Wyjaśnienia treści SIWZ

Pytania i odpowiedzi

Szczecin 2009-01-08

Wykonawcy

biorący udział w postępowaniu

Dotyczy:

Postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Organizację i przeprowadzenie rekrutacji do przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego”

Zamawiający informuje, iż w przedmiotowym postępowaniu wpłynęły pytania, dotyczące treści siwz.

Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. t. j. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) Publicznych, Zamawiający przekazuje Wykonawcom treść pytań wraz z odpowiedziami:

Pytanie 1

Jakie są obiektywne kryteria oceniania informacji, że Wykonawca ma doświadczenie w obsłudze rekrutacji do więcej niż jednego typu placówek w jednym roku (Rozdz. XI pkt 1 ppkt 2 lit. g)? Prosimy o podanie za co przyznane będzie 0 punktów, za co 100 punktów, a za co jakakolwiek pośrednia (między 0 a 100) ilość punktów, innymi słowy według jakiego kryterium liczbowego (wg wzory minimalizacji, proporcji czy innego) zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy z 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. t. j. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) prowadzona będzie punktacja?

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, iż dokona modyfikacji SIWZ poprzez skreślenie w Rozdz. XI pkt 1 ppkt 2) litery g).

Pytanie 2

Zamawiający żąda (SIWZ Rozdz. V pkt 3 ppkt 4) dołączenia do oferty wersji testowej oprogramowania do przeprowadzenia rekrutacji. Ponieważ środowisko informatyczne do przeprowadzenia rekrutacji jest złożonym systemem informatycznym wymagającym odpowiednich serwerów bazodanowych, serwerów aplikacji, serwerów WWW, jak też środowiska umożliwiającego uwierzytelnianie i autoryzacje, a Zamawiający żada dołączenia oprogramowania na nośniku elektronicznym, czy zatem sam uruchomi wersję testową na własnej konfiguracji sprzętowej, czy też dopuszcza możliwość dołączenia do oferty danych dostępowych do już skonfigurowanej przez Wykonawcę i uruchomionej na sprzęcie Wykonawcy dedykowanej dla Zamawiającego wersji testowej?

Odpowiedź:

Zamawiający, wymaga dostarczenia wersji testowej, na tyle zgodnej z wersją ostateczną, że można na jej podstawie sprawdzić funkcjonalność systemu. Dlatego tez należy dołączyć do niej opis techniczny systemu, opis użytkowy rozwiązań oraz wzory dokumentów, którymi posługiwać się będzie kandydat.

Pytanie 3

W jakim miejscu w SIWZ Zamawiający zamieścił zapis o konieczności załączenia do wersji testowej jakiejkolwiek dokumentacji? W Rozdziale V pkt 3 ppkt 4 SIWZ wspomniane jest jedynie co powinna zawierać jakąś bliżej nieokreślona dokumentacja.

Odpowiedź:

W Rozdziale V pkt 3 stanowi: „Ponadto wykonawcy mają dołączyć następujące dokumenty:”, po czym wymienione zostają niezbędne dokumenty. Zapis określający zawartość dokumentacji zamieszczony w Rozdziale V pkt 3 ppkt 4) SIWZ jest integralną częścią podpunktu 4-ego stanowiącego o wersjach testowych, zatem dotyczy tych właśnie wersji. Trudno byłoby należycie ocenić oprogramowanie rekrutacyjne bez właściwej dokumentacji technicznej i użytkowej tych rozwiązań. Zamawiający dopuszcza dowolność wyboru nośnika, na którym przekazana będzie taka dokumentacja.

Pytanie 4

Dlaczego termin wykonania zamówienia to 30 września 2012r., skoro ostatnia rekrutacja dotyczy roku szkolnego 2011/2012, czyli zgodnie z wzorem umowy (§ 3, pkt 2) powinna być przeprowadzona do 30 czerwca 2011r. bądź ostatecznie (z uwzględnieniem rekrutacji uzupełniającej) do 30 września 2011r.?

