Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Nr kontroli: WKiAW

Ewidencja wartości majątku Urzędu Miasta Szczecin w latach 2013 – 2014

Wydział Księgowości Urzędu Miasta Szczecin

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 07.04.2015 r. - 26.05.2015 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1, zwanym dalej WK, w zakresie ewidencji wartości majątku Urzędu Miasta Szczecin w latach 2013 – 2014. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29.07.2015 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił ewidencję wartości majątku Urzędu Miasta Szczecin w latach 2013 – 2014(ocena pozytywna z uchybieniami).

Ocena pozytywna dotyczyła 5. z 6. obszarów poddanych kontroli, a uchybienia stwierdzone podczas kontroli były niewspółmierne do wartości obrotów na kontach zespołu „0” – Majątek trwały, które według „Zestawienia obrotów i sald” wyniosły w 2013 r. 558.925.493,74 zł (str. Wn) i 583.425.235,55 zł (str. Ma) oraz w 2014 r. 516.869.252,34 zł (str. Wn) i 504.061.839,30 zł (str. Ma)

Pozytywna ocena dotyczyła przede wszystkim:

  • prowadzenia przez WK analitycznej ewidencji ilościowo – wartościowej składników majątkowych Urzędu,
  • naliczania umorzenia składników majątkowych,
  • sporządzania not księgowych do ewidencji syntetycznej.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły głównie:

  • niestosowania się do zapisów procedur dotyczących inwentaryzacji majątku,
  • nieuzgadniania ilościowego stanu majątkowego w dyspozycji wydziałów i biur urzędu
    z WK w okresach półrocznych,
  • nieprecyzyjnych zapisów procedur obowiązujących w Urzędzie Miasta Szczecin, zwanym dalej UM Szczecin, dotyczących zasad rachunkowości, w tym procedur dotyczących inwentaryzacji.

Osobą odpowiedzialną w WK UM Szczecin za prowadzenie ewidencji ilościowo - wartościowej majątku, uzgodnienie ewidencji wartościowej w module Środki trwałe oraz w module Zarządzanie zapasami z księgowością syntetyczną Księgi Głównej, naliczanie oraz ewidencję umorzenia i amortyzacji majątku, rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych na podstawie przeprowadzonych i przekazanych spisów z natury dla poszczególnych grup składników majątkowych i osób materialnie odpowiedzialnych oraz uzgadnianie kont księgowych z zakresu majątku UM Szczecin do bilansu był Główny specjalista w Referacie Księgowości Głównej, zwany dalej Głównym specjalistą.

Przewodniczący Stałej Komisji Inwentaryzacyjnej, zwanej dalej SKI, działał na podstawie zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin.

 II. Oceny cząstkowe

  1. Prowadzenie analitycznej ewidencji ilościowo – wartościowej składników majątkowych urzędu.

Kontroli poddano 9 dowodów księgowych na kwotę ogółem 2.264.513,88 zł dokumentujących zakupy 27. środków, które winny być zaksięgowane i wprowadzone do ewidencji majątku UM Szczecin. Kontrola dowodów i ewidencji przeprowadzona została pod kątem:

  • prawidłowości księgowania na kontach zespołu „0” w Zintegrowanym Systemie Informatycznym Finansowo – Księgowy, zwanym dalej ZSI-FK,
  • wprowadzenia środków do ewidencji ilościowo – wartościowej,
  • kompletności wystawionych dowodów magazynowych, w tym przekazania środków do dysponenta majątku,
  • prawidłowości kwalifikowania majątku do grupy rodzajowej (środki trwałe).

Według faktury nr SPXG20140800041 w kwocie 552.990,78 zł z dnia 29.08.2014 r. (dow. FVZAP/14/000180), zakupionych zostało m.in. 27 szt. - brama usługowa Juniper SRX100 z uchwytami montażowymi (poz. 1 faktury). Według wydruku transakcji na koncie 011-00-140 zakupione środki zaewidencjonowane zostały pod numerami inwentarzowymi od 491-2622-05582 do 491-2622-05608. Z kolei, według Księgi głównej →szczegóły dotyczące środków trwałych, ww. środki nie widniały na podanych numerach inwentarzowych. Powyższe rozbieżności wynikały z błędnego opisu transakcji wprowadzanego do każdej pozycji dekretu ręcznie.

