Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 10.12.2015 –01.02.2016 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 45 (zw. dalej PP 45) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2014 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 23.02.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r. w PP 45 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat,
• nieterminowego regulowania zobowiązań,
• niewłaściwego ewidencjonowania operacji gotówkowych,
• niewłaściwego prowadzenia akt osobowych,
• niewywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,
• nieujęcia w zasadach rachunkowości opisu systemu informatycznego;

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
• realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
• inwentaryzacji,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów PP 45 w 2014 r. wyniosło 100.328,08 zł, co stanowiło 110 % planowanej kwoty w wysokości 91.350,00 zł. Na dochody budżetowe składały się: dochody osiągnięte z wpływów z różnych: opłat (§0690 – 100.089,08 zł) oraz dochodów (§ 0970 – 239,00 zł). Kontroli poddano odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu - § 0690 w miesiącu wrześniu 2014 r.

W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 27 usługobiorcami świadczeń realizowanych przez przedszkole (27 umów zawartych z rodzicami/opiekunami dzieci) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

Wykonanie dochodów wrd PP 45 w 2014 r. wyniosło 179.520,91 zł, co stanowiło 98,7 % planowanej kwoty w wysokości 184.080,00 zł. Na dochody wrd składały się: wpływy z usług (§ 0830 – 176.171,54 zł), pozostałe odsetki (§ 0920 – 399,21 zł), oraz wpływy z różnych dochodów (§ 0970 – 2.935,16 zł).

Kontroli poddano wpływy z różnych dochodów (§ 0970), wpływy z usług (§ 0830), a także rozrachunki z najemcami za cały 2014 r. oraz rozrachunki z 27. usługobiorcami (27 umów) za miesiąc wrzesień 2014 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W przypadku płatności wynikających z umów najmu sali edukacyjnej stwierdzono, że były one regulowane po terminie wskazanym w umowie (opóźnienia wyniosły od 3 do 7 dni), a główny księgowy nie naliczył za okres od stycznia do czerwca 2014 roku i nie obciążył najemców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Za wystawianie not i nienaliczenie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność główny księgowy PP 45.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

Od odpłatności związanych z pobytem dzieci w przedszkolu wniesionych po terminie główny księgowy naliczał na bieżąco ustawowe odsetki.

WKiAW mimo nieprawidłowości dotyczących nienaliczenia odsetek od płatności  uregulowanych po terminie, na koniec 2014 roku pozytywnie ocenił realizację dochodów w 2014 r. (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

 2.  Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz w kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, które sporządzone zostały według stanu na 31.12.2014 r., nie zostały wykazane żadne należności.

W powyższym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

Na koniec 2014 r. w jednostce nie wystąpiły żadne należności wymagalne i niewymagalne.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawienie danych o należnościach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

 3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 32 dowody księgowe na kwotę 93.368,50 zł, co stanowiło 5,4 % wydatków jednostki na łączną kwotę 1.735.028,91zł (środki budżetowe na kwotę 1.555.508,00 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 179.520,91 zł).

W przypadku 2 rachunków na 32 poddane kontroli ujawniono uchybienia, dotyczące braku: kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenia do zapłaty. Powyższe było niezgodne z zapisami Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych - załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 01/2014 w sprawie ustalenia zasad rachunkowości z dnia 01  stycznia 2014 r., według których na dowód przeprowadzenia kontroli dokumentu pracownik zamieszcza na nim swój podpis: dyrektor w przypadku kontroli merytorycznej natomiast w przypadku kontroli formalno-rachunkowej główny księgowy. Według załącznika do instrukcji obiegu dokumentów zatwierdzenia do zapłaty dokonuje dyrektor i główny księgowy.

Stwierdzono, że aneks do umowy na wywóz odpadów komunalnych nie został zaopiniowany pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Ponadto umowa o usługi informatyczne nie była zaparafowane przez głównego księgowego. Główny księgowy winien kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 314/13(Zarządzenie Prezydenta Miasta z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin)oraz Zarządzenia nr 165/14 (Zarządzenie Prezydenta Miasta z dnia 15.04.2014r. zmieniające zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin)zmieniającego ww. zarządzeniew sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych, zwanego dalej zarządzeniem w sprawie zamówień,stwierdzono, żew przypadku wydatku na kwotę 4.428,00 zł poniesionego z tytułu pomiarów rezystencji przewodów w PP 45 oraz filii, jednostka nie posiadała dokumentacji potwierdzającej wykonanie analizy rynku. Ponadto w dwóch przypadkach notatki sporządzone przez dyrektora nie zawierały szacunkowej wartości netto całego zamówienia w złotych oraz w przeliczeniu na euro, a także  wskazania kursu euro, po której ta wartość powinna być przeliczona. Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4, pkt. 1 i 2 zarządzenia w sprawie zamówień, według których zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Notatka powinna również zawierać informację dotyczącąwartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Za powyższe uchybienia odpowiadał dyrektor PP 45.

Wszystkie pozostałe dowody księgowe poddane kontroli zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

W pozostałych 3 przypadkach notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym zarządzeniem w sprawie zamówień. Były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności (ocena pozytywna z uchybieniami).

 3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 32 dowody księgowe na kwotę ogółem 93.368,50 zł, tj. 5,4 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 1.735.028,91zł.

Płatności na kwotę ogółem 3.740,25 zł uregulowane zostały po terminie zapłaty wskazanym w fakturach. Opóźnienie w dniach wyniosło łącznie 25 dni.

Pozostałe 30 płatności uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach.

WKiAW pomimo opóźnień w dwóch przypadkach w dokonywaniu płatności pozytywnie ocenił terminowość regulowania zobowiązań w zakresie regulowania płatności za zakup materiałów i usług (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

 3.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2014 r. jedynie w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 104.283,46 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 79.411,79 zł, składki ZUS w kwocie 15.248,39 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw i usług 9.623,28 zł.

Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w tym zakresie.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawianie danych o zobowiązaniach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

 4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4 z 32 pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (12,5 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 177.147,80 zł, tj. 16,5 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1.070.840,00 zł (zaewidencjonowanej w 2014 r. na § 4010 i § 4040).

W części B akt osobowych pracowników przechowywane były w dokumentacji oryginały dokumentów, tj. zaświadczeń o ukończeniu szkoleń w dziedzinie bhp, dyplomy ukończenia studiów, a także dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy, tj. karty ewidencji czasu pracy. Ponadto w jednym przypadku część A akt zawierała dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika w PP – 45. Było to niezgodne z zapisami  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), według którego pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Akta osobowe pracownika winny być prowadzone z podziałem na trzy części, które obejmują: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracyoraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Natomiast dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych odpowiadał dyrektor jednostki.

Wszystkie wynagrodzenia naliczone zostały przez głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń zgodnie ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Stwierdzono ponadto, że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie prowadzenia akt osobowych pozytywnie ocenił powyższy obszar (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

 5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 84.298,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2014 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 219.365,23 zł, według deklaracji ZUS P DRA za sześć miesięcy 2014 r.

Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od świadczeń socjalnych za miesiące: styczeń 2014 r. w kwocie 1.559,00 zł zapłacony został w dniu 19.03.2014 r. (27 dni opóźnienia) oraz za wrzesień w kwocie 2.917,00 zł zapłacony został w dniu 22.10.2014 r. (2 dni opóźnienia). Powyższe kwoty  uregulowane zostały bez doliczonych odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności w kwocie 13,00 zł za 29 dni odsetkowych. Nieterminowe uregulowanie płatności naruszało art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. Nr 361 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

Niezapłacenie wraz z należnością główną z tytułu podatku dochodowego odsetek od nieterminowego uregulowania zobowiązania naruszało art. 55 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), według którego odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.

Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2014 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

Deklaracje ZUS P DRA za ww. miesiące 2014 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości pozytywnie ocenił rozliczenia publiczno – prawne w jednostce (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

 6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r., na kwotę ogółem 100.328,08 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r., na kwotę ogółem 1.555.508,00 zł, (zobowiązania niewymagalne – 104.283,46 zł),

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 179.520,91 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2014 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2014 r. – brak należności.

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

W zakresie sprawozdania Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań i należności był zgodny ze stanem faktycznym.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 3 zmiany do planu dochodów na kwotę ogółem  780,00 zł oraz 25 zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 140.593,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 Uchwały Nr III/19/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2014 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały  w sprawozdaniach Rb-28S.

WKiAW pozytywnie ocenił rzetelność sporządzonych sprawozdań.

 7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t.  Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2014 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2014 r.

Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natur, protokoły z kasy oraz protokół z rozliczenia inwentaryzacji.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku, w którym PP 45 posiadało rachunki bankowe.

 Na koniec 2014 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne, w tym m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji wykorzystano wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.

WKiAW pozytywnie ocenił powyższy obszar (ocena pozytywna).

 8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Operacje gotówkowe (w tym wpłaty i wypłaty) zawarte w raportach kasowych zaewidencjonowane były pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił ww. obszar (ocena pozytywna z uchybieniami).

 9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia i regulaminy:

1. Załącznik nr 1 w sprawie zasad polityki prowadzenia rachunkowości.
2. Załącznik nr 2 w sprawie zakładowego planu kont.
3. Załącznik nr 3 - Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych.
4. Załącznik nr 4 - Instrukcja kasowa w PP 45 w Szczecinie.
   1. Załącznik nr 5 - Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w PP 45 w Szczecinie.
5. Organizacja kontroli zarządczej w PP 45 w Szczecinie oraz zasady jej koordynacji.
   1. Procedury: zamówień publicznych i postępowania w sprawie zamówień publicznych w Przedszkolu Publicznym Nr 45.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Zasady rachunkowości nie zawierały opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

W zakładowym planie kont funkcjonowało konto 202 – rozrachunki z odbiorcami. Było to niezgodne z planem kont dla jednostek budżetowych, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j.t. Dz. U.  z 2013 r. poz. 289), według którego do rozrachunków z odbiorcami i dostawcami służy konto 201.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 45 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową (ocena pozytywna z uchybieniami).

 10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r.

W 2014 r. w PP 45 kontrolę zewnętrzną  w zakresie przestrzegania przepisów określających wymagania higieniczne i zdrowotne w stosunku do pomieszczeń i sprzętu przeprowadził Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny.

Dyrektor PP 45  nie przekazał informacji dotyczących kontroli do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin, czym nie wypełnił zapisów § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 01.07.2014 r., a za II półrocze 2014 r.– pismem z dnia 07.01.2015 r.

WKiAW pomimo uchybień w zakresie przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych pozytywnie ocenia realizację zapisów zawartych w ww. zarządzeniach Prezydenta Miasta (ocena pozytywna z uchybieniami).

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności,
2. każdorazowe przekazywanie aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych;
3. każdorazowe sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów księgowych;
4. każdorazowe sporządzanie notatek służbowych potwierdzających dokonanie analizy rynku, zawierających informację dotyczącąwartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro;
5. ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z  uor;
6. terminowe regulowanie zobowiązań;
7. przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem zgodności sposobu ich prowadzenia z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych;
8. uzupełnienie i zaktualizowanie dokumentacji dot. zasad rachunkowości, o opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, wraz z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
9. zaktualizowanie planu kont jednostki;
10. terminowe regulowanie płatności podatkowych, tj. do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki;
11. bieżące przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03.