Odpowiedź:

§ 3 pkt 1 wzoru umowy stanowi, że: „Wykonawca będzie prowadził system obsługujący trzykrotną rekrutację do wszystkich typów placówek w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 30 września 2012r.”, zatem termin wykonania zamówienia upływa właśnie w dniu 30 września 2012r. Termin przeprowadzenia ostatniej rekrutacji to 30 września 2011r. Jednak z uwagi na ciążący na jednostkach samorządu terytorialnego obowiązek kontroli spełniania obowiązku szkolnego i nauki, program obsługujący rekrutację powinien zapewniać utrzymanie i możliwość zmian bazy danych o przyjętych uczniach w trakcie roku szkolnego tak, aby można było śledzić losy poszczególnych uczniów, a nie tylko w momencie ich przyjęcia do konkretnej szkoły. Jak powszechnie wiadomo ruch uczniów nie kończy się na etapie przyjęcia do szkoły. System powinien zapewniać ciągłość pracy z bazą danych przez okres zawarcia umowy.

Pytanie 5

Wersja testowa (zgodnie z ppkt 4 punktu 3 Rozdz. V SIWZ) powinna uwzględniać raport o spełnianiu obowiązku szkolnego i nauki. W jaki sposób jest to możliwe, skoro prawidłowe wyniki takiego raportu muszą uwzględniać dane meldunkowe z Gminy Miasto Szczecin, a Zamawiający nie udostępnia ani tych danych ani ich struktury?

Odpowiedź:

Zgodnie z podpunktem 4 punktu 3 rozdziału V SIWZ wersja testowa powinna zawierać fikcyjną bazę danych, zatem do celów testowania wykonawca jest zobowiązany przedstawić taką właśnie bazę.

Pytanie 6

Co oznacza (Rozdz. XI pkt 1 ppkt 2 lit. a) „umożliwienie dostosowania programu do wymagań zamawiającego”, skoro Zamawiający precyzuje tylko minimalne funkcjonalności wersji testowej nie obejmującej całości programu? Czy oświadczenie o treści „program będzie umożliwiał dostosowanie do wymagań zamawiającego’ pozwoli na spełnienie wyżej wymienionego warunku, a jeżeli nie, to na jakiej podstawie Zamawiający, nie precyzując wymagań co do całości programu, chce je oceniać na podstawie wersji testowej?

Odpowiedź:

Rozdział XIV opisuje przedmiot zamówienia w postaci jaka powinna być udostępniona zamawiającemu.

Wersja testowa powinna zapewniać możliwość przetestowania systemu co najmniej w zakresie zawartym w wymaganiach w Rozdziale V punkt 3 podpunkt 4. Oświadczenie Wykonawcy o dostosowaniu systemu do wymagań zawartych w Rozdziale XIV przed datą wynikającą z umowy oraz gotowość do dalszych ewentualnych zmian podnoszących funkcjonalność systemu w warunkach Szczecina, każdorazowo uzgadnianych z Wykonawcą, pozwoli na spełnienie tego warunku.

Pytanie 7

Jakie są obiektywne kryteria punktowania cechy (Rozdz. XI pkt 1 ppkt 2 lit. b): „przejrzysty i klarowny sposób przeprowadzenia procesu rekrutacji” ? Prosimy o podanie za co przyznane będzie 0 punktów, za co 100 punktów, a za co jakakolwiek pośrednia (między 0 a 100) ilość punktów, innymi słowy według jakiego kryterium liczbowego (wg wzory minimalizacji, proporcji czy innego) zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy z 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. t. j. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) prowadzona będzie punktacja?

Pytanie 8

Jakie są obiektywne kryteria punktowania cechy (Rozdz. XI pkt 1 ppkt 2 lit. c): „czytelny i intuicyjny sposób wprowadzania i modyfikacji danych” ? Prosimy o podanie za co przyznane będzie 0 punktów, za co 100 punktów, a za co jakakolwiek pośrednia (między 0 a 100) ilość punktów, innymi słowy według jakiego kryterium liczbowego (wg wzory minimalizacji, proporcji czy innego) zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy z 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. t. j. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) prowadzona będzie punktacja?

