Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Nr kontroli: P/45/12

Gospodarka finansowo – księgowa, w tym wynagrodzenia oraz sprawy kadrowe za 2011 r

I Liceum Ogólnokształcące, al. Piastów 12

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 11-12.2012 r. przeprowadził kontrolę w I Liceum Ogólnokształcącym w Szczecinie przy al. Piastów 12, zwanego dalej ILO, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia oraz sprawy kadrowe za 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne po uwzględnieniu postanowień uchwały Komisji Odwoławczej Nr 1/13 z dnia 17.04.2013 r., zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30.04.2013 r.

Kontrola pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2011 r. (ocena pozytywnaz uchybieniami). Wykazano jedynie uchybienia polegające m.in. na nieterminowej wypłacie dodatku motywacyjnego, dokonywaniu poprawek na arkuszach spisu z natury niezgodnie z obowiązującymi w ILO procedurami oraz nie egzekwowaniu zapisów zawieranych umów.

W kontrolowanym okresie ILO prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. ILO uzyskało dochody w wysokości 267.590,23 zł, co stanowiło 104,41 % zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 6.064.591,66 zł, costanowiło 99,92 % zaplanowanej kwoty, a finansowane z rachunku dochodów własnych 238.787,05 zł,co stanowiło z kolei 94,64 % środków zaplanowanych.

W toku kontroli obowiązujących w ILO procedur finansowo – księgowych, stwierdzono uchybienie polegające na braku aktualizacji użytkowanej przez ILO wersji oprogramowania Kadry Optivum. Ostatnie pismo ówczesnego Dyrektora ILO wskazywało, że w szkole użytkowana jest wersja o numerze: 1.04. Dla potrzeb kontroli dokonywane były jednak wydruki z programu Kadry Optivum, na których widniał numer wersji: 12.0.0402. Osobą odpowiedzialną w ILO za opracowanie procedur finansowych był Główny księgowy ILO.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
(Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

Kontrola dokumentacji dotyczącej dochodów ILO z tytułu wynajmu pomieszczeń w 2011 r. wykazała, że:

  1. w 2. przypadkach ILO bezumownie wynajmował pomieszczenia szkoły, co według kontrolującego stwarza ryzyko utrudnień
    w dochodzeniu należności za najem oraz ewentualnego odszkodowania za zniszczenie mienia szkoły.
  2. poszczególne faktury VAT za wynajem kiosku wystawiane były z opóźnieniem wynoszącym od 8 do 12 dni (umowa nr: 6/2002 oraz U 04/2011).Termin zapłaty wskazany na fakturach (7 dni) był ponadto niezgodny z § 4 wymienionych umów według którego, czynsz płatny będzie w terminie do 10-tego każdego miesiąca, na podstawie faktury wystawionej przez Wynajmującego.
  3. w 1. przypadku na fakturze nr 64/2011 z dn. 18.04.2011 r. wystawionej dla kontrahenta za najem basenu nie zamieszczono podpisu wystawcy dowodu, co było niezgodne z pkt 1 części II Rozdziału: „Zasady sporządzania i korygowania dokumentów księgowych” Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych ILO wprowadzonego Załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Dyrektora ILO Nr 5/2006 z dn. 15.11.2006 r., według którego wystawiane dokumenty(w tym dowody księgowe) podlegają sporządzaniu w sposób zapewniający uznanie ich za dokumenty rzetelne, kompletne i bezbłędne,a ponadtoz zachowaniem m.in. warunku, iż dowodymuszązawierać podpisy osób uczestniczących
    w dokonaniu operacji gospodarczej. Naruszało to również art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy z dn. 29. września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 20013r., poz. 330) zw. dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej podpis wystawcy dowodu.
  4. do umowy nr U 03/2010 z dn. 14.09.2010 r. na wynajem auli wprowadzono aneks nr 1/2011 z dn. 26.01.2011 r., w którym dokonano zmiany terminów płatności tj.: 26.03.2009 r., 23.04.2010 r. oraz 28.05.2010 r. Okresy płatności wskazanew w/w aneksie nie były jednak tożsame z okresem na jaki zawarto umowę (od 26.09.2010 r. do 26.06.2011 r.). Kierownik ds. administracyjno – gospodarczych w dn. 14.12.2012 r.wyjaśnił, że wskazane w aneksie terminy powstały w wyniku pomyłki pisarskiej.
  5. w 2011 r. szkoła nie miała opracowanego „cennika” za wynajem pomieszczeń szkoły. W ocenie kontrolującego brak uregulowań w tej kwestii może stwarzać ryzyko dowolności w ustalaniu kwot z tytułu najmu pomieszczeń szkoły.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie umów najmu był Kierownik ds. administracyjno – gospodarczych.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14 tysięcy euro ustalono, że w 5. na 6 kontrolowanych notatkach służbowych z przeprowadzonej analizy rynku nie podano wartości zamówienia wyrażonej w euro (wskazano natomiast szacunkową wartość zamówienia wyrażoną w zł. oraz przyjęty kurs euro). W ocenie kontrolującego wskazane byłoby również umieszczanie w treści notatki służbowej zapisu dot. rezultatu przeprowadzonej przez zamawiającego operacji porównywania ustalonej szacunkowej wartości zamówienia z obowiązującym na dzień szacowania kursem euro (przeliczenie wartości szacunku przez kurs euro). W szkole nie było ponadto opracowanego Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości do 14 tys. Euro. Z uwagi na specyfikę działalności jednostki oraz dokumenty w niej stosowane (m.in. wnioski na zakup materiałów lub usług), w ocenie kontrolującego należałoby wprowadzić procedury wewnętrzne regulujące kwestie związane z udzielaniem oraz dokumentowaniem zamówień publicznych. Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

