Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

          Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, przeprowadził w okresie 01-02.2013 r. kontrolę w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej Nr 1 w Szczecinie przy  Al. Papieża Jana Pawła II 2, zwanej dalej PPP – 1, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych oraz spraw kadrowych za 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały
w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 lutego 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 czerwca 2013 r.

          Poradnia Psychologiczno - Pedagogiczna  Nr 1 prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. Według danych  wykazanych w sprawozdaniach PPP-1 uzyskała w 2012 r. dochody budżetowe w wysokości 298,58 zł., co stanowiło 2,87% zaplanowanej kwoty, wydatki budżetowe poradni wyniosły 1.701.562 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a  wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów - 57.679,18 zł, tj. 50,2% zaplanowanych.

           W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo - księgowej nie stwierdzono nieprawidłowości, a jedynie drobne uchybienia, głównie w dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych i naliczaniu wynagrodzeń (ocena pozytywna z uchybieniami).

           W toku kontroli realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2012 r. wyniosło łącznie 1.759.241,118 zł, na podstawie próby w wysokości 93.148,49 zł (tj. 5,3 % wydatków) stwierdzono, że zrealizowane wydatki na zakup towarów i usług dokonywane były w sposób celowy i oszczędny. Ustalono jednak,
że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:

- we wszystkich 4. skontrolowanych przypadkach zobowiązania dotyczące zrealizowanych w 2012 r. wydatków nie zostały poprzedzone kontrasygnatą  głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), według którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej;

- na wszystkich poddanych kontroli wyciągach bankowych (29) nie było potwierdzenia  przeprowadzenia kontroli od względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. Powyższe było niezgodne z  zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330) zwane dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać  co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

           Według opisu standardów kontroli zarządczej zawartego w grupie C – „Mechanizmy kontroli” punkt 14, o którym mowa
w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości w PPP – 1
w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

           W toku badania funkcjonującego w PPP-1 systemu rachunkowości stwierdzono, że poradnia spełnia wymogi nałożone na jednostkę przez uor, pod kątem dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, zasad obiegu dowodów księgowych, kontroli wewnętrznej i inwentaryzacji, przyjętego planu kont oraz  prowadzenia ksiąg rachunkowych.

           Kontrola w zakresie realizowanego w 2012 r. planu finansowego (dotyczy budżetu i wydzielonego rachunku dochodów), wprowadzonych do niego zmian oraz sporządzonej sprawozdawczości budżetowej nie wykazała nieprawidłowości. Stwierdzono,
że kwoty wykazane w sprawozdaniach dotyczące ustalonego planu dochodów i wydatków oraz ich wykonania były zgodne
z prowadzoną przez głównego księgowego ewidencją księgową. Sprawozdania budżetowe za 2012 r. zostały przekazane do Urzędu Miasta Szczecin w określonych przepisami terminach.

           Ustalono ponadto, że główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwana dalej uofp, a dyrektor PPP – 1 powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność w zakresie określonym w art. 54 ust. 1 uofp.

            W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń 5. z 30. pracowników zatrudnionych w PPP – 1 przez cały 2012 r. ustalono, że w przypadku 1. pracownika główny księgowy w listopadzie 2012 r. bezpodstawnie dokonał odliczenia w kwocie 20,12 zł (2 dni urlopu bezpłatnego) od przyznanej przez dyrektora PPP - 1 premii. Powyższe  było niezgodne z zapisami §16 obowiązującego w trakcie kontroli w PPP – 1 Regulaminu wynagradzania pracowników Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej Nr 1 w Szczecinie, według którego „…o przyznaniu premii poszczególnym pracownikom, jej wysokości i terminie wypłaty decyduje dyrektor”. Ustalono ponadto, że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników, naliczone wynagrodzenia były zgodne z informacjami ujętymi w aktach osobowych, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń ze sporządzonymi
i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac. Za naliczanie wynagrodzeń w PPP – 1 odpowiedzialny był główny księgowy.

           Proces udzielania zamówień publicznych – w PPP – 1, były to zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) - przebiegał prawidłowo. Dokumentacja PPP – 1 dotycząca skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia zawierała notatki służbowe, sporządzone na  podstawie  przeprowadzanej analizy  rynku oraz zebrane oferty.

           Księgi inwentarzowe PPP – 1 prowadzone były w kontrolowanym okresie w sposób kompletny i prawidłowy. Inwentaryzacja składników majątku na koniec 2012 roku przeprowadzona została terminowo oraz z zastosowaniem właściwych metod inwentaryzacji, a prowadzona dokumentacja została podpisana przez upoważnione osoby. 

            W toku kontroli rozliczeń PPP - 1 z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS stwierdzono, że wszystkie płatności z wymienionych tytułów uregulowane zostały zgodnie z deklaracjami i w ustawowych terminach zapłaty.

            W ramach kontroli umów najmu jakie zawarte zostały w PPP – 1, nie stwierdzono nieprawidłowości. Wszystkie zawarte umowy były zaopiniowane przez radcę prawnego, kwoty za wynajem były naliczane zgodnie z zawartymi umowami, kwoty wpłat były dokonywane zgodnie z dokumentami źródłowymi, co kwartał dokonywano rewaloryzacji naliczanego czynszu, a za nieterminowe wpłaty naliczano kwartalnie odsetki ustawowe.

            Dyrektor PPP – 1 zrealizowaław 2012 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

            Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił podjęcie działań w celu:

1. Każdorazowego potwierdzania kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych. 
2. Każdorazowego wskazywania na dowodach  księgowych (wyciągach bankowych) stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne.
3. Naliczania i wypłacania premii zgodnie z obowiązującym Regulaminem wynagradzania.