Odpowiedź:

Kryterium „Funkcjonalność” jest jedną ze składowych oceny ofert. Pojęcie funkcjonalność jest z definicji niemierzalne. Ocena zostanie dokonana na podstawie indywidualnej oceny członków komisji przetargowej zgodnie z ich wiedzą i doświadczeniem. Każdy członek komisji przyzna od 0 do 100 punktów za tą składową mając na uwadze cechy wymienione w rozdziale XI punkt 1 podpunkt 2) litery a) do f). Następnie liczba przyznanych punktów zostanie pomnożona przez wagę kryterium. Zgodnie z tym wzorem maksymalna ilość punktów jaka może być przyznana za kryterium „Funkcjonalność” w ogólnej ocenie to 60 pkt.

Pytanie 9

Co Zamawiający rozumie poprzez (Rozdz. XI pkt 1 ppkt 2 lit. d): „podejmowanie niezbędnych decyzji mających na celu uzyskanie optymalnych wyników naboru”? Co to są „optymalne wyniki naboru”? Czy Zamawiający rozumie przez to, że nabór przeprowadzony dokładnie według kryteriów podanych w SIWZ przez Zamawiającego nie może być optymalny? O jakie zmiany wówczas chodzi? Prosimy o podanie za co przyznane będzie 0 punktów, za co 100 punktów, a za co jakakolwiek pośrednia (między 0 a 100) ilość punktów, innymi słowy według jakiego kryterium liczbowego (wg wzory minimalizacji, proporcji czy innego) zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy z 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. t. j. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) prowadzona będzie punktacja?

Odpowiedź:

Część pierwsza zapytania: Rekrutacja dowszystkich typów szkół nie jest zjawiskiem jednorazowym, wykonanym w określonym dniu i godzinie, ale procesem długotrwałym. Często trwa kilka miesięcy, tak jak w przypadku rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych, która rozpoczyna się utworzeniem i ogłoszeniem informatora o szkołach- termin do około połowy marca, poprzez zbieranie informacji o zainteresowaniu poszczególnymi oddziałami (deklaracje kandydatów), aż po właściwy moment naboru. Podjęcie właściwych decyzji o utworzeniu konkretnych oddziałów np.: w szkołach zawodowych jest trudne na pół roku przed terminem naboru (przydział Zadań Rzeczowych dokonywany jest z reguły już na początku lutego), zatem organ prowadzący musi mieć możliwość szybkiego reagowania na zapotrzebowanie społeczne regulując liczbę i rodzaj oddziałów w poszczególnych szkołach. Podobnie podczas właściwego naboru, kiedy dokonuje się przydział kandydatów do oddziałów organ prowadzący w porozumieniu z dyrektorami szkół musi mieć możliwość reagowania na sytuacje zaistniałe podczas uruchamiania algorytmu przydzielającego (niedobory stanu, nadmiar kandydatów z tą samą liczbą punktów, itp.). Opisane powyżej zjawiska służą uzyskaniu optymalnych wyników naboru, w których uzyskamy najbardziej satysfakcjonujący obraz przydziału do klas: jak największa liczba uczniów przyjętych i zadowolonych z przydziału, jak najmniej oddziałów nie w pełni zapełnionych, pozostałe miejsca niezapełnione zapewniające swobodny wybór kandydatom, którzy nie zostali przydzieleni.

Część druga zapytania: Kryterium „Funkcjonalność” jest jedną ze składowych oceny ofert. Pojęcie funkcjonalność jest z definicji niemierzalne. Ocena zostanie dokonana na podstawie indywidualnej oceny członków komisji przetargowej zgodnie z ich wiedzą i doświadczeniem. Każdy członek komisji przyzna od 0 do 100 punktów za tą składową mając na uwadze cechy wymienione w rozdziale XI punkt 1 podpunkt 2) litery a) do f). Następnie liczba przyznanych punktów zostanie pomnożona przez wagę kryterium. Zgodnie z tym wzorem maksymalna ilość punktów jaka może być przyznana za kryterium „Funkcjonalność” w ogólnej ocenie to 60 pkt.