Według faktury nr M03/2014/11/0003 w kwocie 1.586.055,48 z dnia 17.11.2014 r. (dow. FVZAP/14/000260), zakupione zostały m.in. wartości niematerialne i prawne, podlegające ewidencji na koncie 020. Według wydruku „Arkusze finansowe”, zakupione oprogramowanie zaksięgowane zostało na konto 011-00-180 i 011-00-140, a według wydruku „Dekret księgowy” - na konto 020-00-020 i 020-00-010.

Wszystkie faktury poddane kontroli zaksięgowane zostały na odpowiednie konta księgowe, a zakupione środki i wartości niematerialne i prawne wprowadzone zostały do ewidencji składników majątkowych Urzędu.

We wszystkich przypadkach wystawione zostały dowody magazynowe w postaci: PZ (przychód zewnętrzny), RW (rozchód wewnętrzny) i OT (przyjęcie środka trwałego), w tym OT dysponenta.

Zakupione środki trwałe były kwalifikowane do określonych grup rodzajowych zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych.

Błąd dotyczący księgowania widocznego na „Arkuszu finansowym” zgłoszony zostałw trakcie trwania kontrolido analizy i wyjaśnienia w ramach umowy serwisowej systemu ZSI-FK. Wydział Księgowości otrzymał informację zwrotną, potwierdzającą błąd systemowy.

WKiAW pozytywnie ocenił prowadzenie analitycznej ewidencji ilościowo – wartościowej składników majątkowych urzędu.

 2. Naliczanie umorzenia składników majątkowych.

Kontroli poddano 50 pozycji majątku na kwotę ogółem 379.435,29 zł (według cen nabycia), wybranych z majątku zinwentaryzowanego w 2013 i 2014 r. u 5. dysponentów, na 714. arkuszach spisu z natury, pod kątem prawidłowości naliczania umorzenia składników majątkowych (miesiąc rozpoczęcia naliczania, naliczana kwota, okres naliczania, zastosowana stawka procentowa).

Według informacji zawartych w systemie ZSI-FK, w 2. przypadkach środki nabyte zostały 21.05.2012 r., a amortyzacja naliczana była począwszy od maja 2012, zamiast od czerwca 2012 r., co było niezgodne z art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zwanej dalej ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych. Powyższe wynikało z błędu Głównego specjalisty, który omyłkowo wprowadził datę rozpoczęcia amortyzacji zgodną z datą rozpoczęcia eksploatacji.

W systemie ZSI-FK – Księga główna →szczegóły dotyczące środków trwałych →model ewidencji, zapisane były m.in. informacje dotyczące amortyzacji / umorzenia w postaci: metody amortyzacji oraz ilości miesięcy, na które jest ona rozłożona. Treść zapisów z systemu, nie była jednak zgodna z faktyczną ilością miesięcy, na które rozłożona została amortyzacja.

Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowane było na koncie 071. Umorzenie naliczane było od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencjonowanych na koncie 011 i 020. Środki trwałe, których wartość początkowa (cena nabycia) była niższa niż 3.500,00 zł, podlegały umorzeniu w pełnej wysokości, w miesiącu wydania ich do użytkowania.

Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowane było na koncie 072. Umorzenie w wysokości 100% wartości początkowej księgowane było w miesiącu wydania środków do użytkowania.

W UM Szczecin stosowana była liniowa metoda amortyzacji opisana w art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, polegająca na równomiernym (systematycznym i planowym) rozłożeniu wartości początkowej środka na z góry ustalony okres umorzenia.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił ww. obszar.

