Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

W 01.2013 r., Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził w Biurze ds. Organizacji Pozarządowych Urzędu Miasta Szczecin oraz w Stowarzyszeniu, kontrolę w zakresie rozliczenia przyznanej w 2011 r. dotacji ma prowadzenie inkubatora dla organizacji pozarządowych działających w sferze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu z kontroli doręczonym w dniu 08.02.2013 r.

Kontrola nie potwierdziła zarzutów stawianych w piśmie z dnia 03.01.2013 r. (data wpływu do UM Szczecin). Stwierdzono natomiast inne nieprawidłowości w rozliczeniu dotacji za okres od 01.09.2011 r. do 31.12.2011 r. oraz od 01.01.2012 r. do 31.06.2012 r. polegające przede wszystkim na ujęciu w sprawozdaniu kosztów dotyczących: warsztatów pomimo braku dokumentu (listy obecności) potwierdzającego ich przeprowadzenie, odsetek za nieterminowe realizowanie płatności oraz zawyżonych kosztów dot. udziału prelegentów spowodowanych błędnym wyliczeniem zryczałtowanego podatku dochodowego.

Stowarzyszenie otrzymało dotacje na prowadzenie Inkubatora dla Organizacji Pozarządowych działających w sferze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego, zw. dalej Inkubatorem Kultury w łącznej wysokości 740.000 zł (umowa z dnia 25.08.3011 r.). Szczegółowym zakresem kontroli objęto rozliczenie przyznanych dotacji
w 2011 r. oraz w I półroczu 2012 r. w łącznej wysokości 280.000 zł.

Kontrola wydatków dotyczących przeprowadzonych 2011 r. 148. godzin warsztatów w łącznej wysokości 13.335,45 zł wykazała, że w dokumentacji przedłożonej przy sprawozdaniu jak i w dokumentacji znajdującej się w siedzibie Stowarzyszenia brak było dokumentu (listy obecności) potwierdzającej fakt przeprowadzenia jednego szkolenia / warsztatu w wymiarze 4 godzin i ogólnym koszcie 360 zł (4 x 90 zł) pomimo, iż wydatek ten wykazany został w pkt 8 (warsztaty) sprawozdania z wykonania wydatków dot. realizacji zadania publicznego. Stowarzyszenie w dniu 19.12.2011 r. dokonało ponadto przelewu środków w ramach wynagrodzenia za przedmiotowe warsztaty według wystawionego przez wykładowcę rachunku z dnia 16.12.2011 r. oraz umowy o dzieło z dnia 01.09.2011 r.
W pozostałym wymiarze 144. godzin w 2011 r. jak i 154. godzin w 2012 r. w łącznej wartości 26.665,45 zł dokumentacja potwierdzała fakt przeprowadzenia szkoleń przewidzianych w zawartych z prowadzącymi warsztaty umowach oraz wystawianymi przez nich rachunkami za wykonaną usługę szkoleniową.

Ustalono ponadto, że w sprawozdaniu z wykonania wydatków za okres od 01.09.2011 r. do 31.12.2011 r. w pozycji dotyczącej organizacji seminarium „Kultura i Nauka” wykazano wydatki związane z udziałem prelegentów
w wysokości 166,50 zł zamiast 150 zł oraz w wysokości 111 zł zamiast 100 zł. Było to spowodowane błędnym wyliczeniem zryczałtowanego podatku dochodowego w wysokości 18% od kwoty brutto pomniejszonej o koszty uzyskania przychodu, podczas gdy według art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) przy wartości umów o dzieło równej lub mniejszej 200 zł podatek winien być pobierany w wysokości 18% przychodu. Powyższy błąd spowodował przedstawienie
w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego kosztów zawyżonych o 27,50 zł w stosunku do zawartych umów
i przedłożonych rachunków.

