Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

W odpowiedzi na Pani zapytanie w sprawie danych umieszczanych na stronie internetowej Urzędu Miasta Szczecin uprzejmie informuję, że informacja ukazująca się na stronie internetowej w zakładce E-Urząd / Stan realizacji sprawy dotyczy Centralnego Rejestru Spraw UM Szczecin, dowodów osobistych, praw jazdy, dowodów rejestracyjnych oraz zatrzymanych dowodów rejestracyjnych. Konieczność wpisania numeru PESEL dot. tylko dowodu osobistego i prawa jazdy.

W części dot. dowodów osobistych informacja znajdująca się na w/wymienionej stronie w pełni odzwierciedla stan faktyczny. Dowody osobiste przyjmowane są na stan UM Szczecin przez wyznaczonych pracowników. Pojedynczo wprowadzane są w program przyjęcia dowodów osobistych i przekazywane są do połączenia z aktami osobowymi celem założenia nowej teczki osobowej. Tak przygotowane dowody osobiste, każdy z osobna, są wprowadzane do programu Poświadczenia, który wysyła informację do w/wymienionej strony internetowej o możliwości zgłoszenia się po odbiór dokumentu. Przyjęta i omówiona procedura umieszczania tej ważnej informacji dla mieszkańców wyklucza zamieszczanie błędnych danych. Dowody osobiste przekazywane są do wydania zdecydowanie przed wyznaczonym terminem odbioru dokumentu.

W przypadku informacji o odbiorze praw jazdy umieszczana jest ona po dostarczeniu przesyłki z Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych do Referatu Komunikacji. Podstawą określenia, które dokumenty są do odbioru w tym przypadku jest numer przesyłki. Mogą się zdarzyć jednostkowe przypadki, kiedy poprzedni wydawany dokument (np. kilka lat temu) nie został w momencie wydania odznaczony w systemie komputerowym jako wydany. W celu wyeliminowania takich sytuacji zwrócono uwagę pracownikom aby w trakcie przyjmowania nowego wniosku o wymianę dokumentu zawsze sprawdzili czy poprzedni wydany dokument został odznaczony w systemie komputerowym.

W związku z zasygnalizowaniem problemu dot. informacji o odbiorze dokumentów zwracam się z uprzejmą prośbą o przekazanie konkretnych przykładów mieszkańców co do których ostała wprowadzona błędna informacja. Informacja ta pozwoli zweryfikować obowiązujące procedury i wyeliminować błędy w przyszłości.