Pytanie 10

Co Zamawiający rozumie przez pojęcie (Rozdz. XI pkt 1 ppkt 2 lit. e): „podmioty obsługujące system”? Jakie są obiektywne liczbowe kryteria oceniania zaangażowania liczby podmiotów obsługujących system? Prosimy o podanie za co przyznane będzie 0 punktów, za co 100 punktów, a za co jakakolwiek pośrednia (między 0 a 100) ilość punktów, innymi słowy według jakiego kryterium liczbowego (wg wzory minimalizacji, proporcji czy innego) zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy z 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. t. j. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) prowadzona będzie punktacja?

Odpowiedź:

Część pierwsza zapytania: Obserwując systemy działające na rynku oraz mając na uwadze nasze, już pięcioletnie, doświadczenie w prowadzeniu rekrutacji elektronicznej, wiemy, że w procesie rekrutacji mogą być zaangażowane różne podmioty np.: w rekrutacji do szkół ponadgimnazjalncyh: kandydaci, gimnazja macierzyste, szkoły ponadgimnazjalne. Uważamy za stosowne aby w tym procesie angażować tylko niezbędną liczbę podmiotów, a nie wszystkie tak, aby korzystanie z systemu przez kandydata było najprostsze.

Część druga zapytania: Kryterium „Funkcjonalność” jest jedną ze składowych oceny ofert. Pojęcie funkcjonalność jest z definicji niemierzalne. Ocena zostanie dokonana na podstawie indywidualnej oceny członków komisji przetargowej zgodnie z ich wiedzą i doświadczeniem. Każdy członek komisji przyzna od 0 do 100 punktów za tą składową mając na uwadze cechy wymienione w rozdziale XI punkt 1 podpunkt 2) litery a) do f). Następnie liczba przyznanych punktów zostanie pomnożona przez wagę kryterium. Zgodnie z tym wzorem maksymalna ilość punktów jaka może być przyznana za kryterium „Funkcjonalność” w ogólnej ocenie to 60 pkt.

Pytanie 11

Jakie są obiektywne kryteria oceniania wyższego lub niższego bezpieczeństwa przetwarzania i przesyłania danych o uczniach (Rozdz. XI pkt 1 ppkt 2 lit. f)? Prosimy o podanie za co przyznane będzie 0 punktów, za co 100 punktów, a za co jakakolwiek pośrednia (między 0 a 100) ilość punktów, innymi słowy według jakiego kryterium liczbowego (wg wzory minimalizacji, proporcji czy innego) zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy z 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. t. j. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) prowadzona będzie punktacja?

Odpowiedź:

Pytanie 12

Odpowiedź:

Z uwagi na modyfikację SIWZ Zamawiający nie będzie poddawał ocenie informacji, że Wykonawca ma doświadczenie w obsłudze rekrutacji do więcej niż jednego typu placówek w jednym roku.

Pytanie 12

Jaką maksymalną liczbę punktów Zamawiający zamierza przyznać w ramach każdego z poszczególnych elementów kryterium „Funkcjonalność”, wymienionych w Rozdziale XI pkt 1 ppkt 2) lit. a, b, c, d, e, f, g SIWZ?

Odpowiedź:

Kryterium „Funkcjonalność” jest jedną ze składowych oceny ofert. Pojęcie funkcjonalność jest z definicji niemierzalne. Ocena zostanie dokonana na podstawie indywidualnej oceny członków Komisji Przetargowej zgodnie z ich wiedzą i doświadczeniem. Każdy członek komisji przyzna od 0 do 100 punktów za tą składową mając na uwadze cechy wymienione w Rozdziale XI pkt 1 ppkt 2) lit. a-f. Następnie liczba przyznanych punktów zostanie pomnożona przez wagę kryterium. Zgodnie z tym wzorem maksymalna ilość punktów jaka może być przyznana za kryterium „Funkcjonalność” w ogólnej ocenie to 60 pkt.

I V

udostępnił: Biuro ds. Zamówień Publicznych, wytworzono: 2009/01/08, odpowiedzialny/a: Marek Chrzanowski, wprowadził/a: Marek Chrzanowski, dnia: 2009/01/08 12:43:11

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Marek Chrzanowski	2009/01/08 12:43:11	nowa pozycja