 3. Okresowe uzgadnianie ilościowego stanu majątkowego w dyspozycji wydziałów i biur urzędu.

W toku kontroli sprawdzono wypełnianie obowiązku uzgadniania z WK ilościowego stanu majątkowego w dyspozycji wydziałów i biur urzędu w okresach półrocznych, który winien być realizowany w UM Szczecin na podstawie art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Zarządzeń Prezydenta Miasta:

  1. Zarządzenie Nr 631/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 18 listopada 2005 r. w sprawie zasad administrowania majątkiem Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 196/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 maja 2010 r. i Zarządzenie Nr 284/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 czerwca 2010 r.),
  2. Zarządzenie Nr 580/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie zasad administrowania majątkiem Urzędu Miasta Szczecin.

Obowiązek okresowego uzgadniania ilościowego stanu majątkowego powinny realizować następujące Wydziały / Biura Urzędu, wskazane w ww. zarządzeniach: BOU, BRM, WGKiOŚ, WGN, WZKiOL, WS, WOś, WK, WSS, BKSiM, WInf.

10 z 11 Wydziałów / Biur nie uzgodniło z WK w okresach półrocznych ilościowego stanu majątkowego w 2013 i 2014 r.

Powyższe nie wypełniało zapisów ww. zarządzeń (§2 ust 1 pkt 5 Zarządzenia Nr 631/05 i §2 ust 1 pkt 4 Zarządzenia Nr 580/13), według których dysponenci prowadzący ewidencję ilościową środków trwałych, środków trwałych o charakterze wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych Urzędu zobowiązani zostali do uzgadniania z WK, w okresach półrocznych prowadzonej ewidencji ilościowej. Do zapewnienia realizacji wymienionych zadań zobowiązani zostali dyrektorzy poszczególnych biur i wydziałów.

W opinii kontrolujących, Wydziały / Biura wymienione w ww. zarządzeniach powinny uzgadniać ilościowy stan majątkowy z WK także w sytuacji, gdy według ewidencji dysponenta majątku stan ten wynosi „zero”.

W 2013 i 2014 r. Wydziały / Biura uzgadniały stan majątkowy na koniec roku obrotowego, a tylko BOU dokonało uzgodnienia ilościowego stanu majątkowego także w okresach półrocznych.

WKiAW negatywnie ocenił realizację przez Wydziały / Biura zapisów ww. zarządzeń w zakresie uzgodnień półrocznych.

 4. Wycena majątku na arkuszach spisowych przeprowadzonego spisu z natury i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych.

W toku kontroli, analizie poddano 716 arkuszy spisu z natury (11.865 pozycji majątku) oraz 114 różnic inwentaryzacyjnych, stwierdzonych podczas inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. przeprowadzonych u 5. dysponentów majątku (BRM, WGKiOŚ, WZKiOL, BOU, WInf).

Kontrolą w zakresie wyceny objęto 50 z 716. arkuszy spisu z natury za 2013 i 2014 r. (7%) na kwotę ogółem 8.924.402,14 zł (789 pozycji z arkuszy spisu z natury, tj. 6,6% pozycji ogółem). Kontrola przeprowadzona została w zakresie:

  • zgodności wyceny naniesionej na arkuszach spisu z natury z ceną nabycia wprowadzoną w systemie ZSI-FK,
  • prawidłowości podsumowania poszczególnych arkuszy.

Kontrolą w zakresie prawidłowości rachunkowej poszczególnych arkuszy objęto wszystkie arkusze spisu z natury za 2013 i 2014 r., tj. 716 arkuszy zawierających 11.865 pozycji majątku.

W toku kontroli rozliczania różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych sprawdzono, czy:

  • dokumentacja sporządzona w trakcie spisów z natury (arkusze spisu z natury, protokoły SKI, informacje przekazane przez WK do SKI), była zgodna z danymi wynikającymi z ewidencji prowadzonej w systemie ZSI-FK oraz z ówcześnie obowiązującą w UM Szczecin „Instrukcją inwentaryzacyjną”, stanowiącą Załącznik Nr 5 do zasad rachunkowości,
  • różnice inwentaryzacyjne wykazane w zestawieniu były zgodne z zapisami na arkuszach spisu z natury,
  • sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych był zgodny z zaleceniami wynikającymi z protokołów SKI,
  • ujawnione różnice inwentaryzacyjne zostały zaksięgowane zgodnie z zasadami ewidencji opisanymi w ww. „Instrukcji inwentaryzacyjnej” i „Zakładowym planie kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin”.