Kontrola, której poddane zostały wydatki budżetowe w wysokości 1.002.852,62 zł, co stanowiło 15,9 % ogólnych wydatków jednostki, wykazała że nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:

  1. W 1. przypadku Główny księgowy ILO zaewidencjonował fakturę w koszty miesiąca wpływu do ILO mimo, że data jej wystawienia dotyczyła miesiąca poprzedniego (na fakturze nie wskazano daty wpływu do ILO). Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
  2. Dyrektor ILO nie zawarł pisemnej umowy na remont posadzki i położenie paneli podłogowych (Fa VAT nr FA/3/06/2011 z dn. 20.06.2011 r. na kwotę 4.982,63 zł oraz Fa VAT nr FA/2/09/2011 z dn. 05.09.2011 r. na kwotę 6.849,99 zł) oraz na naprawę
    i wymianę uszkodzonych rynien (Fa VAT nr FA/12/6/12/2011 z dn. 20.12.2011 r. na kwotę 2.843,76 zł). Powyższe prace wykonane zostały przez kontrahenta na podstawie zleceń Dyrektora ILO, w których nie uwzględniono m.in. możliwości naliczenia kar dla wykonawcy w przypadku nienależytego wykonania robót, co w ocenie kontrolującego nie zabezpiecza w dostateczny sposób interesu szkoły. Wydatkowanie środków publicznych w oparciu o dokument niepodpisany przez jedną ze stron, niewskazujący szczegółowo warunków realizacji przedmiotu umowy niesie za sobą ryzyko związana z możliwością niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez wykonawcę robót.
  3. Na 6. z 35. poddanych analizie fakturach przy wskazaniach dekretacyjnych nie zamieszczano dat oraz podpisu osoby do tego upoważnionej, co naruszało zapis art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
  4. Faktura 4/AM//2011 r. z dn. 07.03.2011 r. za rozbudowę sieci internetowej  została zatwierdzona do zapłaty przez Dyrektora ILO
    z § 430 – zakup usług pozostałych. Obok dekretacji zamieszczono dodatkowy zapis wskazujący, iż faktura została zaewidencjonowana w koszty i uregulowana z § 421 oraz 430. Przy w/w wskazaniu nie zamieszczono daty oraz podpisu osoby dokonującej korekty, co było niezgodne z wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.
  5. W 1. przypadku faktura VAT 8/05/2011/G z dn. 05.05.2011 r. za przegląd i naprawę kserokopiarki została uregulowana po terminie (6 dni opóźnienia), co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych
    (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Kontrahent nie naliczył z tego tytułu odsetek ustawowych.
  6. Zapłata faktury nr 103/2011 z dn. 23.02.2011 r. za książki ujęta została w raporcie kasowym nr 10/B/2011 za okres 14.03.2011 do 20.03.2011 r. pomimo, że fakturę wystawiono w lutym, co naruszało § 12 ust. 1 i 2 Zakładowej instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 4/2006 Dyrektora ILO, według którego operacje kasowe kasjer zobowiązany jest rejestrować na bieżąco w raporcie kasowym, a zapisy w raportach powinny być dokonywane w dniu w którym rozchód miał miejsce.
  7. Raport kasowy 10/B/2011 za okres od 14.03.2011 r. do 20.03.2011 r. zaewidencjonowany został z datą zamknięcia, w związku
    z czym zapis księgowy dotyczący skontrolowanej wypłaty nie zawierał wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie raportów kasowych był Starszy księgowy.

