Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2014 r.

ZARZĄDZENIE NR 83/14
PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
z dnia 28 lutego 2014 r.

w sprawie stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI” w Urzędzie Miasta Szczecin.

    Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, poz. 645, poz.1318) oraz § 31 ust. 1 pkt 4 Statutu Miasta Szczecina stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XXX/598/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 14 grudnia 2004 r. w sprawie przyjęcia Statutu Miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego z 2005 r. Nr 10, poz. 178, z 2008 r. Nr 78, poz. 1721, z 2009 r. Nr 51, poz. 1307) i § 7 ust. 1 i 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin ( zm. Zarządzenie Nr 361/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 30 lipca 2012 r., Zarządzenie Nr 131/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 marca 2013 r., Zarządzenie Nr 458/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 października 2013 r., Zarządzenie Nr 474/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 5 listopada 2013 r.) zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miasta Szczecin zwanego dalej „Urzędem” do stosowania elektronicznego systemu rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI” zwanego dalej „Systemem”.
2. Szczegółowy opis postępowania przy rejestracji i dalszym obiegu korespondencji jest dostępny w Systemie w funkcji Pomoc. Zasady stosowania Systemu określa załącznik nr 1 do zarządzenia, a Systemem objęte są następujące kategorie korespondencji:
1) sprawy wpływające do Urzędu podlegające rejestracji w Centralnym Rejestrze Spraw, którego zakres został określony w załączniku nr 2 do zarządzenia,
2) petycje, skargi i wnioski podlegające rejestracji w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg i Wniosków, którego zakres stosowania określa załącznik nr 3 do zarządzenia oraz Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków,
3) korespondencja różna podlegająca rejestracji w rejestrach korespondencji różnej jednostek organizacyjnych Urzędu, których zakres określa załącznik nr 4 do zarządzenia,
4) korespondencja pocztowa podlegająca rejestracji w Centralnym Rejestrze Kancelarii Poczty, którego zakres stosowania określa załącznik nr 5 do zarządzenia,
5) korespondencja wychodząca z Urzędu, z wyjątkiem korespondencji zarejestrowanej w systemie ICOR SOK, podlegająca rejestracji w Centralnym Rejestrze Korespondencji Wychodzącej,
6) korespondencja elektroniczna podlegająca rejestracji w jednym z rejestrów określonych w pkt 1-5.

§ 2. Systemem nie są objęte następujące rodzaje korespondencji:
1) korespondencja wewnątrzurzędowa dotycząca spraw organizacyjnych Urzędu,
a w szczególności:
a) zamawianie pieczęci,
b) wnioski o udzielenie upoważnień,
c) zgłoszenia zapotrzebowania wymiany sprzętu,
2) wnioski o udzielenie informacji adresowych, które rejestrowane są w systemie „EWID” z wyłączeniem wniosków składanych elektronicznie,
3) wnioski o wydanie dowodów osobistych, które rejestrowane są w rejestrze dowodów osobistych,
4) wnioski o rejestrację pojazdów, które rejestrowane są w rejestrze pojazdów,
5) wnioski o wydanie prawa jazdy, które rejestrowane są w rejestrze praw jazdy,
6) deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

§ 3. 1. Przyjmowanie korespondencji wnoszonej osobiście przez interesantów oraz wpływającej za pośrednictwem operatora pocztowego odbywa się wyłącznie poprzez Biuro Obsługi Interesantów, z wyłączeniem przesyłek sądowych adresowanych imiennie do radców prawnych zatrudnionych w Biurze Prawnym Urzędu.
2. Korespondencja elektroniczna przyjmowana jest przez adresata.
3. W szczególnych przypadkach, za zgodą Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Dyrektora Wydziału, Kierownika Biura lub Filii, korespondencja może zostać zarejestrowana przez właściwy sekretariat.
4. Korespondencja wychodząca rejestrowana jest przez pracowników jednostek organizacyjnych Urzędu.

 § 4. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów oraz Kierowników Biur Urzędu do:
1) zapewnienia stałej aktualizacji i opracowywania nowych procedur załatwiania spraw w podległej jednostce organizacyjnej zgodnie z trybem określonym w załączniku nr 6 do zarządzenia,
2) występowania do Biura Obsługi Interesantów o nadawanie indywidualnych uprawnień, podległym pracownikom, do pracy w Systemie,
3) zapewnienia bieżącego wprowadzania do Systemu, przez podległych pracowników, kolejnych etapów załatwiania spraw.

 § 5. Zobowiązuje się:
1) Dyrektora Wydziału Organizacyjnego do:
a) zapewnienia niezwłocznego przekazywania informacji do Biura Obsługi Interesantów o wszystkich ruchach kadrowych pracowników Urzędu (zwalnianie, zatrudnianie, przesunięcia wewnętrzne),
b) informowania Biura Obsługi Interesantów o zmianach w regulaminach wewnętrznych jednostek organizacyjnych Urzędu w części dotyczącej znakowania pism,
c) współpracy z Biurem Obsługi Interesantów w zakresie modyfikacji Systemu.
2) Dyrektora Wydziału Informatyki do technicznego zabezpieczenia:
a) prawidłowego działania Systemu,
b) sali szkoleń do szkolenia nowo zatrudnianych pracowników z obsługi Systemu,
3) Dyrektora Biura Obsługi Interesantów do przedstawiania, według potrzeb, Sekretarzowi Miasta danych wynikających z Systemu a dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu.

 § 6. Zobowiązuje się pracowników do samokształcenia w zakresie korzystania z nowych funkcji Systemu.

§ 7. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§ 8. Traci moc Zarządzenie Nr 192/06 Prezydenta Miasta z dnia 11 kwietnia 2006 r. w sprawie stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI” w Urzędzie Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 28/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 stycznia 2012 r., Zarządzenie Nr 223/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 maja 2013 r.)

 § 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.