Kontrola wyceny wykonanej przez WK wykazała, że:

  • w 4. z 789. pozycji, ceny wprowadzone przez Głównego specjalistę na arkusze spisu z natury różniły się od cen wprowadzonych w systemie ZSI-FK ale podsumowania arkuszy były poprawne.
  • w 1. przypadku, arkusz spisu z natury podsumowany był nieprawidłowo.

Kontrola poprawności ustalenia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych podczas spisu z natury za 2013 r., majątku zarządzanego przez dysponenta (BRM) wykazała 1 przypadek niezgodności ewidencji księgowej z dokumentacją sporządzoną w toku spisu z natury (arkusze spisu z natury) oraz dokumentacją sporządzoną i przekazaną przez WK do SKI (zestawienie różnic inwentaryzacyjnych). Powyższe dotyczyło majątku o numerze inwentarzowym 808-0249-01025 – ławka z oparciem o wartości 91,50 zł zaewidencjonowanego na stanie Rady Osiedla Płonia, Śmierdnica, Jezierzyce, którynie został zinwentaryzowany w ramach spisu z natury oraz nie został wykazany przez WK jako niedobór inwentarzowy.

Sporządzony przez SKI „Protokół z rozliczenia wyniku przeprowadzonej w roku 2013 inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Szczecin” zawierał błędny zapis dotyczący niedoboru wykazanego w WGKiOŚ. Według ww. protokołu środek trwały znajdował się w budynku zarządzanym przez ZBiLK, gdy tymczasem środek ten figurował w ewidencji TBS Prawobrzeże Spółka z o.o.

Według §16 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” i § 31.1 „Zakładowego planu kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin”, księgowanie rozrachunków z tytułu niedoborów i szkód oraz z tytułu nadwyżek wynikających z ustaleń inwentaryzacji winno być przeprowadzane przy wykorzystaniu konta 240 – Pozostałe rozrachunki, w korespondencji z kontami: 011, 013, 020, 080, 101, 234, 240, 290, 310, 401, 760, 761, 771, 800 lub 851. Według wydruku transakcji z systemu ZSI-FK, różnice inwentaryzacyjne stwierdzone podczas inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. nie zostały zaksięgowane na ww. koncie 240.

Kontrola wykazała następujące uchybienia dotyczące arkuszy spisu z natury, sporządzonych w toku inwentaryzacji 2013 i 2014 r., przekazanych przez SKI do WK:

  • 140 arkuszy z 2013 r. nie zawierało wpisanej godziny rozpoczęcia spisu oraz daty i godziny zakończenia spisu,
  • 32 arkusze z 2013 r. nie zawierały wpisanej daty i godziny zakończenia spisu,
  • 6 arkuszy z 2013 r. nie zawierało wpisanej godziny zakończenia spisu,
  • 5 arkuszy z 2013 r. i 318 arkuszy z 2014 r. nie zawierało wpisanej godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu,
  • 5 arkuszy z 2014 r. nie zawierało wpisanej daty rozpoczęcia i zakończenia spisu,
  • 1 arkusz z 2014 r. nie zawierał wpisanej daty zakończenia spisu,
  • 84 arkusze z 2014 r. zawierały różnego rodzaju skreślenia lub poprawki naniesione bez stosownego parafowania.

Powyższe uchybienia nie wypełniały zapisów § 9 ust. 1 pkt 5 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, według którego arkusze spisu z natury, na których ujmuje się wyniki inwentaryzacji, powinny zawierać m.in. datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury oraz godziny jego przeprowadzenia. Z kolei według § 9 ust. 1 pkt 7 ww. instrukcji, wszelkie poprawki nanoszone na arkusze spisu z natury powinny być parafowane przez osoby odpowiedzialne materialnie oraz członka zespołu spisowego.