Stwierdzono także, że w ramach dotacji przeznaczonej na prowadzenie Inkubatora Kultury dla Organizacji Pozarządowych wykazane zostały koszty z tytułu odsetek za nieterminowe realizowanie płatności za fakturę VAT z dnia 03.01.2012 r. w wysokości 18,35 zł według noty odsetkowej z dnia 03.02.2012 r., co było sprzeczne z warunkami realizacji zadania określonymi w ogłoszeniu na otwarty konkurs ofert, w których wskazano, m.in. że koszty z tyt. odsetek od zadłużenia nie mogą być ponoszone z dotacji. Powyższe było również niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157 poz. 1240 ze zm.), wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W wyniku kontroli ustalono, że w ramach prowadzonego przez Stowarzyszenie Inkubatora Kultury, dokonano w 2011 r. najmu powierzchni użytkowych dwóm innym stowarzyszeniom, co było niezgodne z głównym celem działania Inkubatora Kultury, którym jest tworzenie sprzyjających warunków do powstania i rozwoju organizacji pozarządowych
i inicjatyw obywatelskich w sferze kultury. Pozostawało to także w sprzeczności z zapisami preambuły regulaminu Inkubatora Kultury, w którym wskazano, że to przede wszystkim młode organizacje i działacze kulturalni winny liczyć na wsparcie infrastrukturalne, marketingowe, doradcze, szkoleniowe oraz uzyskać pomoc w nawiązywaniu kontaktów
w pierwszym, najtrudniejszym okresie istnienia. W części III, pkt 8 oferty realizacji zadania publicznego stanowiącej załącznik do umowy z dnia 25.08.2011 r. na prowadzenie Inkubatora Kultury wskazano jednocześnie, że Inkubator Kultury oferuje wsparcie dla zarejestrowanych stowarzyszeń o niskim poziomie rozwoju, tj. słabych infrastrukturalnie, o niskim poziomie świadomości możliwości podejmowania działań oraz grupom inicjatywnym, prowadzącym działalność kulturalną. Wyżej wskazane stowarzyszenia mają natomiast ugruntowaną pozycję na rynku korzystając jednocześnie z szeregu dotacji z Gminy Miasto Szczecin przy realizacji zadań z zakresu kultury i dziedzictwa narodowego. Jednocześnie z uwagi na fakt, iż przedmiotowe stowarzyszenia funkcjonują w sferze kultury już znacznie dłużej niż 3 lata (jedno stowarzyszenie od 1998 r., a drugie od 2004 r.), to oferując im m.in. wsparcie lokalowe naruszono tym samym zapisy zawarte w części III, pkt 3 oferty, stanowiące opis grup adresatów zadania publicznego, w których wskazano, że organizacjami inkubowanymi, którym świadczone będą atrakcyjne ułatwienia lokalowe, wsparcie merytoryczne i doradcze, miały być organizacje pozarządowe działające w sferze kultury i istniejące nie dłużej niż 3 lata. Jedno z tych stowarzyszeń dysponuje ponadto pomieszczeniem zlokalizowanym w Szczecinie, co
z kolei stanowi naruszenie § 13 pkt 8 Regulaminu Inkubatora Kultury, wg którego korzystający z pomieszczenia traci prawo do użytkowania pomieszczenia jeżeli posiada inną siedzibę.

Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie dochowano zapisów umowy na realizację zadania publicznego,
a w szczególności składano i rozliczano sprawozdania z wykonania zadania w terminach wskazanych umową.

Nie stwierdzono także nieprawidłowości w zakresie zakupu na potrzeby Inkubatora Kultury odtwarzacza Blu-ray firmy Samsung, wzmacniacza firmy Denon oraz pralko-suszarki firmy Indesit. W toku przeprowadzonych oględzin stwierdzono, że przedmiotowy sprzęt znajdował się w pomieszczeniach Inkubatora oraz wprowadzony został do ewidencji środków trwałych pod numerami inwentarzowymi odpowiednio: INKU/2012/05, INKU/2012/03, INKU/2012/01).

Dokonano ponadto sprawdzenia i rozliczenia kosztów 14 delegacji na ogólną wartość 4.634,79 zł wykonanych
w badanym okresie w wyniku czego nie stwierdzono nieprawidłowości.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, zalecono:

1. Dyrektorowi BOP:

- podjęcie działań zmierzających do odzyskania niesłusznie pobranej kwoty dotacji w ogólnej wysokości 405,85 zł.

- rzetelne analizowanie przedkładanych sprawozdań wraz z załączanymi dokumentami celem wyeliminowania ryzyka błędów przez jednostki otrzymujące dotację.

1. Dyrektorowi Inkubatora Kultury

- zwrot niesłusznie pobranej kwoty dotacji w ogólnej wysokości 405,85zł.

- podjęcie czynności zmierzających do uregulowania sytuacji związanej z wynajmowaniem pomieszczeń stowarzyszeniom w zgodzie z celem i misją oraz regulaminem Inkubatora Kultury.