W wyniku kontroli wynagrodzeń 5. losowo wybranych pracowników ILO, stwierdzono, że:

  1. Dodatek motywacyjny za wrzesień 2011r. wypłacony został 1. pracownikowi w dn. 08.09.2011 r. tj.: z 8-dniowym opóźnieniem, co było niezgodne z § 41 ust. 1 Regulaminu pracy ILO, według którego premia motywacyjna płatna jest nauczycielom z góry w 1-szym dniu miesiąca.
  2. 7. z 24. poddanych kontroli wniosków premiowych Specjalista ds. administracyjno – gospodarczych sporządził z opóźnieniem, czym naruszył zapis § 9 „Regulaminu premiowania pracowników ekonomiczno-administracyjnychi obsługi (…)”, według którego wnioski winny być sporządzane do 23-go każdego miesiąca.
  3. W 2011 r. wnioski premiowe sporządzał Specjalista ds. administracyjno – gospodarczych, co było niezgodne z § 8 ust. 1 wyżej przywołanego Regulaminu premiowania, według którego wnioski o przyznanie premii dla poszczególnych pracowników
    w ramach przyznanego funduszu przedstawia Kierownik ds. administracyjno – gospodarczych.

Obowiązujący w ILO Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dn. 01.01.2009 r. nie zawierał tabeli z progami dochodowymi, od których uzależniona była wysokość świadczeń udzielanych z ZFŚS.

W wyniku analizy 5. akt osobowych pracowników ILO stwierdzono, że w jednostce nie były stosowane niektóre zapisy zawarte
w rozporządzeniu Ministra Pracyi Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji wsprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
(Dz. U. 
Nr 62, poz. 286 ze zm.)w następującym zakresie:

- w aktach osobowych 1. pracownika nie było potwierdzenia zapoznania się z „Regulaminem pracy”, co było niezgodne z § 3 w/w rozporządzenia,

- dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych klasyfikowane były niezgodnie z § 6 ust. 2 pkt 1 - 3 ww. rozporządzenia,

- w aktach osobowych 3. pracowników, zamieszczono oryginałydokumentów, a nie ichkserokopie, co było niezgodne z § 1 ust. 3 ww. rozporządzenia.

Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie akt osobowych w ILO był Specjalista ds. administracyjno – gospodarczych (akta osobowe pracowników administracji i obsługi) oraz Sekretarz szkoły (akta osobowe nauczycieli).