Kontrola wykazała ponadto następujące uchybienia dotyczące arkuszy spisu z natury, sporządzonych w toku inwentaryzacji 2013 i 2014 r., za które odpowiedzialność ponosi Główny specjalista WK:

  • brak na arkuszach sumowania wartości narastająco, zgodnie ze stosowanym wzorem arkusza,
  • sumowania stron w miejscu innym niż przewidywał wzór arkusza oraz zapisywania tych wartości ołówkiem,
  • 4 arkusze spisu z natury za 2013 r. i 1. arkusz spisu z natury za 2014 r. nie zawierały podpisu Głównego specjalisty, potwierdzającego wykonaną wycenę majątku,
  • 13 arkuszy spisu z natury za 2014 r. zawierało skreślenia ceny jednostkowej lub wartości ogółem bez stosownego parafowania przez Głównego specjalistę.

Według ww. § 9 ust. 1 pkt 7 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wszelkie poprawki nanoszone na arkusze spisu z natury powinny być odpowiednio zaparafowane, a wypełnianie zwykłym ołówkiem jest niedopuszczalne z uwagi na charakter arkuszy spisu z natury, które są dowodami księgowymi.

We wszystkich pozostałych przypadkach, cena naniesiona na arkusze spisu z natury przez Głównego specjalistę w ramach czynności wyceny była zgodna z danymi z systemu ZSI-FK, a arkusze podsumowane były poprawnie.

W toku obu inwentaryzacji nie wystąpiły:

  • sprawy sporne przekazane na drogę postępowania sądowego lub do organów ścigania,
  • niedobory zawinione skutkujące obciążeniem osób odpowiedzialnych materialnie.

443 arkusze z 716. sporządzonych w toku inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. zawierały elementy wymienione w § 9 ust. 1 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.

W pozostałych przypadkach arkusze spisu z natury zawierały podpis Głównego specjalisty potwierdzający dokonaną wycenę, a ewentualne poprawki były przez pracownika parafowane.

Zalecenia SKI zawarte w protokołach za 2013 i 2014 r. dotyczące ujęcia różnic inwentaryzacyjnych zostały wykonane przez WK w module ZSI-FK dotyczącym ewidencji majątku UM Szczecin.

WKiAW, mimo nieprawidłowości dotyczących braku księgowania różnic inwentaryzacyjnych na koncie 240 oraz uchybień związanych z dokumentacją sporządzaną w toku inwentaryzacji, pozytywnie ocenił ww. obszar.

 5. Sporządzanie not księgowych do ewidencji syntetycznej.

Kontroli poddano 51 dowodów PK sporządzonych w 2013 i 2014 r. na kwotę ogółem: zwiększeń – 44.680.504,63 zł (12 dowodów), zmniejszeń – 109.063.571,40 zł (39 dowodów).

Dowody PK poddano kontroli pod kątem zgodności dokonanych księgowań z dyspozycją komórek organizacyjnych UM Szczecin, sposobu księgowania, prawidłowości rachunkowej dowodów źródłowych, zgodności zastosowanych cen za 1m2 gruntów z informacjami przekazywanymi przez WGN.

Do wszystkich dowodów PK poddanych kontroli załączane były wydruki z wykonanymi księgowaniami, co było zgodnie z §17 ust 9 obowiązujących w UM Szczecin zasad rachunkowości, według którego wydruk z programu komputerowego określający zakwalifikowanie danego zdarzenia gospodarczego na konta księgowe stanowi „dekret księgowy”.

Do księgowania zmian na gruntach zmniejszenia/zwiększenia stosowane były ceny za 1 m2uzyskane z WGN które zostały ustalone na podstawie oszacowanych przez rzeczoznawców majątkowych wartości gruntów oraz cen z transakcji kupna – sprzedaży na rynku nieruchomości z lat 2009 i 2010.

Od 2011 r. cena gruntów nie była aktualizowana, zgodnie z zaleceniami biegłego rewidenta.

W toku kontroli ustalono także, że w użytkowanym w UM Szczecin ZSI-FK nie było w badanym okresie odrębnego modułu pozwalającego na ewidencję analityczną zasobów gruntowych Gminy Miasto Szczecin.

