejszenie wynagrodzenia winno być wykonane analogicznie jak naliczenie wynagrodzenia chorobowego, tj. przy zastosowaniu 30 dni.

Według dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych, pracownik nabył prawo do pierwszego dodatku za wieloletnią pracę
w wysokości 5% wynagrodzenia zasadniczego od dnia 02.10.2011 r., a pierwszy dodatek winien być wypłacony pracownikowi
w listopadzie 2011 r. Główny księgowy naliczył i wypłacił dodatek w kwocie 125,00 zł po raz pierwszy za październik 2011 r., co stało w sprzeczności z § 4 ust 5 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r.
w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność
w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.), według którego dodatek za wysługę lat wypłacany jest począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca.

Naliczając pracownikowi wynagrodzenie za godziny dodatkowe wypracowane w 2011 r., Główny księgowy nie uwzględnił
w podstawie do naliczenia dodatku za wieloletnią pracę w wyniku czego, pracownikowi nie wypłacono kwoty 147,69 zł. Według
art. 151¹§ 3 Kodeksu pracy, wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku obejmuje wynagrodzenia pracownika (nie wynagrodzenie zasadnicze pracownika) wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną. Na konieczność uwzględnienia dodatku za wieloletnią pracę, wskazują również wyroki sądu, w tym m.in. wyrok Sadu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r. IPRN 40/86 (OSNC z 1987 r. nr 9, poz. 14), według którego przez normalne wynagrodzenie należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakresie przepisów płacowych pracownik ma do nich prawo.

W każdym miesiącu 2011 r. wystąpiły przypadki wypłaty zaliczek gotówkowych na wynagrodzenia dla pracowników. Wypłaty zaliczek realizowane z różną częstotliwością, w różnych terminach i kwotach stały się w SAA regułą. Według zapisów obowiązującego w SAA „Regulaminu pracy”, wynagrodzenie za pracę wypłacane jest pracownikom dziesiątego dnia każdego miesiąca, a gdy termin ten przypada w sobotę, niedzielę lub święto, to odpowiednio - w ostatni dzień roboczy poprzedzający te dni. Zapis ten był zgodny z art. 85 § 1 Kodeksu pracy, według którego wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Jednocześnie według § 7 obowiązującego w SAA Regulaminu wynagradzania, wynagrodzenie wypłacane jest
w terminie od pierwszego do dziesiątego dnia każdego miesiąca po miesiącu wykonanej pracy. Tym samym, wyrażając zgodę na wypłaty poszczególnych zaliczek na wynagrodzenia, Dyrektor SAA podejmował decyzje stojące w sprzeczności z procedurami przez siebie wprowadzonymi.

W dniu 03.01.2008 r. Dyrektor SAA zawarł umowę (bez numeru) z pracownikiem SAA, której przedmiotem było użytkowanie do celów służbowych prywatnego samochodu osobowego. Dokumenty złożone przez pracownika (Ewidencja przebiegu pojazdu i rozliczenie kosztów) za miesiące od maja do listopada 2011 r. zawierały dane dotyczące pojazdu inne, niż wynikające z umowy. Do umowy nie sporządzono aneksu, a mimo tego rozliczenia kosztów były przez Dyrektora SAA akceptowane.

W toku kontroli 12 wystawionych i rozliczonych w 2011 r. delegacji służbowych stwierdzono następujące uchybienia:

1. 7 delegacji, w których środkiem transportu był samochód prywatny, nie zawierało wszystkich danych dotyczących pojazdu lub załączonej do rozliczenia Ewidencji przebiegu pojazdu,
2. 1. delegacja nie zawierała podpisu pracownika rozliczającego się,
3. wszystkie delegacje zawierały tylko jeden podpis osoby akceptującej – Dyrektora lub Głównego księgowego,
4. rozliczenie delegacji nr 8/11 zawierało pomniejszenie kwoty do wypłaty na kwotę 823,20 zł z tytułu nierozliczonej od 2010 r. zaliczki na zakupy związane z organizacją imprez.

W SAA, na podstawie zapisów art. 3 ust. 3 - 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.), zwanej dalej ustawą o ZFŚS, wypłacano pracownikom świadczenia urlopowe, które księgowane były bezpośrednio w koszty. Pracownicy otrzymali ponadto dwukrotnie w 2011 r. bony podarunkowe (180,00 zł i 200,00 zł / pracownika), co stało z kolei w sprzeczności z art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS, według którego – w sytuacji, gdy pracodawca nie tworzy odrębnego funduszu – może wypłacać świadczenie urlopowe. Przyznawanie i wypłata wymienionych świadczeń nie zostało ponadto uregulowane w obowiązującym w SAA Regulaminie wynagradzania.