W toku kontroli rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, ustalono, że w 2011 r. zapłacono odsetki ustawowe w wysokości 296,94 zł z tytułu błędnego przyjęcia podstawy do obliczenia wymiaru składek dla 1. pracownika szkoły. Główny Księgowy ILO w dn. 04.03.2011 r. (Wb nr 38) zwrócił z własnych środków na konto ILO kwotę zapłaconych odsetek.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono że:

  1. Na 2. arkuszach spisu z natury (1/2011 oraz 2/2011) dokonano korekty błędu powstałego podczas spisu, którą zaparafowała osoba materialnie odpowiedzialna oraz jeden z członków zespołu spisowego, co było niezgodne z § 4 ust. 5 obowiązującej
    w 2011 r. w ILO „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej” z dn. 15.11.2006  r., według którego błędy powstałe podczas spisu potwierdzają podpisami wszyscy członkowie zespołu spisowego.
  2. W arkuszu spisu z natury nr 3/2011 z dn. 30.12.2011 r. nie wskazano daty i godziny zakończenia spisu.
  3. Dołączone do arkuszy spisu z natury nr 2/2011 oraz 3/2011 „oświadczenie wstępne” osoby materialnie odpowiedzialnej, nie zawierało wskazania numeru i daty ostatnich dowodów przychodu i rozchodu, co było niezgodne z § 4 ust. 2 wyżej przywołanej „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej”, według którego w w/w oświadczeniu należy ujmować wskazane wyżej elementy.

W ILO kartoteki magazynowe prowadzone były przez Sekretarza szkoły, co nie zostało uregulowane w jego zakresie obowiązków .

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in. dekretacja faktur zakupu, arkusze spisu z natury), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników szkoły i przez Dyrektora ILO, nie w pełni spełniły swoją rolę. Według zapisów standardu nr 14 zawartego w grupie C - komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemu i pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Pozytywnie należy natomiast ocenić obszar dotyczący płac, wydatków oraz udzielania zamówień publicznych do kwoty 14 tys. Euro.
W szczególności ustalono, że:

- w 2011 r. we wszystkich poddanych kontroli przypadkach, w ślad za analizą rynku, sporządzone zostały notatki służbowe,

- wysokość wypłacanego wynagrodzenia dla pracowników ILO była zgodna z przyznanymi angażami,

- wydatki dokonywane w 2011 r. były ewidencjonowane zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową.

Dyrektor ILO zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

  1. terminowe regulowanie zobowiązań ILO,
  2. każdorazowe zawieranie pisemnych umów kosztowych oraz opracowanie i stosowanie wzoru umowy zapewniającego ochronę interesówszkoły,
  3. przestrzeganie zapisów zawieranych umów najmu oraz prawidłowe sporządzenie aneksów w zakresie wskazanym
    w wystąpieniu,
  4. sporządzanie pisemnych umów najmu pomieszczeń ILO oraz ustalenie i wprowadzenie „cennika” najmu,
  5. terminowe wypłacanie dodatków motywacyjnych pracownikom,
  6. przegląd akt osobowych pracowników szkoły celem ich uzupełnienia i uporządkowania oraz uaktualnienie zakresów obowiązków pracowników ILO w zakresie wskazanym w wystąpieniu,
  7. wprowadzenie regulaminu zamówień publicznych o wartości do 14 tys. euro oraz uzupełnienie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych o element wskazany w wystąpieniu,
  8. wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących:

- sporządzanie dowodów księgowych oraz dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych zgodnie z przywołanymi
w wystąpieniu przepisami uor,

- sporządzanie raportów kasowych zgodnie z przyjętymi w ILO procedurami,

- dekretację dowodów księgowych zgodnie z przywołanymi w wystąpieniu przepisami,

- dokonywanie poprawek na arkuszach spisu z natury  oraz sporządzanie oświadczeń wstępnych w sposób określony w Instrukcji inwentaryzacyjnej.

 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2013/05/09, odpowiedzialny/a: Tomasz Wawrzyńczak, wprowadził/a: Tomasz Wawrzyńczak, dnia: 2013/05/09 13:52:40
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Tomasz Wawrzyńczak 2013/05/09 13:52:40 nowa pozycja