WKiAW pozytywnie ocenił ww. obszar.

 6. Inne obszary

W toku kontroli, analizie poddano Zarządzenie nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.08.2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości, zwane dalej zasadami rachunkowości. Zarządzenie przeanalizowano w zakresie niezbędnym do wykonania czynności kontrolnych, w tym:

  • Załącznik nr 1 – Polityka rachunkowości,
  • Załącznik nr 2 – Instrukcja obsługi i kontroli dokumentów,
  • Załącznik nr 5 – Instrukcja inwentaryzacyjna,
  • Załącznik nr 7 – Zakładowy plan kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin.

Kontrola wykazała, że w toku inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. nie były przeprowadzone wyrywkowe kontrole spisów z natury, na okoliczność których winien być sporządzony protokół, co nie wypełniło zapisów §9 ust. 10 zasad rachunkowości. Przeprowadzenie ww. kontroli należało do obowiązków Przewodniczącego SKI lub osób przez niego wyznaczonych.

W ocenie kontrolujących, istnieje konieczność zachowania w „Instrukcji inwentaryzacyjnej” zapisu dotyczącego wyrywkowej kontroli w związku z zakresem zadań Przewodniczącego SKI wskazanych w § 12 ust. 2 pkt 5 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, do których należało m.in. czuwanie nad całością przygotowania, przebiegu i rozliczania inwentaryzacji. Kontrolujący nie podzielają zdania Przewodniczącego SKI, wyrażonego w wyjaśnieniach udzielonych w trakcie kontroli, że wyrywkowe kontrole spisu z natury „mogą”, a nie „powinny” być przeprowadzane.

W toku kontroli stwierdzono, że stosowane w UM Szczecin zasady dotyczące zagadnień związanych z ewidencją majątku nie były tożsame z obowiązującymi w badanym okresie zasadami rachunkowości, w tym:

  • W praktyce,przypisanie określonej klasyfikacji środka trwałego należało do obowiązków dysponenta majątku, co było niezgodne z §17 pkt 10 zasad rachunkowości, według którego to kierownik jednostki decyduje o zakwalifikowaniu środka trwałego do odpowiedniej grupy rodzajowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  • Według § 17 pkt. 13 zasad rachunkowości w UM Szczecin stosowana była liniowa metoda amortyzacji, polegająca na dokonywaniu odpisów umorzeniowych od środka trwałego drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres umorzenia. Wobec powyższego, zapis w §17 pkt 11 zasad rachunkowości, według którego, kierownik jednostki ustala metodę amortyzacji na dzień przyjęcia środka trwałego do używania, był bezcelowy.
  • W praktyce, poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych była weryfikowana okresowo przez pracownika WK, co było niezgodne z zapisami §17 pkt 12 zasad rachunkowości, według którego wymienione czynności winien wykonywać kierownik jednostki.

W opinii kontrolujących, wykonanie ww. czynności przypisanych kierownikowi jednostki, tj. Prezydentowi Miasta Szczecin było z założenia niewykonalne i w związku z powyższym, zapisy powinny zawierać stosowne uszczegółowienie.

Kontrola obowiązującej w UM Szczecin „Instrukcji inwentaryzacyjnej” wykazała, że:

  • W protokołach z inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. SKI wnioskowała m.in. o uznanie niedoborów za niedobory pozorne gdy tymczasem, procedura nie zawierała definicji takich niedoborów.
  • W instrukcji nie został opisany jeden z ostatnich elementów procesu inwentaryzacji jakim jest obciążenie osób odpowiedzialnych. Z instrukcji nie wynikało m.in. kto i w jakim trybie jest odpowiedzialny za ww. obciążenie osób odpowiedzialnych oraz rodzaj sporządzanej dokumentacji (faktury obciążeniowe).
  • W § 9 ust.13 instrukcji zawarte były zapisy o arkuszach spisu z natury sporządzanych przez kalkę gdy tymczasem, arkusze sporządzane były przede wszystkim w formie wydruków z systemu ZSI-FK z modułu „Środki trwałe” – kartoteka środków trwałych.