Dokonując zakupu 400 euro na wyjazd służbowy Dyrektora w kantorze wymiany walut za kwotę 1612,00 zł osoba odpowiedzialna za prowadzenie kasy, nie utworzyła odrębnego raportu kasowego na wymienioną walutę euro. Na wykorzystywanie zagranicznych środków płatniczych do spłaty zobowiązań lub pokrywania kosztów np. delegacji służbowych pozwala ustawa z dnia 27 lipca 2002 r. Prawo dewizowe (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 826 ze zm.). Dokonując obrotu gotówkowego zagranicznymi środkami płatniczymi, powinno prowadzić się jednak wyodrębnioną organizacyjnie kasę walutową, przy jednoczesnej ewidencji operacji wpłat i wypłat gotówki na koncie „Kasa walutowa” (odrębne raporty kasowe dla każdego rodzaju waluty). Raporty kasowe winny być prowadzone zgodnie z zasadami przyjętymi dla obrotu gotówkowego w danej jednostce.

Według rozliczenia delegacji nr 8/11, pracownik winien zwrócić do kasy kwotę 765,70 zł. Według raportu kasowego zwrot zaewidencjonowany został w dniu 06.07.2011 r. pod pozycją 21 raportu i KP nr 60. Wymienione KP dotyczyło jednak wpłaty gotówki pobranej z bankomatu w dniu 29.07.2011 r. na kwotę 9.000,00 zł.

W SAA nie było wykazu osób uprawnionych do pobierania zaliczek gotówkowych z określeniem limitów tych zaliczek, a według wyjaśnień Głównego księgowego zaliczki pobierane są przez wszystkich pracowników (oprócz Głównego księgowego i Dyrektora). Zaliczki udzielane były ponadto osobom niebędącym pracownikami SAA, co według kontrolującego nie znajduje żadnego uzasadnienia organizacyjnego i proceduralnego i dodatkowo obarczone jest dużym ryzykiem nierozliczenia udzielonej zaliczki lub rozliczenia nieterminowego.

W 2011 r. Dyrektor SAA wydał 2 zarządzenia dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji: wyposażenia i środków pieniężnych w kasie. Zarządzenia nie zawierały informacji o wykonaniu czynności inwentaryzacyjnych m.in. w zakresie rozrachunków jednakże czynności te zostały przez Głównego księgowego wykonane. W toku kontroli czynności wykonanych w ramach inwentaryzacji wyposażenia stwierdzono, że arkusze spisu z natury nie zawierały nadanego numeru, zgodnie z ewidencją druków ścisłego zarachowania, która nie była w SAA prowadzona oraz numerów inwentarzowych wpisanych przy poszczególnych pozycjach wyposażenia. W arkuszach wpisano ponadto jako osobę odpowiedzialną materialnie pracownika SAA, gdy tymczasem według wyjaśnień Dyrektora SAA, pracownik nie jest odpowiedzialny materialnie za całe wyposażenie.

W toku kontroli rozliczeń SAA z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS stwierdzono jedynie, że deklaracje ZUS P DRA nie zawierały zatwierdzenia przez Głównego księgowego i Dyrektora.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, na mechanizmy kontroli składa się także m.in. zatwierdzanie operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione.

Dyrektor SAA przekazał informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SAA:

1. ewidencję i rejestrację zdarzeń gospodarczych oraz dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami
   i rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
2. każdorazowe obciążanie odsetkami za nieterminowe regulowanie płatności,
3. regulowanie płatności zgodnie z obowiązującymi terminami,
4. skorygowanie błędnie naliczonych wynagrodzeń,
5. podjęcie działań w celu odzyskania kwoty 125,00 i poprawne zaewidencjonowanie jej w księgach SAA,
6. opracowanie zasad udzielania zaliczek,
7. opracowanie i wprowadzenie do stosowania procedur dotyczących gospodarki kasowej, inwentaryzacji, kontroli i obiegu dokumentów finansowo – księgowych, archiwizacji oraz udzielania zamówień do 14 tysięcy euro, a także aktualizację, uzupełnienie lub skorygowanie procedur posiadanych.