Stwierdzono również, że protokoły SKI w sprawie ustalenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w 2013 i 2014 r. nie były zgodne ze wzorem takiego protokołu stanowiącym Załącznik Nr 7 do obowiązującej „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.

W przypadku pozostałych regulacji zawartych w ww. procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

W złożonych wyjaśnieniach, zarówno Dyrektor WK jak i Przewodniczący SKI (w zakresie definicji różnic inwentaryzacyjnych) poinformowali kontrolujących o jednoznacznym doprecyzowaniu ww. zagadnień przy najbliższej aktualizacji zasad rachunkowości.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w zakresie poddanym kontroli(ocena pozytywna z uchybieniami).

 Prezydent Miasta zalecił:

Dyrektorowi Wydziału Księgowości:

  1. Zgłoszenie w ramach umowy serwisowej modyfikacji użytkowanego systemu ZSI-FK w zakresie niespójności / błędów systemowych.
  2. Skorygowanie daty rozpoczęcia amortyzacji dla 2. środków trwałych (patrz pkt 2), przy założeniu funkcyjnych możliwości systemu ZSI-FK.
  3. Wystąpienie do Dyrektorów Wydziałów / Biur (dysponentów majątku), wymienionych w zarządzeniach dotyczących zasad administrowania majątkiem UM Szczecin (patrz pkt 3), z przypomnieniem o obowiązku okresowego (w okresach półrocznych) uzgadniania ilościowego stanu majątkowego.
  4. Każdorazowe uzgadnianie wartościowe arkuszy spisu z natury po dokonaniu wyceny w WK z wartością majątku zaewidencjonowanego w księgach, celem wyeliminowania przypadków pominięcia majątku podczas spisu z natury oraz stosowne udokumentowanie ww. czynności.
  5. Podjęcie działań pozwalających na księgowanie różnic inwentaryzacyjnych na koncie 240, tj. zgodnie z obowiązującymi w UM Szczecin zasadami rachunkowości.
  6. Dostosowanie arkusza spisu z natury w zakresie sumowań do potrzeb WK.
  7. Dokonywanie poprawek na arkuszach spisu z natury i nanoszenie wartości w sposób wskazany w § 9 ust. 1 pkt 7 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.
  8. Każdorazowe potwierdzanie dokonanej wyceny podpisem osoby odpowiedzialnej.
  9. Dostosowanie zapisów zasad rachunkowości do stosowanej praktyki w zakresie wskazanym w wystąpieniu.
  10. Uzupełnienie „Instrukcji inwentaryzacyjnej” o elementy wskazane w wystąpieniu, w tym o definicję niedoborów pozornych, wskazanie osób odpowiedzialnych oraz trybu, w jakim powinno następować obciążenie osób odpowiedzialnych materialnie oraz określenie sposobu dokumentowania tych czynności (rodzaj dowodu obciążeniowego).
  11. Wprowadzenie do „Instrukcji Inwentaryzacyjnej” stosowanych w praktyce wzorów protokołów w sprawie ustalenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji oraz uregulowanie kwestii stosowanych wzorów arkuszy spisu z natury (załącznik lub stosowny zapis w procedurze).

 Przewodniczącemu SKI:

  1. Kontrolę arkuszy spisu z natury przed ich przekazaniem do WK, celem wyeliminowania uchybień polegających m.in. na braku elementów wymienionych w § 9 ust. 1 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.
  2. Dokonywanie poprawek na arkuszach spisu z natury w sposób wskazany w § 9 ust. 7 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.
  3. Przeprowadzanie wyrywkowych kontroli spisów z natury przez Przewodniczącego SKI lub przez osoby, które zostały przez niego wyznaczone oraz odpowiednie dokumentowanie tych czynności w ramach realizacji zadań wskazanych w § 12 pkt 2 ppkt 5 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2015/10/12, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2015/10/12 14:36:56
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2015/10/12 14:36:56 nowa pozycja